Utilizarea unor instrumente de monitorizare a performanței angajaților la distanță - limitări de care companiile ar trebui să țină cont

În contextul creșterii utilizării muncii la distanță și în regim hibrid, angajatorii au început să utilizeze instrumente de supraveghere care pretind că măsoară productivitatea angajaților prin monitorizarea tastărilor, mișcărilor mouse-ului și activității online. Mulți angajați au reacționat găsind metode de a eluda această monitorizare, folosind dispozitive sau aplicații de „mouse jiggling” (prin care se realizează o mișcare, „agitare” a mouse-ului) pentru a nu fi penalizați atunci când nu sunt la laptop. În 2024 însă, companiile au încercat să recâștige controlul prin impunerea unor politici mai stricte de revenire la birou și sancționarea angajaților care nu își îndeplinesc sarcinile. Compania Wells Fargo, de exemplu, scriu cei de la Fast Company, a concediat mai mulți angajați pentru că simulau activitate pe tastatură, iar companiile au devenit conștiente de utilizarea acestor trucuri, care pot fi detectate de software-urile de monitorizare.

În ceea ce privește intimitatea la locul de muncă, mulți angajați sunt îngrijorați de invadarea autonomiei lor. Un sondaj recent, citat de Fast Company, a arătat că aproape jumătate dintre respondenți ar lua în considerare o reducere a salariului pentru a evita monitorizarea activității lor online. Acest sentiment este mai puternic în rândul angajaților mai tineri, precum cei din Generația Z, care consideră într-o proporție mai mare că această monitorizare reprezintă o invadare nepermisă a intimității. În afară de preocupările legate de confidențialitate, aceste instrumente, spun specialiștii din zona resurselor umane, nu sunt foarte eficiente în măsurarea productivității reale și pot afecta încrederea angajaților în angajator, ceea ce poate duce la riscuri reputaționale și dificultăți în recrutarea și reținerea talentelor.

Aceste așa-zise instrumente de măsurare a productivității nu sunt folosite de ieri - de azi, dar frecvența utilizării lor este mai mare în prezent decât era acum cinci, șase ani, dovadă fiind chiar frecvența cu care se discută în spațiul public despre acestea în prezent. Într-un aviz din 2017 al Grupului de lucru pentru protecția datelor „Articolul 29” (devenit în prezent EDPB - European Data Protection Board) privind prelucrarea datelor personale la locul de muncă, experții menționau astfel de dispozitive sau software-uri, dar invocând un alt interes al angajatorului, diferit de acela de monitorizarea a performanței - securitatea:

„Deși munca la distanță poate fi o dezvoltare pozitivă, ea prezintă, de asemenea, o zonă de risc suplimentar pentru angajator. De exemplu, angajații care au acces de la distanță la infrastructura angajatorului nu sunt supuși măsurilor de securitate fizică care pot fi aplicate la sediul angajatorului. În termeni simpli: fără implementarea unor măsuri tehnice adecvate, riscul de acces neautorizat crește și poate duce la pierderea sau distrugerea informațiilor, inclusiv a datelor personale ale angajaților sau clienților, pe care angajatorul le poate deține.

Pentru a atenua această zonă de risc, angajatorii pot considera că există o justificare pentru implementarea unor pachete software (fie pe serverele proprii, fie în cloud) care au capacitatea, de exemplu, de a înregistra tastările și mișcările mouse-ului, de a captura ecranul (fie aleatoriu, fie la intervale regulate), de a înregistra aplicațiile utilizate (și cât timp au fost folosite) și, pe dispozitivele compatibile, de a activa webcamurile și de a colecta imaginile capturate. Astfel de tehnologii sunt disponibile pe scară largă, inclusiv de la terți, cum ar fi furnizorii de servicii cloud. 

Cu toate acestea, procesarea implicată de astfel de tehnologii este disproporționată, iar angajatorul este foarte puțin probabil să aibă un temei legal bazat pe interesul legitim, de exemplu, pentru înregistrarea tastărilor și mișcărilor mouse-ului unui angajat. Cheia este abordarea riscului reprezentat de munca la domiciliu și munca de la distanță într-o manieră proporțională, neexcesivă, indiferent de modul în care este oferită opțiunea și de tehnologia propusă, în special dacă limitele dintre utilizarea în scop de afaceri și cea privată sunt fluide”.

