Cât timp se păstrează în arhivă cele mai folosite documente financiar-contabile

Astfel, potrivit ghidului ANAF, deși numărul de documente financiar-contabile pe care le întocmește o firmă de-a lungul desfășurării activității este mult mai mare, cele mai folosite sunt următoarele:

• fișa mijlocului fix;
• factura;
• avizul de însoțire a mărfii;
• lista de inventariere;
• chitanța și chitanța pentru operațiuni în valută; și
• dispoziția de plată sau de încasare către casierie.

Dintre acestea, potrivit Ordinului Ministerului Finanțelor (MF) nr. 2.634/2015, doar o parte trebuie păstrate timp de 5 ani în arhivă, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Este vorba, mai exact, despre lista de inventariere, despre chitanță și chitanța pentru operațiuni în valută, precum și despre dispozițiile de plată și dispozițiile de încasare către casierie.

Celelalte documente financiar-contabile des folosite (factura, fișa mijlocului fix și avizul de însoțire a mărfii) se păstrează în arhivă, potrivit Legii nr. 82/1991, timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. De menționat ar fi și că statele de salarii au un regim special de păstrare, de 50 de ani. 

Fișa mijlocului fix se întocmește pentru fiecare mijloc fix în parte și servește ca document pentru evidența analitică a acestora. În cazul celor de aceeași natură și de aceeași valoare, care au aceleași cote de amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași lună, poate fi întocmită totuși o singură fișă a mijloacelor fixe.

Factura este un document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice și se utilizează în conformitate cu prevederile Codului Fiscal.

Avizul de însoțire a mărfii servește ca document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, ca document ce stă la baza întocmirii facturii, ca dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități, ca document de primire în gestiune sau, după caz, ca document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

Lista de inventariere reprezintă un document utilizat pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiune și stă la baza întocmirii registrului-inventar, în care apar elementele de natura activelor și datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanțele și datoriile entității).

Chitanța și chitanța pentru operațiuni în valută sunt documente justificative de înregistrare în registrul de casă sau în registrul de casă în valută (în cazul chitanțelor în valută) și, în același timp, sunt documente de înregistrare în contabilitate a încasărilor și plăților efectuate în numerar (în lei sau în valută), precum și a depunerilor de sume la casieria entității.

Dispoziția de plată sau de încasare către casierie servește ca dispoziție pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispozițiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenței de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, ca dispoziție pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozițiilor legale, sau, după caz, ca document justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate, în cazul plăților în numerar efectuate fără alt document justificativ.

În ceea ce privește contravențiile prevăzute de Legea nr. 82/1991, nerespectarea reglementărilor cu privire la întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea acestora, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se sancționează cu amendă de la 300 la 4.000 de lei.