Firmele care nu au formalizat telemunca după terminarea stării de alertă nu mai pot justifica acordarea celor până la 400 de lei pentru cheltuieli

Legea telemuncii nr. 81/2018 impune acordul părților, ca regulă generală, pentru efectuarea telemuncii, iar faptul că până acum s-a putut lucra în telemuncă din decizia unilaterală a angajatorului se datorează Legii nr. 55/2020 (supranumită și Legea stării de alertă). Art. 17 din această lege nu mai este aplicabil acum însă pentru că situația sa premisă, starea de alertă, nu mai există (cu alte cuvinte, angajatorii nu pot să-și mai trimită salariații, din când în când, să lucreze de acasă în lipsa unui acord). 

Cu toate acestea, acordarea banilor de telemuncă, adică acoperirea de către firmă a unor cheltuieli generate angajatului de telemuncă, precum și aplicarea facilităților fiscale stabilite la finele lui 2020 pentru acești bani (scutirea de taxe) nu depind de starea de alertă. Facilitățile fiscale nu au fost gândite cu un termen de aplicare, iar suportarea cheltuielilor generate de telemuncă rezultă oricum din însăși Legea telemuncii.

Firmele care acordă cei până la 400 de lei lunar pentru acoperirea acestor cheltuieli nu mai pot menține însă un status-quo în privința telemuncii. Cu alte cuvinte, trebuie să ia o decizie fermă în privința continuării sau nu în acest regim - telemuncă sau sistem hibrid, în care telemunca este doar câteva zile pe săptămână sau pe lună. În mod cert, finalizarea stării de alertă pe 8 martie și continuarea telemuncii doar de facto, fără acte și fără acordul părților, le poate da un motiv inspectorilor să pună un „X” în dreptul cheltuielilor de telemuncă cu regim fiscal preferențial. De ce? Pentru că nu există telemuncă la nivel contractual, oficial, ci doar de facto, iar asta nu întrunește cerința principală a Legii telemuncii. Prin urmare, firmele vor trebui să întocmească un act adițional în care vor stabili condițiile de desfășurare a telemuncii, act care trebuie să cuprindă toate elementele obligatorii trasate în Legea 81.

Cum organele fiscale venite în vizită sunt adesea destul de vigilente și atente la detalii, e important ca angajatorul să verifice că nu are vreo perioadă neacoperită pentru care a acordat bani de telemuncă, fără a avea acte care să susțină existența telemuncii (dincolo de 8 martie). 

Util: Deși nu trebuie neapărat cuprinsă în contractul de telemuncă sau în actul prin care s-a făcut trecerea la telemuncă, acordarea banilor de telemuncă ar trebui cuprinsă în regulamentul intern sau într-o politică internă a firmei. 

De asemenea, în atenția celor care optează pentru regimul hibrid de lucru, cu angajați care sunt când la birou, când în telemuncă, suma de până în 400 lei pentru susținerea cheltuielilor pentru telemuncă se acordă raportat la numărul de zile din luna în care salariatul își păstrează activitatea în telemuncă.

“Pentru a evita riscul ca suma acordată efectiv salariatului să fie considerată impozabilă, este important ca angajatorul să poată dovedi că suma acordată corespunde exact numărului de zile în care salariatul a fost în telemuncă în luna aferentă acestei plăți. Indiferent de modalitatea în care angajatorul înregistrează timpul de muncă, zilele în care salariații prestează muncă în regim de telemuncă rezultă din și se dovedesc cu înregistrările care se efectuează în REVISAL”, sublinia acum ceva vreme Mara Moga-Paler, managing attorney at law, coordonatoarea practicii de dreptul muncii în cadrul Schoenherr și Asociații SCA. Angajatorii care nu țin pontajul salariațiilor care lucrează și în telemuncă și de la sediu riscă, în urma unui control al Fiscului, ca sumele acordate să rămână fără beneficiile fiscale și firmele să trebuiască să plătească din urmă impozitul și contribuțiile.

Util: Angajatorii nu pot trece banii pentru cheltuielile de telemuncă în adeverința veniturilor pentru indemnizația de CCC