Poate angajatorul să interzică imprimarea regulamentului intern în afara unității?

Codul muncii stabilește regimul juridic al regulamentului intern, atât în privința dispozițiilor minime pe care acesta trebuie să prevadă, cât și în privința modului în care poate produce efecte juridice, iar aici impune condiția aducerii la cunoștința lucrătorilor, pentru că, în lipsa acestei etape, regulamentul intern nu poate fi respectat.

În contextul întrebării unui utilizator al forumului avocatnet.ro, care dorea să știe dacă regulamentul intern poate fi imprimat acasă sau oriunde are angajatul posibilitatea, ne-am zis că e important de menționat că legiuitorul nu impune publicarea regulamentului în spațiul public, dar nici nu exclude această posibilitate.

Concret, angajatorul le-a interzis lucrătorilor să imprime regulamentul intern în alt loc din afara unității, ceea ce readuce în discuție modul în care sunt interpretate și aplicate dispozițiile legale, dar și faptul că regulamentul intern este în continuare privit ca „o simplă formalitate”, inclusiv sub aspectul comunicării lui.

Pentru a evita orice confuzie cu privire la acest aspect, trebuie să analizăm aceste dispoziții în ordine cronologică, fiind în discuție și modificarea art. 243 din Codul muncii, în 2022.

Anterior acestei modificări, modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conținutul regulamentului intern se stabilea fie prin contractul colectiv de muncă aplicabil, fie, după caz, prin conținutul regulamentului intern.

Ulterior, ținând cont de transformările prin care au trecut și încă trec relațiile de muncă, în special cu privire la utilizarea tehnologiei informațiilor și comunicațiilor, legiuitorul a prevăzut clar în lege două variante pentru comunicarea regulamentului intern:

• fie  pe suport hârtie,
• fie în format electronic, iar pentru cea de-a doua situație a stabilit că documentul trebuie să fie accesibil salariatului și să poată fi stocat și imprimat de către acesta, fără precizări sau limitări suplimentare.

Astfel, angajatorul poate opta pentru oricare dintre cele două variante, iar lucrătorul va trebui să fie în posesia regulamentului intern în permanență, pentru că are chiar obligația de a respecta dispozițiile acestuia.

Altfel spus, în ambele variante acel regulament intern nu rămâne exclusiv în incinta unității.

Mai mult, angajatorul trebuie să țină cont și de alte aspecte atunci când alege să le comunice salariaților săi regulamentul intern în format electronic, în principal cu privire la modul în care aceștia îl vor putea accesa, pentru că nu toți lucrătorii au acces la resurse care să le permită accesarea fișierului electronic, iar în cazul în care angajatorul se gândește că va face economie în privința consumabilelor dacă nu le va comunica „pe suport hârtie”, își asumă cel puțin două riscuri.

Primul vizează situația în care, deși aparent obligația de a comunica regulamentul intern este bifată formal, lucrătorul nu cunoaște regulamentul intern și astfel cresc șansele săvârșirii unor abateri disciplinare, ceea ce poate perturba activitatea în cadrul unității, dincolo de eventuala contestare a unei sancțiuni și de riscul anulării ei în instanță.

Al doilea risc este legat de accesarea respectivului document de către persoane din afara unității, pentru că lucrătorul poate apela la ajutor pentru a imprima documentul respectiv.

Legiuitorul a luat în calcul, pentru varianta în format electronic, situația lucrătorilor care utilizează în mod frecvent, pentru îndeplinirea sarcinilor profesionale, tehnologia informației și comunicațiilor, în special a telesalariaților, fiind mult mai simplă comunicarea în acest mod, nu pentru toți lucrătorii.

Pe lângă aceste aspecte, observăm că nu este necesară o precizare expresă cu privire la dreptul lucrătorului de imprima „oriunde” regulamentul intern, pentru că avem un drept general de a-l stoca și/sau imprima, iar angajatorul care dorește să păstreze regulamentul „secret”, poate alege prima variantă, îi înmânează lucrătorului regulamentul pe suport hârtie.

De altfel, nici nu putem discuta despre o „secretizare” a regulamentului sau despre o garanție cu privire la faptul că acel document nu va fi analizat și de alte persoane, pentru că lucrătorul are dreptul de a apela la consultați externi specializați în legislația muncii.

Având în vedere importanța regulamentului intern, trebuie să ținem cont de resursele de care dispun salariații, iar în cazul în care acesta este comunicat în format electronic, lucrătorului nu i s-ar putea interzice imprimarearea în afara unității, iar angajatorul care vrea să limiteze acest drept, va utiliza varianta clasică, îi va înmâna regulamentul pe suport hârtie.