Comunicarea regulamentului intern și dovada îndeplinirii acestei obligații. Cum procedăm în fiecare situație

Regulamentul intern este, cu caracter general, documentul în care sunt prevăzute drepturile și obligațiile părților specifice fiecărei unități, dar care nu depășesc limitele impuse prin actele normative care reglementează relațiile de muncă (Codul muncii și alte acte normative similare).

De asemenea, chiar dacă este un document specific fiecărei unități, regulamentul intern trebuie să cuprindă o serie de elemente obligatorii, prevăzute de Codul muncii. Dincolo de aceste elemente obligatorii, avem drepturile și obligațiile specifice stabilite de către angajator, în urma consultării colective a salariaților.

Deși pentru o scurtă perioadă de timp au fost excluse microîntreprinderile din categoria angajatorilor care aveau obligația întocmirii regulamentului intern, ulterior nu numai că această obligație a fost reintrodusă, ci au fost stabilite și reguli mai clare în privința modului în care aceste regulamente interne sunt aduse la cunoștința lucrătorilor.

De ce e important momentul comunicării? Pentru că din momentul aducerii la cunoștință a acestor dispoziții interne care reglementează relațiile de muncă la nivelul unității ele devin și obligatorii pentru lucrători, de acest aspect fiind strâns legate și alte drepturi ale angajatorului, dar și unul dintre elementele constitutive ale abaterii disciplinare, după caz.

Obligația angajatorului de întocmi regulamentul intern nu vizează exclusiv întocmirea documentului în sine, ci este extinsă și asupra consultării colective a salariaților, dacă aceștia sunt organizați sau și-au ales reprezentanții. Chiar dacă e obligatorie consultarea însă, angajatorul este cel care decide asupra conținutului regulamentului intern, indiferent dacă, să presupunem, reprezentanții organizației sindicale sau ai lucrătorilor au avut alte puncte de vedere ori și-au exprimat dezacordul în privința unor reglementări din cuprinsul propunerii angajatorului.

Simpla precizare că angajatorul este cel care stabilește, inclusiv fără a lua în considerare opiniile contrare ale salariaților, conținutul regulamentului nu exclude dreptul acestora de a contesta dispozițiile care le încalcă drepturile, iar acest drept poate fi exercitat inclusiv în mod individual.

Nefiind inclus în mod direct și complet în etapa informării prealabile, printre elementele pe care candidatul/persoana care solicită angajarea trebuie să le cunoască anterior semnării unui contract de muncă, regulamentul intern trebuie adus la cunoștința salariatului chiar în prima zi de lucru.

Pe lângă precizarea expresă din cadrul art. 243 alin (1) din Codul muncii care se referă la obligația angajatorului de a se asigura că poate proba îndeplinirea obligației, avem în vedere și faptul că în cazul unui conflict individual de muncă sarcina probei revine angajatorului, deci putem discuta și despre un interes direct în privința respectării acestei obligații.

Modul în care este comunicat regulamentul intern salariaților poate fi stabilit tot de către angajator, acesta având la dispoziție două variante: comunicarea în format fizic (pe suport hârtie) sau în format electronic (prin mijloace de comunicare la distanță).

Nu putem interpreta diferit cele două moduri de aducere la cunoștință, ci urmărind scopul avut în vedere de legiuitor, respectiv acela de a oferi salariatului posibilitatea de a consulta oricând dispozițiile regulamentului intern.

Astfel, privind în ansamblu cele două variante posibile, observăm că în cazul în care se optează (dacă e posibilă) pentru varianta în format electronic, se precizează că respectivul fișier trebuie să îndeplinească o serie de condiții -- respectiv să fie stocat sau imprimat.

În același timp, deși nu se prevede explicit că fișierul respectiv ar trebui și semnat electronic, această condiție rezultă din coroborarea celorlalte dispoziții privind regimul juridic al acestor documente, atât cele generale, cât și cele specifice relațiilor de muncă.

Urmărind scopul normei juridice rezultă că și utilizarea formatului, să-i spunem clasic, pe suport hârtie, salariatul va primi un exemplar al regulamentului intern, acesta fiind asumat de către angajator prin semnătură -- pentru că vorbim despre un document care produce efecte juridice și, evident, în cazul în care unele obligații vor fi încălcate, va sta la baza unor decizii de sancționare.

Chiar dacă la prima vedere pare o obligație pentru îndeplinirea căreia sunt necesare unele resurse (de timp și financiare), neîndeplinirea ei poate avea atât efecte directe, cât și indirecte pentru angajator. 

Dovada îndeplinirii de către angajator a obligației privind aducerea la cunoștința salariaților depinde de modul în care ea a fost îndeplinită, respectiv un înscris (suport hârtie) pe care salariatul confirmă că i-a fost comunicat regulamentul intern sau confirmarea recepționării fișierului electronic care conține acest document și integritatea sa, în sensul că poate fi stocat și/sau imprimat.

Așa cum documentul fizic (pe suport hârtie) trebuie asumat de către angajator și, vorbind despre o copie, trebuie certificată pentru conformitate cu originalul, fișierul electronic va avea același regim, în sensul că va fi semnat electronic de către angajator.

Oricare ar fi varianta aleasă pentru comunicarea regulamentului intern, o copie a acestuia trebuie afișată la sediul angajatorului, deci avem o garanție în plus a faptului că orice salariat poate consulta, în orice moment, dispozițiile interne pe care trebuie să le respecte și drepturile specifice la nivel de unitate pe care le poate exercita.

În situația în care intervin, ulterior comunicării, modificări în cadrul regulamentului intern, cele două obligații ale angajatorului vor fi îndeplinite corespunzător, adică se va urma atât procedura consultării colective, cât și cea a comunicării modificărilor respective.