Interviu: Soluții tehnice pentru înregistrarea plângerilor anonime privind faptele de hărțuire și sfaturi pentru angajatori în abordarea recentelor modificări

• Angajatorii trebuie să-și actualizeze politicile anti-hărțuire pentru a include soluții tehnice de raportare anonimă și să desemneze angajați responsabili cu oferirea de suport și îndrumare.
• Soluțiile tehnice pentru raportarea anonimă pot include platforme online securizate, cutii pentru sesizările fizice și linii telefonice dedicate pentru victimele hărțuirii.
• Noile prevederi reprezintă un pas pozitiv în protecția victimelor, dar pot genera provocări practice pentru companii și posibila creștere a numărului de sesizări nefondate.

Cristina Mihai, avocat Țuca Zbârcea & Asociații: Cu certitudine, modificările aduse recent Metodologiei privind prevenirea şi combaterea hărţuirii pe criteriul de sex, precum şi a hărţuirii morale la locul de muncă reprezintă un pas înainte în consolidarea măsurilor de prevenire și combatere a hărțuirii la locul de muncă, astfel încât acestea să nu rămână la stadiul de simple deziderate ori obiective teoretice. Cu toate acestea, suntem de părere că aplicarea în practică a modificărilor în discuție ar putea ridica provocări semnificative companiilor și, totodată, ar putea genera o creștere a numărului de sesizări care, în urma investigațiilor, se dovedesc a fi nefondate sau lipsite de temei, ceea ce ar putea îngreuna procesul de identificare și soluționare a cazurilor reale de hărțuire.  

Astfel, principalele noutăți care fac obiectul modificărilor legislative în discuție constau, în prezent, în posibilitatea acordată victimelor hărțuirii de a raporta aceste fapte și sub anonimat, spre deosebire de cerința anterioară cu privire la asumarea obligatorie de către reclamant a identității sale, precum și obligația instituită în sarcina companiilor de adoptare a unor proceduri care să cuprindă metode de verificare şi de acordare de suport victimei, precum şi mecanisme de prevenţie care constau în consiliere de specialitate şi îndrumare pentru persoanele care reclamă fapte de hărţuire pe criteriul de sex sau hărţuire morală.

În contextul acestor modificări legislative, recomandarea noastră pentru angajatori ar fi, în principal, aceea de a-și actualiza/revizui politicile anti-hărțuire implementate la nivel intern, atât în scopul identificării unor soluții de ordin tehnic fezabile în vederea depunerii de plângerilor sub anonimat, cât și pentru a-și desemna angajați cu atribuții specifice, clar reglementate în fișa postului, responsabili cu oferirea de suport și îndrumare celor care raportează astfel de situații. De asemenea, o colaborare cu furnizori externi de servicii de consiliere de specialitate poate reprezenta o măsură benefică pentru sprijinirea angajaților care semnalează cazuri de hărțuire morală sau pe criteriul de sex.

Cristina Mihai (foto stânga): Într-adevăr, odată cu noile modificări legislative, mecanismele de raportare a hărțuirii la locul de muncă au fost extinse, în prezent, permițând angajaților să depună plângeri și sub anonimat. Dacă până acum acest drept era acordat avertizorilor de integritate (whistleblowers), care puteau semnala încălcări ale legii fără a-și dezvălui identitatea, în prezent și sesizările referitoare la hărțuire pot fi transmise fără asumarea numelui și prenumelui reclamantului. Această schimbare impune angajatorilor, în consecință, o adaptare, din punct de vedere tehnic, a mecanismelor de raportare internă, astfel încât să asigure canale sigure, accesibile și eficiente pentru gestionarea unor astfel de sesizări.

Cu siguranță, indiferent de metoda sau metodele alese, astfel de soluții tehnice ar trebui să fie dezvoltate sau evaluate în prealabil împreună cu specialiștii IT din cadrul companiei, pentru a garanta securitatea datelor și protecția identității angajaților. În plus, reprezentanții departamentului HR și alte persoane responsabile de gestionarea acestor sesizări ar trebui să fie instruite corespunzător, astfel încât să poată utiliza eficient mecanismele puse la dispoziție.

Pentru a facilita raportarea anonimă, companiile ar putea implementa mai multe soluții tehnice, una dintre cele mai simple metode fiind, desigur, depunerea unei cutii de sesizări anonime într-o zonă neutră din interiorul sediului/punctelor de lucru, unde angajații să poată depune plângeri scrise fără a-și dezvălui identitatea. Desigur, accesul la această cutie ar trebui să fie limitat la o persoană anume desemnată, cum ar fi un reprezentant al departamentului de resurse umane.

