Dacă, de la 1 ianuarie, statele de salarii pot fi păstrate timp de cinci ani, înseamnă că firmele le pot arunca pe cele mai vechi?

„(1) Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

(1¹) Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligaţia legală de a depune declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani”.

Odată apărută în Monitor Legea 195, mai multe voci s-au grăbit să tragă concluzia că statele mai vechi vor putea fi aruncate. Totuși, noua lege vine cu o excepție și circumstanțiază destul de clar ce state de salarii pot fi păstrate doar timp de cinci ani: cele pentru care angajatorul are o declarație fiscală informativă (205) depusă, respectiv cele pentru care are obligația depunerii declarației actuale 112. Per a contrario, dacă nu le are, termenul excepțional de cinci ani NU se aplică - se aplică cel de 50 de ani, prevăzut la alineatul 1. 

Totodată, angajatorii trebuie să fie atenți și la calculul acestui termen de cinci ani: așa cum prevede legea, el se calculează de la 1 ianuarie 2023. Rezultă că doar după 1 ianuarie 2028 pot să nu mai păstreze statele de salarii care îndeplinesc condiția de la alineatul 1¹. Restul trebuie însă păstrate timp de 50 de ani, așa cum prevede regula deja cunoscută.