UPDATE: e-Factura: Tot ce știm până acum despre sistemul care devine obligatoriu, de la 1 iulie, în relațiile B2B (produse riscante) și B2G (achiziții publice)

Cadrul legal al sistemului e-Factura este stabilit prin OUG 120/2021 (cadrul primar) și prin mai multe ordine ale Ministerului Finanțelor și ale Fiscului (cadrul secundar). Însă ulterior au apărut noutăți ce privesc relația B2B, acestea fiind incluse în OUG 130/2021 și în Ordinul Fiscului 12/2022, dar și relația B2G, acestea fiind incluse în Legea 139/2022.

1. Este funcțional sistemul e-Factura?

Sistemul este operațional, în cadrul Spațiului Privat Virtual, din data de 11 noiembrie 2021. Inițial, a fost activ numai pentru relația B2G, adică în domeniul achizițiilor publice. De la 1 aprilie 2022, serviciul a fost extins pentru a acoperi și relația dintre companii - în primă fază, pentru vânzarea produselor cu risc fiscal ridicat. Sistemul pentru B2B, pentru produsele respective, este opțional între 1 aprilie și 30 iunie 2022, dar va deveni obligatoriu din 1 iulie 2022. Tot de la 1 iulie va deveni obligatoriu și în relația B2G. În același timp, OUG 131/2021 prevede că firmele care acceptă vouchere de vacanță sunt obligate, „începând cu data de 1 aprilie 2022, să transmită în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura facturile emise titularilor voucherelor”. Așadar, pentru aceste firme, obligația de a folosi e-Factura a intervenit mai devreme.

2. Despre ce produse riscante e vorba? Cum știu dacă trebuie să folosesc e-Factura pentru produsele pe care le vând?

Produsele riscante pentru care este folosit e-Factura în relația B2B au fost stabilite prin ordin al Fiscului. Este vorba, în esență, de companiile sau persoanele fizice autorizate care comercializează legume, fructe, apă, alcool, haine, încălțăminte, nisip, pietriș și clădiri noi.

3. Sistemul va deveni obligatoriu pentru toată lumea?

Da, acesta este obiectivul pe termen lung al Ministerului Finanțelor. În prezent, este stabilit oficial că sistemul este obligatoriu, de la 1 aprilie 2022, pentru firmele care acceptă vouchere de vacanță, iar de la 1 iulie 2022 - pentru relația B2G (achiziții publice) și pentru relația B2B (strict produse riscante). Ulterior, toate facturile emise în relația B2B vor trebui transmise în sistem - deziderat care are ca termen (neoficial) de realizare anul 2023 (însă România trebuie să obțină mai întâi o derogare de la autoritățile europene).

4. Trebuie să fac ceva anume ca să folosesc e-Factura în relația cu statul?

Teoretic, pentru relația B2G și relația B2B, firmele nu trebuie să facă nimic, în afară de a se înregistra în Spațiul Privat Virtual (dacă n-au deja cont în aplicația Fiscului).

5. Unde pot găsi niște clarificări practice de la fiscaliști?

În acest început de an, redacția noastră a clarificat, cu ajutorul specialiștilor, mai multe chestiuni practice legate de implementarea e-Factura. Printre altele, e vorba de subiecte precum aplicabilitatea e-Factura numai pentru vânzarea de produse riscante și numai în relația B2B, dificultățile actuale ale Spațiului Privat Virtual la transmiterea facturilor sau aplicabilitatea sistemului și PFA-urilor. Setul inițial de 15 clarificări practice a fost completat ulterior de alte articole pe subiecte precum: ce zice Ministerul Finanțelor despre transmiterea simultană a mai multor facturi și despre facturile simplificate, calcularea scadenței în cazul facturilor comunicate prin sistem și lipsa (deocamdată a) unui termen de raportare. Toate clarificările noastre pot fi urmărite periodic aici.

6. Unde găsesc informațiile tehnice de care am nevoie pentru a folosi e-factura? Ce fac dacă am nelămuriri?

Toate informațiile tehnice necesare folosirii sistemului de facturare electronică sunt pe site-ul Ministerului Finanțelor, la adresa de aici. Cei care au nelămuriri pot folosi formularul de asistență al Fiscului.

