UPDATE: Oficial: Facturarea electronică va fi disponibilă pentru companii prin SPV. Cum va funcționa sistemul

Ordinul Ministerului Finanțelor 1.365/2021 a fost publicat aseară în Monitorul Oficial și se aplică deja de la apariție. Acesta este unul dintre ordinele necesare pentru a putea implementa sistemul e-Factura, așa cum s-a stabilit prin Ordonanța de urgență a Guvernului 120/2021. Totuși, operaționalizarea întârzie, din moment ce termenul din 6 noiembrie 2021 a fost depășit.

„Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit, cu respectarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanţă între Ministerul Finanţelor/organul fiscal central şi persoanele fizice, persoanele juridice şi alte entităţi fără personalitate juridică, cu modificările și completările ulterioare”, este precizat în actul normativ.

În plus, în cazul contribuabililor care vor opta pentru facturarea electronică în relația cu partenerii lor de afaceri, va fi necesară și înscrierea într-un registru special (printr-o procedură separată oficializată zilele trecute prin Ordinul Fiscului 1.713/2021).

În afară de aceste aspecte, documentul publicat de minister mai face referire și la felul în care va funcționa, în mare, sistemul de facturare electronică.

Pregătirea și transmiterea facturii electronice. Emitentul va pregăti fișierul facturii în format .XML, conform documentației tehnice puse la dispoziție de autorități, iar transmiterea se va face prin intermediul unor aplicații dedicate (toate cele necesare se vor regăsi la adresa efactura.mfinante.ro). După transmiterea facturii, sistemul va atribui automat un număr de identificare.

Verificarea facturii electronice. Este vorba de o verificare a structurii facturii, a autenticității originii și a integrității conținutului, nu și o verificare a realității tranzacției vizate de factură. Practic, sistemul e-Factura va face niște verificări automate după transmiterea fișierului și, dacă nu există erori, va aplica semnătura electronică a ministerului. Exemplarul original va fi considerat fișierul .XML semnat electronic de Finanțe, care va fi pus la dispoziție (emitentului și destinatarului), pentru descărcare, în cadrul e-Factura (arhivă de tip .zip).

Primirea și descărcarea facturii electronice. Aici avem reguli diferite în funcție de relația dintre emitentul facturii și destinatar (adică unele pentru B2G și altele pentru B2B), însă notificările privind primirea facturilor descărcabile vor veni pe adresa de e-mail asociată contului din SPV. Data comunicării facturii electronice este considerată data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare în e-Factura, iar disponibilitatea pentru descărcare este valabilă numai timp de 60 de zile (ulterior, facturile sunt arhivate electronic și pot fi eliberate doar la cerere).

Corectarea facturii electronice. Atunci când destinatarul facturii are obiecții (relația B2B sau B2G), acestea vor fi transmise pe cale electronică emitentului (o notificare va veni pe e-mail-ul contului din SPV). Mai precis, erorile semnalate vor duce la corectarea facturii electronice, de către emitent, în conformitate cu regulile din Codul fiscal (articolul 330) și la retransmiterea facturii, ca fișier nou, tot prin e-Factura. Așadar, facturile greșite nu se vor „returna”.

În altă ordine de idei, semnalăm că tot aseară a fost publicat și Ordinul Ministerului Finanțelor 1.366/2021, care cuprinde specificațiile tehnice și de utilizare pentru elementele de bază ale facturii electronice. Teoretic, prin cele două ordine al Finanțelor și prin ordinul Fiscului, autoritățile au rezolvat cadrul legal secundar al sistemului e-Factura. Momentan, încă n-avem un anunț oficial despre operaționalizarea efectivă a facturării electronice.

Conform declarațiilor autorităților, în primă fază va fi operaționalizată facturarea electronică în relația B2G, exclusiv pentru domeniul achizițiilor publice. Facturarea electronică în relația B2B va fi operaționalizată ulterior. În ambele cazuri, folosirea sistemului e-Factura va fi opțională pentru firme.