Contextul este foarte important: în timp ce avizul citat mai sus (traducere - n.red.) se referă la utilizarea de către angajator a unor astfel de software-uri având ca interes atenuarea acelei zone de risc în privința celor care lucrează de acasă, noi discutăm astăzi despre utilizarea acestor software-uri cu un alt interes în minte - acela de a vedea cât de mult lucrează angajații și câți dintre telesalariați se prefac că sunt la taste întregul program de lucru. 

Dacă Grupul de lucru avertiza împotriva utilizării unor atare software-uri în primul context, e limpede că putem extinde avertismentul și în ceea ce privește  măsurarea productivității. Altfel spus, cu siguranță că procesarea implicată de astfel de tehnologii în scopul măsurării productivității este disproporționată (față de scopul urmărit), angajatorul putând să utilizeze altfel de instrumente pentru a-și atinge scopul. În speță, instrumente care nu presupun prelucrări de date. 

Mai mult decât utilizarea în sine, problematică e lipsa transparenței cu privire la astfel de măsuri

Companiile care le măsoară click-urile angajaților la distanță (și nu numai, uneori), care au acces direct la ecranele laptopurile de serviciu ca să vadă oricând dacă angajații sunt logați în sistemele de lucru sau se uită după reducerile la pantofi nu se laudă la nivel de politică internă cu aceste practici. Angajatorii se folosesc de ele fără cunoștința angajaților, care, atunci când își dau seama că fac obiectul monitorizării constante, se gândesc și ei, la rândul lor, cum să păcălească acele software-uri și, implicit, pe cel care a încercat să-i păcălească în primul rând. 

Legislația de protecția datelor personale, în frunte cu GDPR, obligă angajatorii la transparență față de angajați când vine vorba de orice prelucrări de date, cu atât mai mult când vorbim de monitorizare activă. Angajații trebuie să fie informați în mod clar și comprehensiv despre faptul că sunt monitorizați, ce date sunt colectate, pentru ce scopuri și cum vor fi utilizate aceste date. Apoi, GDPR mai prevede și principiul minimizării datelor, de pildă - ceea ce înseamnă că doar datele necesare pentru scopul specific ar trebui colectate și prelucrate. Colectarea excesivă de date, cum ar fi monitorizarea constantă a activității online sau a tastărilor, poate fi considerată disproporționată și, prin urmare, neconformă cu GDPR.

Să nu ne uităm însă doar la legislația de protecția datelor, ci chiar la Codul muncii. 

Spune-mi ce urmărești, de fapt, ca să-ți spun de ce ești obligat să divulgi măsurile

De ce vrea angajatorul să măsoare productivitatea? De ce e interesat de angajații care stau degeaba în orele de lucru sau care-și umplu timpul de muncă cu alte activități ce nu au legătură cu sarcinile de lucru? Pe scurt, ca să știe pe cine păstrează și pe cine dă afară, eventual, pe cine are în vedere la următoarele bonusuri sau măriri salariale. 

Poate că unor angajatori le scapă însă din vedere o obligație importantă: aceea de a face cunoscute „criteriile de evaluare a activităţii profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului”. Criteriile trebuie prezentate încă de la momentul recrutării și trebuie să se regăsească menționate la nivel contractual (în CIM, mai exact) - dacă sunt prea detaliate, „uzanțele” impun să se trimită măcar la politica internă care le cuprinde - iar aici ne uităm la prevederile obligatorii ale regulamentului intern. Potrivit Codului, regulamentul cuprinde obligatoriu „i) criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor”.

În orice caz, angajații trebuie să cunoască întotdeauna criteriile după care se face evaluarea acestora. Acest nivel de transparență nu are nimic a face cu libertatea angajatorului de a stabili criteriile, ci are a face cu posibilitatea rezonabilă a angajatului de a se raporta, în munca sa, la ceva ce îi este cunoscut. 

Dincolo de erodarea completă a încrederii angajaților, utilizarea unor software-uri precum cele menționate mai sus erodează însăși ideea de respectare a legii - cel puțin, în România.