7. Pentru facturarea electronică în relația B2B trebuie ca partenerii mei să fie în sistem?

Da. Așa cum reiese din legislație, ambii parteneri implicați într-o tranzacție trebuie să fie înregistrați în registrul e-Factura, însă numai dacă vorbim de relația generală B2B. Prin excepție, în cazul relației B2B privind produsele riscante, facturile se trimit în sistem indiferent dacă destinatarul figurează în registru sau nu.

8. Și ce fac dacă eu sunt în sistemul e-Factura, dar nu și partenerii mei de afaceri?

În situația în care o firmă e înregistrată în e-Factura pentru partea generală de B2B, însă un partener de afaceri nu este, se aplică regulile obișnuite de facturare ce erau valabile până acum (și care rămân valabile în continuare).

9. Firmele străine pot folosi e-Factura?

Da. Pentru firmele nerezidente fiscal în România, Fiscul a pregătit o procedură specială de înregistrare pentru folosirea facturării electronice. Procedura, ce implică transmiterea formularului 083, este valabilă atât pentru partea de B2G, cât și pentru partea de B2B.

10. Care e considerat exemplarul original al unei facturi electronice?

Exemplarul original e considerat fișierul .XML sigilat electronic de Ministerul Finanțelor, care e pus la dispoziție (emitentului și destinatarului), pentru descărcare, în cadrul e-Factura (arhivă de tip .zip). Aplicarea sigiliului electronic vine după ce sistemul face o verificare automată a structurii facturii, a autenticității originii și a integrității conținutului (după ce emitentul trimite fișierul în sistem). Inițial, legislația prevedea că se aplică semnătura electronică a ministerului, însă aceasta a fost înlocuită ulterior cu sigiliul electronic.

11. Dacă exemplarul original e cel sigilat de minister, am nevoie de el pentru deducerea TVA?

Momentan, răspunsul este nu, conform specialiștilor. Însă, până nu vedem ce scrie în derogarea cerută de România pentru a aplica e-Factura pentru toți contribuabilii, această posibilitate nu e exclusă complet.

12. Sistemul e-Factura verifică și veridicitatea tranzacțiilor?

Nu. Așa cum este subliniat în reglementările legale, sistemul e-Factura face o verificare a structurii facturii, a autenticității originii și a integrității conținutului, nu și o verificare a realității tranzacției vizate de factură. Deci, aplicarea sigiliului autorităților nu înseamnă că acestea validează tranzacțiile vizate de facturile trimise în sistem de firme, ci doar că fișierele sunt în regulă din punct de vedere tehnic.

13. Care e data comunicării facturii electronice și cât timp am la dispoziție pentru a descărca facturile din sistem?

Data comunicării facturii electronice este considerată data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare în e-Factura. Disponibilitatea pentru descărcare este valabilă numai timp de 60 de zile. Ulterior, facturile sunt arhivate electronic și pot fi eliberate doar la cerere.

14. Cum se face corectarea facturilor electronice?

Atunci când destinatarul facturii are obiecții, indiferent că e vorba de relația B2B sau de relația B2G, acestea sunt transmise pe cale electronică emitentului - notificare pe e-mail. Erorile semnalate duc la corectarea facturii electronice, de către emitent, în conformitate cu regulile din Codul fiscal (articolul 330) și la retransmiterea facturii, ca fișier nou, tot prin e-Factura.

15. Facturile greșite se returnează?

Nu. Facturile greșite nu se returnează, ci pur și simplu sunt corectate și reintroduse în sistem ca fișiere noi.

16. Ce probleme practice ar putea apărea la implementarea obligatorie?

Am întrebat specialiștii despre problemele practice care pot apărea în procesul de implementare a sistemului e-Factura și aceștia ne-au detaliat aici câteva idei de care să ții cont.

17. Cum mă pot feri de potențialele fraude online legate de e-Factura?

Infractorii s-ar putea folosi de e-mail-uri ce par să fie trimise de Spațiul Privat Virtual pentru a convinge firmele să le plătească pentru facturi false sau chiar să obțină date sensibile. Pentru a preveni asemenea incidente, fiscaliștii spun că instruirea salariaților proprii este, poate, cea mai bună soluție.

Notă: Redacția noastră urmărește îndeaproape implementarea e-Factura, iar toate articolele pe subiect pot fi urmărite în secțiunea noastră specială de aici.