UPDATE: Microîntreprinderile ar trebui să înceapă deja pregătirea pentru reintroducerea obligației de a avea regulament intern și fișe de post

Deputații au decis miercuri respingerea OUG nr. 37/2021. Acum, legea de respingere merge la promulgare, urmând să fie publicată apoi în Monitorul Oficial și să intre în vigoare în trei zile de la publicare. 

Care este explicația oferită de parlamentari pentru respingerea ordonanței? Printre altele, ideea subliniată de angajatori și specialiști deopotrivă referitor la importanța regulamentului intern, document la care Codul muncii și alte legi speciale trimit de nenumărate ori pentru cuprinderea și detalierea unor proceduri, unor măsuri, drepturi și obligații.

„Măsurile propuse ar crea un dezechilibru major în relațiile de muncă prin imposibilitatea angajatorului de a-și realiza obligațiile prevăzute de lege, în acelaşi timp lăsând angajaţii fără protecţie. Micul întreprinzător va fi supus unor riscuri enorme, mai ales în fața instanțelor de judecată care nu vor avea instrumente de control a stării de fapt și de drept într-un anumit litigiu. De asemenea, angajatorii vor fi «descoperiți» și în fața controalelor inspectorilor de muncă. Aceștia vor fi nevoiți să soluționeze petițiile lucrătorilor fără a avea repere concrete, singurul argument fiind «cuvântul salariatului împotriva cuvântului angajatorului»”, potrivit notei din raport.  

Acum că respingerea ordonanței și, prin urmare, readucerea caracterului obligatoriu al regulamentului intern și fișei de post pentru microîntreprinderi, înseamnă că angajatorii care fac parte din categoria microîntreprinderilor se pot regăsi fie în situația în care, deși aveau fișe de post și regulament intern, au renunțat la ele, fie s-au înființat ulterior ori au încheiat contracte individuale de muncă ulterior intrării în vigoare a OUG 37 și nu au considerat că ar fi util să includă și „elementul” fișa postului.

În ambele situații, procedura de „revenire” este similară și vor urma formalitățile specifice fiecărui document:

• Fișa postului

Fișa postului este unul dintre elementele care, potrivit art. 17 alin (3) lit. d) din Codul muncii, fac parte din informarea prealabilă încheierii contractului individual de muncă sau modificării acestuia, după caz. În fișa postului regăsim atât mențiuni cu privire la sarcinile și atribuțiile postului, cât și o serie de obligații în privința securității și sănătății în muncă, așa cum prevede art. 13 lit. d) din Legea 319/2006.

Practic, deși s-ar putea aprecia că modelul-cadru al contractului individual de muncă face referire la obligația salariatului de a respecta dispozițiile cu privire la securitatea și sănătatea în muncă în cadrul unității (lit. M. pct. 2 lit. d), angajatorul are obligația de a „stabili pentru lucrători, prin fișa postului, atribuțiile și răspunderile ce le revin în domeniul securității și sănătății în munca, corespunzător funcțiilor exercitate”. 

Pentru că am amintit de modelul-cadru al contractului individual de muncă, dacă OUG 37/2021 va fi respinsă, atunci și OMSS nr. 64/2003 va reveni la forma anterioară modificării, deci lit. F va face referire strict la fișa postului.

Deși pentru o perioadă de timp fișa postului a devenit opțională în cazul microîntreprinderilor, iar unele au ales să renunțe la acest document, a existat obligația de a informa persoana selectată în vederea angajării sau salariatul, după caz, potrivit art. 17 alin (3) lit. d), cu privire la „funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative, precum și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor postului”. Deci obligația informării a existat și după adoptarea OUG 37/2021.

În cazul în care OUG 37/2021 va fi respinsă, deci dispozițiile sale nu vor mai fi prevăzute de Codul muncii, nu va mai exista obligația microîntreprinderilor de a ține evidența orelor de muncă în condițiile stabilite prin acord scris cu salariații, ci se revine la regula generală.

Astfel, va exista obligația de a încheia un acord scris sau de a preciza în contractul individual de muncă modul de evidențiere a orelor de muncă numai pentru salariații mobili și cei care își desfășoară activitatea la domiciliu, potrivit art. 119 alin (2), dar și pentru telesalariați, potrivit art. 5 alin (2) lit. e) din Legea 81/2018.

