Suportarea cheltuielilor cu cazarea angajaților pe termen lung: limitări și aspecte fiscale

Salariatul delegat/detașat are dreptul la plata cheltuielilor de transport şi cazare, precum şi la o indemnizaţie de delegare/delegare, în condiţiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit Codului muncii. Aici nu vorbim de oferirea unui beneficiu, ci de respectarea unui drept prevăzut de Codul muncii.

În alte situații însă, angajaților li se oferă cazare/bani de cazare ca facilitate pe lângă salariul de bază și eventualele alte accesorii, în contextul atragerii de talente din alte zone ale țării sau chiar străini.

 Beneficiu acordat exclusiv la nivel contractual 

Odată ce s-a decis acordarea unor atare beneficii, prima responsabilitate a angajatorului este de a le trece în contractul individual de muncă - asta, desigur, dacă nu cumva figurează deja în contractul colectiv, fiind rodul negocierii părților. 

Ce regăsim în rândul elementelor esențiale din contractele individuale: „suportarea de către angajator a asigurării medicale private, a contribuţiilor suplimentare la pensia facultativă sau la pensia ocupaţională a salariatului, în condiţiile legii, precum şi acordarea, din iniţiativa angajatorului, a oricăror alte drepturi, atunci când acestea constituie avantaje în bani acordate sau plătite de angajator salariatului ca urmare a activităţii profesionale a acestuia, după caz”. Chiar și dacă se decide ulterior, pe parcursul relației de muncă, suportarea cheltuielilor de cazare, e necesar ca ele să fie prinse într-un act adițional la contractul individual de muncă. Fără prevederea lor la nivel contractual, angajatorii vor avea de pierdut în principal pe parte fiscală, dacă decid să aplice un tratament fiscal aparte, iar inspectorii vor vrea să vadă cadrul contractual al acelor cheltuieli.

 Perspectivă fiscală 

Dacă tot am ajuns la partea fiscală, amintim că, de la începutul anului trecut, grație OG nr. 16/2022, vorbim de scutirea parțială de taxe salariale pentru asigurarea cazării sau a chiriei pentru angajați - „cazarea și contravaloarea chiriei pentru spațiile de cazare/de locuit puse de către angajatori la dispoziția angajaților proprii”, în limita unui plafon lunar, de persoană, de 20% din salariul minim brut pe țară. Tot ce depășește acest procent se taxează integral (impozit și contribuții).

Sunt însă și alte condiții pentru aplicarea acestui tratament fiscal preferențial (măsura, detaliată și discutată cu un fiscalist, aici): poate cea mai importantă dintre ele se referă la cine anume încheie contractul de închiriere, dacă vorbim de atare situații - concret, spațiul de cazare/de locuit fie se află în unitățile proprii, inclusiv de tip hotelier, ale angajatorului, fie într-un imobil închiriat în acest scop, de la o terță persoană, de către angajator. Așadar, e exclusă decontarea chiriei angajatului sau, altfel spus, e exclusă situația în care contractul de închiriere e între angajat și un terț. Totodată, trebuie ținut cont de plafonul global lunar de 33%.

Desigur că angajatorii pot acoperi cheltuieli infinit de mari în materie de cazare - limitările de mai sus se referă doar la aplicarea facilităților fiscale. Totodată, este perfect legală ideea de decontare a cheltuielilor cu chiria avansate de angajat, doar că acelor decontări nu li se poate aplica scutirea de taxe menționată mai sus.

 Măsurarea concretă a acestor beneficii 

În seria de materiale despre situații practice din zona relațiilor de muncă, redacția noastră a prezentat în ultimul an două spețe în care angajatorii, ambii din zona HoReCa, au impus fie clauze penale de despăgubire în caz de plecare timpurie, fie au refuzat să se achite de obligațiile financiare pe motiv că au asigurat cazare angajaților.

 Se poate condiționa un atare beneficiu? 

Condițiile în care angajații primesc diversele beneficii extrasalariale trebuie întotdeauna formalizate - că vorbim de contracte sau de detalierea beneficiilor în cuprinsul regulamentelor interne, ele trebuie să se regăsească în mod obligatoriu la nivel scriptic, întrucât Codul muncii impune această asumare atunci când se decide acordarea lor. Astfel, se evită acordarea ori retragerea lor în mod netransparent, discriminatoriu sau de-a dreptul abuziv. 

Chiar și prevăzute la nivel contractual, astfel de beneficii nu sunt întotdeauna acordate într-un mod echilibrat și conform cerințelor legale - de exemplu, contrar celor amintite mai sus în ceea ce privește caracterul suplimentar (salariului) al contravalorii în bani al acestor beneficii, angajatorii „reglează” la final de lună sau de contract calculele astfel încât tot angajatul să ajungă, din salariul său net, să suporte aceste beneficii. De pildă, în contract e trecut un salariu net de 5.000 de lei și beneficiul cazării, dar angajații ajung să primească în mână doar 4.000 de lei - or, asta arată că angajatorul, deși și-a asumat contractual o prestație suplimentară salariului de bază, a ales să o acopere din chiar salariul de bază, contrar înțelegerii și chiar bunei-credințe. 

În alte situații, angajatorii aleg să opereze rețineri salariale nelegale sau chiar să introducă în contracte clauze penale cu privire la recuperarea unor prejudicii, deși ele nu sunt permise de lege. Desigur, angajatul nu cunoaște acest lucru și își asumă uneori prin semnătură respectarea chiar și a unor atare clauze - asta nu le conferă însă legalitate, fiind în continuare lovite de nulitate. 

Dacă „condiționarea” unor beneficii funcționează în cazul bonusurilor de performanță, de pildă, angajatul fiind încurajat prin promisiunea unui câștig salarial suplimentar să presteze muncă mai multă și mai bună, condiționarea inversă d.p.d.v. cronologic a beneficiului cazării are uneori aparența unei limitări semnificative a libertății muncii angajatului. Una e să muncești mai bine pentru a primi un bonus de performanță și alta e să beneficiezi din start, în mod continuu, pe o perioadă de timp, de acoperirea cheltuielilor cu cazarea, sub amenințarea riscului că va trebui să dai banii înapoi dacă decizi să-ți dai demisia mai devreme de termenul din contract. 

Cum își poate proteja angajatorul „investiția”, ar putea întreba cineva. Acoperirea cheltuielilor cu cazarea este, în esență, un beneficiu ca multe altele pe care angajatorii le oferă angajaților: abonamente medicale, de sport, tichete de diverse tipuri ș.a.m.d. Angajatorul nu are dreptul să limiteze libertatea angajatului său în privința muncii prin instituirea unui beneficiu pe care acesta dintâi îl consideră prea scump ca să nu-l recupereze ulterior de la angajatul „răuvoitor”. Deși Codul muncii ne oferă un exemplu important în care angajatului i se poate pretinde returnarea unor cheltuieli dacă pleacă într-un termen dat din firmă - prin clauzele de formare profesională - , nu avem prevederi similare în cazul abonamentelor medicale, primelor de vacanță sau decontării cheltuielilor de cazare. 

Ceea ce urmărește angajatorul, în esență, e acoperirea unui pretins prejudiciu - or, în acest caz, acesta trebuie să dovedească existența sa și legătura cu angajatul și munca acestuia. 

Merită să citești și: Tichetele de masă și suportarea contravalorii hranei acordate la locul de muncă: regimul aplicabil celor două opțiuni pe care le au angajatorii în 2024