Raportarea SAF-T pentru contribuabilii mijlocii: Aspecte practice de luat în calcul, în contextul apropierii termenului major de luna asta

Procesul de digitalizare a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF) a prins contur în cursul anului trecut, începând cu implementarea SAF-T pentru marii contribuabili și continuând cu raportarea obligatorie în sistemele RO e-Factura și RO e-Transport, pentru anumite operațiuni. Astfel, 2022 reprezintă un an de referință pentru digitalizarea sistemului fiscal din România.

În cursul acestui an procesul continuă cu aplicarea raportării SAF-T pentru contribuabilii mijlocii și, în plus, autoritățile se pregătesc să implementeze sistemul RO e-Factura generalizat, pentru toate tranzacțiile realizate între firmele (persoane impozabile) stabilite în țara noastră, ca urmare a unei derogări obținute recent de la Comisia Europeană în acest scop. În prezent, emiterea facturilor în sistem electronic se aplică doar pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, pentru operatorii economici care acceptă la plată vouchere de vacanță și pentru tranzacțiile cu entități ale statului (B2G).

Raportarea în sistem SAF-T, aplicată deja de marii contribuabili de anul trecut, constă în depunerea declarației informative 406 privind fișierul standard de control fiscal. Declarația se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală aplicabilă pentru TVA. Informațiile care trebuie raportate se referă, printre altele, la date cu privire la furnizori, clienți, facturi de achiziție sau de vânzare, plăți, încasări, produse etc. Toate aceste cerințe se aplică și contribuabililor mijlocii, pentru care perioada de grație pentru raportarea SAF-T expiră la 31 iulie 2023.

În cursul anului trecut, când prima rundă de mari contribuabili intrați în sistem se apropia de termenul-limită de raportare, s-a discutat și autoritățile chiar au lansat în dezbatere publică un proiect de ordin care viza majorarea perioadei de grație cu încă șase luni (în plus față de cele șase deja acordate). Dar acel proiect nu a fost aprobat și se află și în prezent în același stadiu, de dezbatere publică.

Însă, deși perioada de grație nu a fost extinsă, autoritățile fiscale au avut o abordare permisivă - au trimis, etapizat, doar notificări în vederea depunerii raportării SAF-T și nu au aplicat încă amenzi contribuabililor care nu au reușit să se conformeze. În acest context, este utilă prezentarea câtorva aspecte practice ce trebuie avute în vedere pentru completarea cu succes a raportării, desprinse din experiența celor care s-au confruntat cu dificultăți în procesul de tranziție de la raportarea clasică la cea în sistem digital.

Maparea conturilor contabile și corelarea cu nomenclatorul ANAF

Astfel, societățile vizate trebuie să realizeze o mapare a conturilor contabile folosite. Dacă există o diferență între acestea și cele prevăzute în Ordinul 1.802/2014, autoritățile consideră acest aspect ca fiind o eroare gravă și resping automat declarația SAF-T și o considerată nedepusă.

Ulterior, fiecărui cont i se va atribui eticheta de „Activ”, „Pasiv”, „Bifuncțional”, utilizând-se aceste sintagme, fără abrevieri.

În plus, este necesară completarea secțiunii tabela de taxe, care constă, practic, într-o listă ce trebuie să conțină cel puțin codurile de TVA și pe cele de impozit cu reținere la sursă pe care contribuabilul le folosește. Pentru raportare, codurile interne ale contribuabilului trebuie mapate astfel încât să fie în concordanță cu nomenclatorul ANAF. Este de reținut faptul că raportarea nu va conține codurile contribuabilului, așa cum apar în sistemul său contabil, ci pe cele definite conform nomenclatorului.

Conversia unităților de măsură

La fel ca în cazul tabelei de taxe, societatea trebuie să realizeze o corelare între codificările unităților de măsură folosite de contribuabil și codificările solicitate de autoritatea fiscală în nomenclatoarele publicate.

În practică, există situații în care contribuabilii folosesc drept unități de măsură categorii speciale față de cele stabilite prin nomenclator. De exemplu, cutia. Dar în cutie pot fi, de exemplu, 100 de șuruburi sau 50 de cleme etc. Pentru astfel de situații, contribuabilul trebuie să găsească modalități de conversie în unități de măsură generale, acceptate conform nomenclatorului, și să personalizeze aplicația pe care o folosește pentru a putea să proceseze corect informația.

Raportarea analizelor implementate de contribuabil

În subsecțiunea de analiză, societatea în cauză va include, pe lângă structura centrelor de cost, atât structura centrelor de profit, cât și orice alte tipuri de analize implementate de contribuabil. Un exemplu în acest sens poate fi reprezentat de analiza privind departamentele din cadrul societății.

Atenție sporită la codurile de identificare ale partenerilor stabiliți în România

În situația în care contribuabilul nu deține codul fiscal al unui partener, iar acesta este stabilit în România, raportarea nu va putea fi finalizată cu succes. Pentru partenerii stabiliți în România, indiferent că sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA, contribuabilul trebuie să raporteze codul unic de identificare fiscală. În schimb, dacă partenerul nu este stabilit în România, se poate aloca o codificare internă, cu prefixul aferent, în funcție de statul în care este rezident fiscal partenerul.

În concluzie, în pofida tuturor conversiilor necesare și a aspectelor care, la o primă vedere, par complicate, raportarea SAF-T devine o rutină. Contribuabilii pot utiliza deja programele informatice care automatizează raportarea SAF-T, având în vedere că există pe piață mai multe soluții, cum ar fi cele de tip ADD-ON, valabile pentru cei care utilizează sistemul contabil SAP, sau cele care funcționează pe baza fișierelor sursă din contabilitate, pentru societățile care utilizează orice alt sistem de contabilitate.

De asemenea, experiența marilor contribuabili, care au reușit să depună fișierul standard de control fiscal cu succes, încă de anul trecut, este extrem de relevantă pentru cei care se află în plin proces de implementare a raportării SAF-T.