Cât de „negociabilă” este fișa postului?

Înainte de toate, trebuie să observăm că legiuitorul a prevăzut, suficient de explicit, modul în care se încheie și se modifică un contract de muncă, iar în acest sens a precizat că „modificarea unuia dintre elementele prevăzute la alin. (3) (art. 17 C. muncii) în timpul executării contractului individual de muncă impune încheierea unui act adițional la contract, anterior producerii modificării, cu excepția situațiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.” 

Practic, fiind în discuție încheierea unui act adițional, avem în vedere atât procedura informării, dar mai ales acordul părților, excepțiile fiind expres enunțate, respectiv o dispoziție legală sau o clauză a contractului colectiv de muncă, iar în acest caz avem tot un acord, însă nu individual, ci colectiv.

Cu alte cuvinte, trebuie să coroborăm dispozițiile alin (3) lit. d), cu cele ale alin (4) și ale alin (5) din cadrul art. 17 din Codul muncii și avem următoarea succesiune:

1. Angajatorul are obligația de a informa persoana selectată în vederea angajării sau salariatul, după caz, cu privire la „funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative, precum și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor postului” – art. 17 alin (3) lit. d).
2. Acest element va fi prevăzut și în contractul individual de muncă, deci fie că îi spunem parte a contractului sau anexă, dă nașterea unor drepturi și obligații pentru părți și este rezultatul acordului lor – art. 17 alin (4).
3. Orice modificare a acestor elemente impune încheierea unui act adițional, deci acordul părților este necesar  - art. 17 alin (5).

În jurisprudență regăsim și posibilitatea angajatorului de a modifica „sensibil” atribuțiile postului, însă până la limita modificării felului muncii, deci întotdeauna vor fi verificate sarcinile și atribuțiile specifice funcției/ocupației respective, așa cum sunt ele prevăzute în COR, în alte acte normative sau în standardul ocupațional, dacă există.

Aici avem în vedere dispozițiile art. 40 alin (1) lit. a) și b), potrivit cărora angajatorului îi este recunoscut dreptul de a stabili organizarea și funcționarea unității, dar și de a stabili, pentru fiecare salariat, atribuțiile corespunzătoare, însă cu respectarea prevederilor legale. Mai concret, angajatorul este cel care deicide numărul de posturi și funcții/ocupații de care unitatea are nevoie, însă sarcinile și atribuțiile fiecărui salariat vor fi stabilite potrivit funcției/ocupației pentru care a fost încheiat contractul.

• Regulamentul intern

Regulamentul intern nu este rezultatul unei negocieri, individuale sau colective, iar Codul muncii prevede obligația angajatorilor de a-l întocmi, obligație care a fost eliminată în cazul microîntreprinderilor de OUG 37/2021, dar care ar putea să revină dacă Parlamentul va respinge ordonanța.

Trebuie să avem în vedere că întocmirea regulamentului intern este o obligație a angajatorului, în sintagma „se întocmește de către angajator” avem un verb la timpul prezent, forma afirmativă, deci norma are caracter imperativ.

Chiar dacă putem spune că, prin elementele sale, regulamentul intern dă expresie drepturilor angajatorului, procedura impune consultarea salariaților, prin reprezentanți sau a organizației sindicale. Avem în vedere o consultare, nu o negociere efectivă, de aici și o forță redusă a regulamentului intern față de contractul colectiv care presupune o negociere. 

Codul muncii prevede categoriile de dispoziții obligatorii pe care trebuie să le cuprindă regulamentul intern, însă acesta poate conține și alte dispoziții care nu contravin dispozițiilor legale sau celor prevăzute în contractul colectiv de muncă, dacă acesta este încheiat la nivel de unitate, grup de unități sau sector de activitate, după caz.

Astfel, din regulamentul intern nu pot lipsi următoarele dispoziții:

• reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității
• reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității
• drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților
• procedura de soluționare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților
• reguli concrete privind disciplina muncii în unitate
• abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile
• reguli referitoare la procedura disciplinară
• modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice
• criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților

Simpla întocmire a regulamentului intern nu conduce, în mod automat, la recunoașterea drepturilor sau la impunerea obligațiilor prevăzute, fiind obligatorie aducerea lui la cunoștința salariaților actuali, dar și informarea persoanelor selectate în vederea angajării, dacă există posturi vacante.

