Indemnizațiile de delegare și detașare în țară - prevederi și distincții utile

Delegarea și detașarea sunt situații temporare, limitate în timp, în care salariatul prestează o activitate într-un alt loc de muncă decât cel prevăzut în contractul individual de muncă - modificarea unilaterală a locului muncii, de către angajator, dar numai în condițiile din Codul muncii. Lucrătorul delegat sau detașat nu se află în această situație în mod permanent și nici din inițiativa sa.

• Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport şi cazare, precum şi la o indemnizaţie de delegare, în condiţiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.
• Salariatul detaşat are dreptul la plata cheltuielilor de transport şi cazare, precum şi la o indemnizaţie de detaşare, în condiţiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Trebuie să se prevadă ceva în contract? Indemnizația de delegare / detașare este stabilită fie prin lege, fie prin contractul colectiv de muncă, nefiind interzisă expres stabilirea acesteia chiar în contractul individual de muncă, atunci când nu există un contract colectiv aplicabil sau când părțile, de comun acord, stabilesc o sumă mai mare prin negociere individuală. Dacă există o indemnizație prevăzută în contractul colectiv, atunci cea stabilită individual nu poate fi sub nivelul stabilit prin negociere colectivă, chiar dacă este depășit plafonul maxim de deductibilitate. Ce e obligatoriu de pus în contract, în schimb, sunt drepturile specifice angajaților mobili. 

Și delegatul, și detașatul au trasate de Codul muncii aceleași drepturi în materia acoperirii cheltuielilor generate de situațiile de delegare/detașare și a indemnizaței speciale. În cazul indemnizațiilor speciale avem în vedere HG nr. 714/2018, recent vizată de o modificare (cu aplicabilitate din 1 aprilie 2023). De ce avem în vedere prevederile acestui act normativ? Chiar dacă angajatorii au libertatea să acopere cheltuieli uriașe în aceste cazuri, distincția între ce e rezonabil din punct de vedere legal și ce este peste acest nivel o face legiuitorul fiscal, care spune că aplică un tratament fiscal special doar în cuantumul stabilit de lege și pe care-l înțelege, astfel, ca rezonabil. 

Mai exact, conform Codului fiscal, ca să fie netaxabile, indemnizațiile acordate de angajatori pentru salariații delegați sau detașați în țară trebuie să fie de maximum 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru bugetari, chiar dacă noi avem în vedere angajați nebugetari. În plus, mai există și un alt plafon: trei salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat. Plafonul aferent valorii de trei salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat se calculează prin raportarea celor trei salarii la numărul de zile lucrătoare din luna în cauză, iar rezultatul se multiplică cu numărul de zile din perioada de delegare sau detașare în țară.

Aceste cuantumuri stabilite pentru bugetari sunt ușor crescute, de la 1 aprilie 2023:

• persoana delegată/detașată într-o localitate situată la o distanţă cuprinsă între 5 şi 50 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă beneficiază de o indemnizaţie de delegare/detașare, în cuantum de 23 lei/zi; cuantumul netaxabil este de 57,5 lei/zi;
• persoana delegată într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 50 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă şi care nu se poate înapoia la sfârşitul zilei de lucru beneficiază de o alocaţie zilnică de delegare compusă din: o indemnizaţie de delegare, în cuantum de 23 lei/zi și o alocaţie de cazare, în cuantum 265 lei/zi.

Reguli speciale privind calculul:

• pentru delegarea cu o durată de o singură zi, precum şi pentru ultima zi, în cazul delegării dispuse pentru o perioadă mai lungă de o zi, nu se acordă alocaţie zilnică de cazare, iar indemnizaţia de delegare se acordă numai dacă durata delegării este de cel puţin 12 ore;
• numărul zilelor calendaristice în care persoana se află în delegare se calculează de la data şi ora plecării până la data şi ora înapoierii mijlocului de transport din şi în localitatea unde îşi are locul permanent de muncă, considerându-se fiecare 24 de ore câte o zi de delegare.

Acum ceva vreme, un specialist recomanda angajatorilor să detalieze în scrisoarea de detașare sau în orice document de detașare și să prezinte distinct indemnizațiile, precum și acoperirea oricăror altor cheltuieli, pentru că, dacă nu sunt separate sau defalcate aceste sume sau decontare de cheltuieli inspectorii fiscali s-ar putea să nu le privească în modul în care au intenționat angajatorii. 

Totodată, angajatorii ar trebui să folosească doar în mod informal termenul de „diurnă”. În documentația internă, angajatorii pot folosi termenul generic de diurnă, dar e de preferat termenul exact din legislație - indemnizație (de delegare, de detașare).

Atenție la diferențele dintre indemnizația de delegare și prestația suplimentară în bani ori în natură cuvenită salariaților mobili!