Sistemul dual de monitorizare și consiliere, autodeclararea și controlul intern - ce putem învăța din sistemul german pentru asigurarea conformității SSM

Într-un articol precedent, prezentam, pe scurt, analiza AESSM în privința modelului norvegian, arătând cum a reușit Norvegia să demonstreze un angajament exemplar în îmbunătățirea strategiilor pe zona de SSM. De pildă, norvegienii utilizează inspecțiile virtuale, inspectoratele de muncă folosesc o strategie bazată pe riscuri, există o colaborare strânsă între diversele autorități și implicarea unor actori terți care se ocupă de supraveghere pe diferite sectoare de activitate fără ca aceștia să fie inspectori de muncă. 

Săptămâna aceasta, AESSM ne propune un nou exemplu de studiat - acela al Germaniei. Germania se distinge printr-un sistem complex și dual, care îmbină responsabilitățile autorităților de stat și ale instituțiilor de asigurare împotriva accidentelor de muncă (Unfallversicherungsträger - UVT). Chiar dacă nu toate constatările sunt îmbucurătoare, avem destule de învățat din sistemul lor:

Cum funcționează sistemul dual de SSM din Germania

În contextul modificărilor rapide din mediul de lucru la care asistăm de câțiva ani, precum noile forme de angajare și modele de afaceri, Germania a dezvoltat un sistem de SSM care combină monitorizarea cu activități de consiliere, într-o încercare de a răspunde acestor provocări. Sistemul dual din Germania este considerat ca fiind unul dintre cele mai bine structurate modele de sprijin pentru conformitatea cu reglementările SSM din Europa. Prin combinarea resurselor și expertizei autorităților de stat și ale UVT-urilor, Germania reușește să mențină standarde ridicate de SSM, asigurând în același timp flexibilitate și adaptabilitate la noile provocări din mediul de lucru.

Pe de o parte, autoritățile din cele 16 landuri sunt responsabile de monitorizarea conformității cu reglementările SSM în companii, oferirea de consiliere și sancționarea încălcărilor. Acestea organizează activitățile de inspecție și consiliere într-un mod care variază de la un land la altul, având însă în comun obiectivul de a îmbunătăți standardele de SSM. 

Pe de altă parte, UVT-urile, care sunt dedicate atât sectorului public, cât și celui privat, pe lângă rolul lor în monitorizarea și consilierea companiilor, oferă servicii de prevenție care depășesc cerințele minime ale Directivei 89/391/CEE. Aceste servicii sunt esențiale pentru prevenirea accidentelor și bolilor profesionale, fiind adaptate specificităților fiecărui sector economic. De asemenea, UVT-urile colaborează strâns cu autoritățile de stat prin intermediul Strategiei Comune Germane SSM (GDA), un parteneriat instituționalizat care își propune modernizarea continuă a sistemului SSM, parteneriat în care discută, desigur, și partenerii sociali. Un aspect deosebit de important e că tot UVT-urile asigură și compensarea persoanelor asigurate sau a persoanelor depedente prin prestații financiare, în cazul evenimentelor de SSM. 

Fiecare angajator din Germania este obligat să fie membru al uneia dintre aceste instituții de asigurare, în funcție de sectorul în care activează. UVT-urile nu sunt finanțate de angajați, ci de contribuțiile plătite de companii.

Prea puțini inspectori, dar compensează nivelul de digitalizare

Cu toate acestea, arată studiul privind sistemul de SSM din Germania, resursa umană este limitată când vorbim de inspectorii de muncă. Deși rolul inspectorilor este recunoscut ca fiind critic, personalul e limitat atât la nivelul autorităților de stat din landuri, cât și la nivelul UVT-urilor, ceea ce reprezintă o provocare majoră pentru nivelul de eficiență al inspecțiilor. Inspectorii de muncă se confruntă cu provocări organizatorice și structurale, în special în ceea ce privește cerința de a inspecta cel puțin 5% din companiile din fiecare land, anual, așa cum este stipulat de Legea privind inspecțiile SSM. Fără digitalizare, acest procent nu ar putea fi atins în mod realist.

Procesul de digitalizare influențează semnificativ activitatea inspectorilor de muncă și nu numai. Inspectorii de muncă din Germania sunt sprijiniți din ce în ce mai mult de sisteme de asistență digitală, care sunt adesea disponibile sub formă de aplicații mobile. Aceste sisteme simplifică selectarea companiilor pentru inspecții prin oferirea de date orientate pe riscuri, care ajută inspectorii să prioritizeze vizitele în funcție de riscurile identificate. În plus, aceste aplicații pot fi geocodate, facilitând identificarea locațiilor companiilor care necesită inspecții urgente sau periodice. Cu toate acestea, aceste sisteme nu sunt încă utilizate pe scară largă.