Inclusiv modul concret de informare a fiecărui salariat este lăsat tot la aprecierea angajatorului, dacă nu este prevăzut în contractul colectiv de muncă, iar regulamentul intern va include și această procedură.

Regulamentul intern va produce efecte față de fiecare salariat din momentul în care i-a fost comunicat, iar Codul muncii a prevăzut expres acest aspect, făcând referire și la posibilitatea ca salariaților să le fie comunicat regulamentul în moduri diferite. De exemplu, în cazul telesalariaților s-ar putea opta pentru comunicarea prin mijloace electronice, deci în format electronic, însă în toate situațiile este obligatorie consemnarea momentului în care regulamentul intern a fost adus la cunoștința fiecărui salariat, acela fiind momentul la care părțile se pot raporta.

Practic, angajatorul decide sau, după caz, negociază în cadrul contractului colectiv, modul în care informează salariații, pe categorii sau în funcție de specificul fiecărei activități, însă oricare ar fi varianta aleasă și/sau negociată, o regulă rămâne valabilă pentru toți, regulamentul intern se afișează la sediul angajatorului.

Codul muncii nu precizează concret ce înseamnă „afișat”, însă avem în vedere plasarea acestuia într-un loc accesibil oricărui salariat în timpul programului de lucru, fără a fi necesară solicitarea expresă a acestuia.

Fiind un document intern și specific fiecărei unități, el poate fi modificat, însă procedura prevăzută pentru întocmirea sa este obligatorie și în cazul modificărilor, iar acestea nu pot produce efecte până în momentul în care salariaților nu le-au fost aduse la cunoștință.

Chiar dacă este obligatorie exclusiv consultarea, deci salariații nu se pot opune în niciun mod în privința dispozițiilor din cadrul regulamentului intern, în cazul în care constată că le-au fost încălcate drepturile, pot sesiza angajatorul care, la rândul său, are obligația de a răspunde, potrivit prevederilor obligatorii din regulament, cele privind procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor salariaților.

Dacă salariatul constată că modul de soluționare a sesizării încalcă dispozițiile legale sau un drept recunoscut de lege, se poate adresa instanței competente în cel mult 30 de zile de la data comunicării răspunsului.

Cu alte cuvinte, eliminând orice posibilitate a salariaților de a se opune până la întocmirea regulamentului, Codul muncii a prevăzut această garanție, respectiv sesizarea instanței.

Când ar trebui să fie întocmit regulamentul intern dacă OUG 37/2021 va fi respinsă?

Aici, deși este clar că legiuitorul nu a avut în vedere această situație „complicată”, cea în care după aproape 20 de ani de la adoptarea sa, Codul muncii va suferi astfel de modificări, în ambele direcții, atât de eliminare a regulamentului, cât și de reintroducere a lui, potrivit art. 246 angajatorii ar avea la dispoziție 60 de zile din momentul reintroducerii obligației pentru a întocmi un regulament intern.

Practic, alin (1) al art. 246 face referire la toți angajatorii și stabilește acest termen de 60 de zile din momentul intrării în vigoare a Codului și, chiar dacă el are deja 19 ani, putem considera că acest termen se aplică și în cazul reintroducerii obligației pentru microîntreprinderi, atât în cazul celor care au renunțat la el, cât și în cazul celor care s-au înființat între momentul adoptării OUG 37/2021 și cel al respingerii sale.

În mod categoric nu li s-ar putea imputa microîntreprinderilor erorile legislative și, așa cum mai bine de un an au funcționat fără a întocmi un regulament intern, o perioadă de 60 de zile reprezintă un termen rezonabil pentru realizarea sa.

Recomandarea rămâne aceeași, ea fiind precizată și în momentul adoptării OUG 37/2021, cea de a întocmi, cu respectarea procedurii și a principiilor de bază ale relației de muncă, un regulament intern care să răspundă, corect și concret, specificului activității unității și al fiecărei funcții/ocupații.

De asemenea, nu s-ar putea considera că există un model general valabil, ci cel mult un model-cadru care să cuprindă capitolele esențiale, iar restul dispozițiilor vor fi stabilite și/sau adaptate fiecărei unități.