Interviu: Despre prezentarea separată a cheltuielilor de management și consultanță în bilanțurile pe 2023 și implicațiile aferente

Concret, reglementările contabile au fost modificate în octombrie 2023 prin Ordinul Ministerului Finanțelor 2.649/2023, care produce efecte începând cu situaţiile financiare anuale aferente exerciţiului financiar 2023. Totodată, regulile situațiilor financiare pentru 2023, care au fost stabilite în ianuarie 2024 prin Ordinul Ministerului Finanțelor 5.394/2023, reflectă și ele aceste noutăți. Spre deosebire de regulile aferente anului 2022, în cazul bilanțurilor pe 2023 se raportează distinct unele cheltuieli, precum cele de management, cele de consultanță sau cele ocazionate de operațiuni cu entități afiliate.

În acest context, am discutat despre implicațiile pentru societăți (și nu numai) cu Adriana Stoian, Managing Director Tax la Schoenherr și Asociații.

1. Ce ar trebui să facă firmele concret pentru a se conforma la această schimbare?

Adriana Stoian: „În octombrie 2023, a fost publicat Ordinul Ministerului Finanțelor 2.649/2023, prin care au fost introduse o serie de conturi noi, printre care: contul 617 «Cheltuieli de management», cu ajutorul căruia se ține evidența cheltuielilor de management, și contul 618 «Cheltuieli de consultanță», cu ajutorul căruia se ține evidența cheltuielilor de consultanță. Ordinul spune că prevederile respective se aplică începând cu situațiile financiare anuale aferente exercițiului financiar al anului 2023. Aparent, este vorba doar de o reclasificare a acestor cheltuieli din conturile 622 «Cheltuieli privind comisioanele și onorariile» și 628 «Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți» (unde erau, de regulă, înregistrate astfel de cheltuieli) în cele două conturi nou-introduse. Însă prin publicarea Ordinului Ministerului Finanțelor 5.394/2023 s-a adus o nouă surpriză la nivelul formularului de cont de profit și pierderi - cheltuielile de management și consultanță trebuie defalcate și pe relația cu persoane afiliate.

Evident, vor fi societăți pentru care această detaliere nu va fi mereu un exercițiu ușor. În primul rând, pentru că nu există o definiție sau criterii în legislația contabilă sau cea fiscală care să vină în sprijinul firmelor la efectuarea unor astfel de clasificări. Eventual, ne putem baza doar pe definiții generale din manualele de managementul afacerilor, conform cărora managementul reprezintă totalitatea proceselor prin care se organizează, planifică, coordonează și controlează resursele unei afaceri pentru a atinge anumite obiective și presupune luarea de decizii strategice și operaționale și acoperă o gamă largă de domenii - strategic, operațional, financiar, HR etc.

Chiar și cu această definiție, în unele situații va fi greu de făcut o delimitare între management și consultanță sau chiar și alte tipuri de servicii. De exemplu, există grupuri de societăți care au implementate contracte prin care se furnizează servicii de management și suport, care acoperă, în fapt, multe categorii de servicii. Cum se va face alocarea între management, consultanță și alte cheltuieli în condițiile în care se primește o singură factură - ce chei de alocare să se folosească? Cum în practica controalelor fiscale cheltuielile de management și consultanță sunt un fel de «cui al lui Pepelea» când venea vorba de tratamentul fiscal al acestor cheltuieli, pare că autoritățile fiscale doresc să identifice și mai ușor cele două categorii de cheltuieli, astfel încât să vină cu temele deja făcute atunci când decid să demareze o inspecție fiscală.”

2. E nevoie de modificări în contabilitatea aferentă anului 2023 pentru a putea include aceste cheltuieli în bilanțuri?

Adriana Stoian: „Odată ce s-a stabilit natura cheltuielilor și sumele au fost determinate, trebuie făcută înregistrarea contabilă de reclasificare a cheltuielilor, așa cum spuneam anterior, din comisioane/onorarii sau alte servicii prestate de terți în management și consultanță. Această reclasificare nu ar trebui să fie un exercițiu foarte complicat. Posibil să fie necesară și o modificare a manualului de politici contabile (pe care orice firmă ar trebui să îl aibă redactat și aprobat), astfel încât să acopere și detalierea acestor cheltuieli.”

3. Ce sfătuiți firmele în legătură cu inventarierea și prezentarea acestor cheltuieli în bilanțuri?

Adriana Stoian: „Firmele ar trebui să reanalizeze contractele de servicii și, în special, obiectul acestora, să determine exact ce fel de servicii au fost prestate și ce rol au avut persoanele implicate (au avut un rol decizional sau doar consultativ) și să determine în care categorie de cheltuieli se încadrează.”

4. Mai există și alte noutăți importante la bilanțurile pe 2023, față de cele pe 2022?

Adriana Stoian: „Ordinul 2.649/2023 a introdus și alte conturi de cheltuieli, precum contul 616 «Cheltuieli aferente drepturilor de proprietate intelectuală», cu care se ține evidența cheltuielilor aferente drepturilor de proprietate intelectuală care nu îndeplinesc condițiile de recunoaștere ca activ, care, la fel ca în cazul cheltuielilor de management și consultanță, în situațiile financiare trebuie defalcate și pe relația cu persoanele afiliate. De asemenea, la nivelul contului 612 «Cheltuieli cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile» s-au introdus trei conturi analitice - 6121 «Cheltuieli cu redevențele», 6122 «Cheltuieli cu locațiile de gestiune», 6123 «Cheltuieli cu chiriile». Probabil că și aceste modificări urmăresc identificarea de către Fisc a cheltuielilor care, de-a lungul timpului, au ridicat discuții în ceea ce privește tratamentul fiscal - precum cheltuielile cu redevențele asupra «know-how-ului» sau alte tipuri de redevențe plătite.”

5. Ce sfaturi aveți pentru firme, la modul general, pentru întocmirea și declararea situațiilor financiare pe 2023?

Adriana Stoian: „Chiar dacă, urmare a introducerii noilor conturi, poziția financiară a unei societății nu se modifică în niciun fel și nu ar trebui să se pună problema că situațiile financiare nu ar prezenta o imagine reală a societății, firmele nu ar trebui sa trateze cu superficialitate aceste modificări. Nu trebuie uitat că întocmirea situațiilor financiare este și despre modul de prezentare al informațiilor și, chiar dacă de modificările recent introduse în planul de conturi pare să beneficieze în special Fiscul (și mai puțin alți utilizatori ai situațiilor financiare), ele trebuie respectate. Mai mult, legea contabilității prevede amenzi pentru nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor pentru întocmirea situațiilor financiare sau pentru prezentarea de situații financiare care conțin date eronate.”