Documentarea și arhivarea datelor operaționale și de inspecție au fost digitalizate în mare măsură în Germania. Aceasta permite o gestionare mai eficientă a informațiilor și facilitează schimbul de date între diversele instituții implicate, precum autoritățile de stat din landuri și UVT-uri. Digitalizarea ajută la compresarea datelor pentru o utilizare ulterioară, oferind o bază solidă pentru analiză și evaluare.

În condițiile unei penurii de resurse umane în medicina muncii, sunt recomandate și utilizate tot mai des instrumentele digitale, cum ar fi consultațiile video, pentru a oferi suport medical și de securitate angajaților din companii. Aceste instrumente permit extinderea accesului la servicii de consultanță SSM, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii, care adesea întâmpină dificultăți în accesarea resurselor tradiționale.

Se consideră că digitalizarea proceselor de inspecție și a instrumentelor de monitorizare (inclusiv aplicațiile și inteligența artificială) va deveni un domeniu central de cercetare în viitor, potrivit raportului publicat pe 1 august de AESSM.

Companiile, încurajate să-și evalueze singure nivelul de conformitate

Autodeclararea și controlul intern reprezintă două metode relativ noi în peisajul SSM din Germania, care au căpătat o atenție sporită în contextul nevoii de a eficientiza procesul de conformitate cu reglementările și de a răspunde provocărilor aduse de pandemie și de digitalizarea accelerată.

1. Autodeclararea presupune ca firmele să își evalueze propriile procese și conformitatea cu reglementările SSM prin intermediul unor chestionare standardizate sau liste de verificare. Aceste documente sunt completate intern de către angajatori și apoi trimise către autoritățile competente pentru evaluare.

2. Controlul intern se referă la măsurile și procedurile implementate de companii pentru a monitoriza și asigura respectarea normelor SSM fără intervenția directă și constantă a autorităților externe. Aceste controale pot include audituri interne periodice, monitorizarea continuă a riscurilor și performanței în domeniul SSM, precum și formarea personalului pentru a recunoaște și a reacționa adecvat la pericolele de la locul de muncă.

Ambele metode au început să fie implementate mai intens în contextul provocărilor impuse de pandemia de COVID-19, tocmai pentru inspecțiile fizice au devenit dificile din cauza restricțiilor de mobilitate și a nevoii de distanțare socială. În acest context, autoritățile de SSM și companiile au explorat modalități alternative pentru a asigura conformitatea cu reglementările, iar aceste două metode s-au dovedit a fi instrumente utile și flexibile.

Deși relativ noi, metodele de autodeclarare și de control intern au început să fie din ce în ce mai răspândite în Germania, în special în sectoarele în care riscurile pot fi gestionate eficient prin intermediul unor proceduri bine stabilite și unde digitalizarea a fost deja integrată în procesele operaționale. Desigur, sunt mai frecvente în rândul companiilor care dispun de resurse suficiente pentru a implementa un sistem robust de control intern și pentru a dezvolta o cultură organizațională puternică în ceea ce privește SSM.

Implementarea autodeclarării și a controlului intern poate fi varianta mai economică pe termen lung, arată raportul, reducând costurile asociate cu sancțiunile sau cu inspecțiile externe frecvente. În plus, companiile pot evita întreruperile de activitate cauzate de inspecțiile inopinate.

Desigur, a te baza (doar) pe ceea ce declară compania pe propria răspundere, înseamnă să iei în calcul riscul raportării inexacte sau ca firma să minimalizeze problemele pentru a evita sancțiunile, ceea ce poate submina eficiența sistemului per total. Autoritățile trebuie să dezvolte mecanisme eficiente pentru a verifica corectitudinea autodeclarărilor și pentru a detecta eventualele neconformități ascunse.

Și nemții au o problemă de sub-raportare și, în definitiv, de corupție

Sub-raportarea accidentelor de muncă și a bolilor profesionale este o problemă notabilă, arată raportul AESSM. Motivele pentru sub-raportare se referă la temerea angajatorilor de sancțiuni, care uneori pot fi imense, precum și percepția că raportarea completă ar putea avea consecințe negative asupra reputației companiei. Această practică afectează negativ atât monitorizarea efectivă a situației SSM, cât și capacitatea de a dezvolta politici adecvate pentru prevenirea incidentelor viitoare.

Instanțele din Germania arată uneori o „sensibilitate redusă” la raporturile de cauzalitate pe termen lung în cazurile de accidente și boli profesionale. Acest lucru poate duce la suspendarea procedurilor de sancționare, ceea ce subminează eforturile de asigurare a conformității pe zona SSM. Această problemă este agravată de povara birocratică mare implicată în impunerea sancțiunilor, ceea ce poate descuraja inspectorii de muncă să vrea să aplice sancțiuni sau să continue să o facă.