UPDATE: e-Factura pentru B2G și B2B: Nu este necesară înregistrarea, prin formularul 084, înainte de 1 iulie, spun specialiștii

Informațiile pe care ne bazăm sunt cuprinse atât în OUG 120/2021 și în Ordinul Fiscului 1.713/2021, cât și în OUG 130/2021 și Legea 139/2022. Din aceste acte normative pot fi extrase, în prezent, informațiile legate de obligativitatea e-Factura, de la 1 iulie 2022, pentru B2G (achiziții publice) și B2B (vânzare de produse riscante).

Referitor la relația B2B privind vânzarea de produse riscante, companiile vor transmite facturile electronice în e-Factura fără să fie nevoite să se înregistreze în prealabil, în registrul special al Fiscului, prin formularul 084.

„La acest moment, există doar o obligație de a încărca facturile în sistem, impusă prin OUG 130/2021, nu și de a fi trimise sau primite între partenerii comerciali (...). Încărcarea în sistem a facturilor, astfel cum este impusă de OUG 130/2021, este posibilă și fără depunerea declarației 084 pentru înregistrarea în sistem”, au precizat, într-o informare recentă remisă redacției noastre, specialiștii de la Viboal FindEx.

Referitor la relația B2G privind achizițiile publice, este exclusă, de asemenea, înregistrarea prealabilă folosind formularul 084, a precizat aceeași sursă: „Pentru relația B2G există obligația de emitere sau primire a facturilor prin sistemul e-Factura. Formularul 084 este aprobat numai pentru relația B2B (...).”

Practic, declarația 084 a fost introdusă pentru folosirea opțională generală, în relația B2B (deci, nu doar pentru produse riscante, ci pentru toate facturile emise), a sistemului e-Factura. Pentru a fi posibilă trecerea la obligativitatea generală de raportare a facturilor, în relația B2B, pentru absolut toate facturile, este nevoie mai întâi de o derogare de la autoritățile europene, măsura fiind în plan să se aplice, teoretic, din 2023.

„Formularul 084 «Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunţarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura» este formularul utilizat pentru înscrierea în Registrul RO e-factura. Înscrierea este obligatorie în cazul în care un operator economic optează pentru transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-factura în relaţia B2B (către alt operator economic)”, scrie într-un comunicat recent al Fiscului care confirmă indirect că formularul 084 vizează relația generală B2B, nu cea specifică pentru produse riscante.

Așadar, e-Factura este disponibil pentru contribuabili, așa cum s-a stabilit prin Ordinul Ministerului Finanțelor 1.365/2021, prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV):

• în cazul relației B2G (achiziții publice), e-Factura se folosește direct din contul SPV, fără a fi necesară vreo formalitate prealabilă;
• în cazul relației B2B (produse riscante), e-Factura se folosește direct din contul SPV, fără a fi necesară vreo formalitate prealabilă.

Dacă în relația B2B facturile electronice sunt comunicate prin intermediul SPV, în relația B2G acestea sunt accesibile instituțiilor și autorităților publice prin intermediul aplicației Forexebug.

Bine de știut. Înscrierea în registrul e-Factura, pentru folosirea opțională a sistemului în relația generală B2B, se face prin transmiterea online a formularului 084 (se bifează secțiunea III) prin intermediul SPV. Înscrierea în registru este activă începând cu data de 1 a lunii următoare transmiterii formularului 084, moment de la care contribuabilul este considerat atât emitent, cât și destinatar de facturi electronice. Retragerea cererii de intrare în registru e posibilă numai înainte ca cererea să producă efecte.

Cum funcționează e-Factura

Pregătirea și transmiterea facturii electronice. Emitentul pregătește fișierul facturii în format .XML, conform documentației tehnice puse la dispoziție de autorități, iar transmiterea se face prin intermediul unor aplicații dedicate (toate cele necesare se regăsesc la adresa efactura.mfinante.ro). După transmiterea facturii, sistemul atribuie automat un număr de identificare.

Verificarea facturii electronice. Este vorba de o verificare a structurii facturii, a autenticității originii și a integrității conținutului, nu și o verificare a realității tranzacției vizate de factură. Practic, sistemul e-Factura face niște verificări automate după transmiterea fișierului și, dacă nu există erori, aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Exemplarul original este considerat fișierul .XML sigilat electronic de Finanțe, care este pus la dispoziție (emitentului și destinatarului), pentru descărcare, în cadrul e-Factura (arhivă de tip .zip).

Primirea și descărcarea facturii electronice. Aici avem reguli diferite în funcție de relația dintre emitentul facturii și destinatar (adică unele pentru B2G și altele pentru B2B), însă notificările privind primirea facturilor descărcabile vin pe adresa de e-mail asociată contului din SPV. Data comunicării facturii electronice este considerată data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare în e-Factura, iar disponibilitatea pentru descărcare este valabilă numai timp de 60 de zile (ulterior, facturile sunt arhivate electronic și pot fi eliberate doar la cerere).

Corectarea facturii electronice. Atunci când destinatarul facturii are obiecții (relația B2B sau B2G), acestea sunt transmise pe cale electronică emitentului (o notificare vine pe e-mail-ul contului din SPV). Mai precis, erorile semnalate duc la corectarea facturii electronice, de către emitent, în conformitate cu regulile din Codul fiscal (articolul 330) și la retransmiterea facturii, ca fișier nou, tot prin e-Factura. Așadar, facturile greșite nu se „returnează”.