Monitorizarea prezenței la birou a angajaților ce lucrează în regim hibrid - ce măsuri sunt nerecomandate

O companie cu mulți angajați, numeroși sau poate chiar cei mai numeroși lucrând într-un sistem hibrid - când acasă, când la birou - caută o soluție ideală pentru monitorizarea prezenței la birou. Cei care conduc echipele sau departamentele lucrează într-un regim similar, deci nu pot fi responsabili de a monitoriza prezența oamenilor cu care lucrează pentru că nici măcar ei nu sunt tot timpul la birou, nu există un om care să alerge cu evidența după angajații care calcă pragul companiei și experiența anterioară arată că folosirea cartelelor de acces individuale se mai face și de către oamenii care, de fapt, nu vin la birou, dar îi roagă pe colegii lor să le valideze cartelele măcar de „o intrare-ieșire” pe zi. 

Există însă numeroase programe, cele mai multe contracost, desigur, care pot să ajute la monitorizarea angajaților care se plimbă între birou, acasă, cafenele, spații de coworking și eventualele călătorii de afaceri. Programe în care angajații își pun la comun calendarele, arată între ce ore se află la birou, în ce zile, programe ce permit transparență în modul de lucru al fiecărui membru al unei echipe, astfel încât toți cei care au acces să poată vedea de unde și cât lucrează. Esențial e că fiecare angajat își introduce singur datele în respectivul sistem.

Supravegherea video a angajaților sau folosirea unor sisteme de recunoaștere facială, de exemplu, adică măsuri ce presupun prelucrări excesive de date personale, nu pot fi singurele modalități prin care un angajator poate măsura cu strictețe prezența la birou a angajaților săi. Ca atare, fără a încerca măcar să recurgă la soluții mai puțin intrusive înainte de a implementa un sistem de supraveghere video, angajatorul va avea dificultăți în a justifica măsura.

Supravegherea salariaților se face în condițiile stabilite de Legea nr. 190/2018, dar în practică nu orice angajator va putea să utilizeze în mod legal supravegherea pentru că oricât de tare s-ar strădui, nu va reuși să bifeze cel puțin una dintre condițiile prescrise de lege. Supravegherea, mai degrabă, e o chestiune de excepție. 

„În cazul în care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicaţii electronice şi/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de muncă, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaţilor, în scopul realizării intereselor legitime urmărite de angajator, este permisă numai dacă:

a) interesele legitime urmărite de angajator sunt temeinic justificate şi prevalează asupra intereselor sau drepturilor şi libertăţilor persoanelor vizate;

b) angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă şi în mod explicit a angajaţilor;

c) angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanţii angajaţilor înainte de introducerea sistemelor de monitorizare;

d) alte forme şi modalităţi mai puţin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu şi-au dovedit anterior eficienţa şi

e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporţională cu scopul prelucrării, dar nu mai mare de 30 de zile, cu excepţia situaţiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate”, prevede legea sus-menționată.

Angajatorul care implementează mijloacele de supraveghere trebuie să aibă o documentație ce cuprinde argumentate temeinice pentru a explica de ce interesul legitim al angajatorului a prevalat intereselor sau drepturilor și libertăților angajaților. Lipsa documentației îl poate costa pe angajator destul de scump, dacă ne uităm pe amenzile date nu doar de autoritatea noastră de protecția datelor personale, ci și la cele aplicate de alte autorități europene. Chiar dacă măsura sa ar fi legitimă, trebuie să pună în scris „de ce-urile”. 

Motivul angajatorului, respectiv acela de a vedea cine respectă programul de muncă hibrid, este de fapt legat de evidența muncii. Dacă în mod normal angajatorul ce montează un sistem de supraveghere video e interesat de securitatea bunurilor și valorilor din spațiul respectiv, de data aceasta motivul este departe unul inferior. 

Desigur, discuția pleacă aici de la factorul de încredere: angajatorul recurge la măsuri pentru că nu are sau nu mai are încredere în angajații săi - aceștia spun că vin la birou trei zile pe săptămână sau 50% din programul zilnic, dar de fapt nu o fac. Contextul nu justifică însă o măsură intrusivă precum instalarea unui sistem de supraveghere video în spațiul de lucru. Angajatorul ar trebui să poată să demonstreze inclusiv faptul că angajații săi nu-și respectă angajamentul privind prezența la birou.