e-Factura: Exemplarul original al facturii electronice este cel semnat de Ministerul Finanțelor

„Exemplarul original al facturii se consideră doar fișierul de tip .XML care are semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Avem factura validată doar în momentul în care primim semnătura electronică a Ministerului Finanțelor”, a punctat joi, la un webinar organizat de avocatnet.ro, Alina Andrei, Managing Partner la Cabot Transfer Pricing.

Mai precis, regulile pentru funcționarea sistemului e-Factura, în cadrul Spațiului Privat Virtual (SPV), sunt descrise în Ordinul Ministerului Finanțelor 1.365/2021. Iată ce e de știut:

• pregătirea și transmiterea facturii electronice: emitentul va pregăti fișierul facturii în format .XML, conform documentației tehnice puse la dispoziție de autorități, iar transmiterea se va face prin intermediul unor aplicații dedicate. După transmiterea facturii, sistemul va atribui automat un număr de identificare;
• verificarea facturii electronice: este vorba de o verificare a structurii facturii, a autenticității originii și a integrității conținutului, nu și o verificare a realității tranzacției vizate de factură. Practic, sistemul e-Factura va face niște verificări automate după transmiterea fișierului și, dacă nu există erori, va aplica semnătura electronică a ministerului. Exemplarul original va fi considerat fișierul .XML semnat electronic de Finanțe, care va fi pus la dispoziție (emitentului și destinatarului), pentru descărcare, în cadrul e-Factura (arhivă de tip .ZIP);
• primirea și descărcarea facturii electronice: aici avem reguli diferite în funcție de relația dintre emitentul facturii și destinatar (adică unele pentru B2G și altele pentru B2B), însă notificările privind primirea facturilor descărcabile vor veni pe adresa de e-mail asociată contului din SPV. Data comunicării facturii electronice este considerată data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare în e-Factura, iar disponibilitatea pentru descărcare este valabilă numai timp de 60 de zile (ulterior, facturile sunt arhivate electronic și pot fi eliberate doar la cerere).

Sistemul e-Factura va deveni operațional opțional, în relația B2B, de la 1 aprilie 2022, însă numai pentru produsele riscante din punct de vedere fiscal. De la 1 iulie 2022, însă, se va trece la obligativitatea folosirii sistemului pentru produsele riscante. Ulterior, până în 2023, autoritățile vor să extindă obligativitatea pentru toate facturile emise în relația B2B.

În prezent, e-Factura este operațional opțional pentru relația B2G (achiziții publice).