O altă soluție ar putea fi crearea unei platforme online securizate, care să permită angajaților completarea unui formular de sesizare, fără a introduce date personale. De asemenea, o linie telefonică anonimă operată de un terț independent sau de o persoană desemnată intern ar putea reprezenta o variantă eficientă, iar în unele cazuri, utilizarea unui robot vocal pentru înregistrarea și transmiterea sesizărilor ar putea fi, de asemenea, avută în vedere. 

În plus, un alt mijloc de raportare care ar putea fi luat în calcul este o adresă de e-mail special dedicată sesizărilor, prin intermediul căreia angajații ar avea posibilitatea de a-și transmite plângerile printr-un cont de email temporar sau anonim. 

Deși această posibilitate de depunere a plângerilor sub anonimat reprezintă o garanție procedurală menită să încurajeze raportarea, facilitând sesizarea cazurilor de hărțuire fără teama de represalii, implementarea sa ridică atât provocări tehnice, cât și dificultăți în ceea ce privește gestionarea propriu-zisă a acestor plângeri. În funcție de circumstanțele prezentate în cuprinsul sesizării, se pot ivi situații în care identitatea reclamantului poate fi dedusă, chiar dacă acesta nu și-a asumat-o în mod expres. Totodată, caracterul anonim al plângerii poate îngreuna investigarea cazului, întrucât lipsa unor detalii esențiale referitoare la persoana afectată sau la contextul incidentului poate limita capacitatea angajatorului de a verifica faptele și de a adopta măsurile de protecție si de suport celor care reclamă astfel de situații de hărțuire.

Cristina Mihai: Din practica noastră în materie de hărțuire, adoptarea Metodologiei privind prevenirea şi combaterea hărţuirii pe criteriul de sex, precum şi a hărţuirii morale la locul de muncă a fost, într-adevăr, susceptibilă de a genera dificultăți în procesul său de implementare, în principal din cauza lipsei de corelare cu procedura disciplinară reglementată în cuprinsul Codului muncii și a termenelor legale prevăzute în acest sens în cuprinsul celor două acte normative în discuție (referindu-ne aici, de pildă, la termenul de 7 zile lucrătoare de la momentul primirii plângerii în vederea întocmirii raportului de caz, a termenului de 45 de zile lucrătoare de la data la care a fost depusă plângerea/sesizarea pentru redactarea raportului final al anchetei, respectiv, termenul de 30 de zile calendaristice prevăzut de Codul muncii pentru aplicarea unei eventuale sancțiuni disciplinare, calculat de la data înregistrării raportului final care conține propunerile membrilor comisiei disciplinare). În practică, această situație a determinat angajatorii să își asume responsabilitatea de a contura un parcurs procedural coerent, care să asigure atât respectarea cerințelor specifice fiecărei proceduri, cât și o aplicare eficientă a normelor în vigoare.

Lipsa unor prevederi clare privind interdependența celor două proceduri poate crea, după cum am spus, dificultăți în practică, în special în ceea ce privește stabilirea atribuțiilor fiecărei structuri/persoane implicate și asigurarea unui parcurs procedural clar atât pentru persoana care sesizează hărțuirea, cât și pentru persoana vizată de acuzații. În acest context, considerăm oportună clarificarea raportului dintre cele două proceduri, prin care să se ofere angajatorilor un cadru mai predictibil pentru gestionarea acestor situații.

Separat, în ceea ce privește noul set de proiecte legislative apărut în dezbatere publică în contextul ratificării prin Legea nr. 69/2024 a Convenției nr. 190/2019 privind eliminarea violenței și a hărțuirii în lumea muncii adoptate de Organizația Internațională a Muncii, considerăm că noutățile de ordin legislativ (care vizează Codul muncii, Legea nr. 319/3006 a securității și sănătății în muncă, respectiv Legea nr. 108/1999 pentru înființarea și organizarea Inspecției Muncii) preconizate a intra în vigoare în cursul anului curent contribuie, cu certitudine, la consolidarea cadrului juridic în materia hărțuirii. 

Astfel, pentru a evidenția principalele elemente de noutate cuprinse în pachetul de proiecte de lege lansat în dezbatere publică de Ministerul Muncii la data de 3 februarie – aceeași dată la care au intrat în vigoare amendamentele legislative aduse Metodologiei privind prevenirea și combaterea hărțuirii pe criteriul de sex, precum și a hărțuirii morale la locul de muncă, remarcăm că, prin proiectul de lege privind modificarea Codului muncii, se reglementează expres faptul că sub incidența faptelor de violență și hărțuire la locul de muncă vor intra și cele care nu se petrec strict în perimetrul „obișnuit” al locului de muncă, astfel cum acesta este menționat în cuprinsul contractului individual de muncă, ci și, de pildă, faptele care au loc în timpul deplasărilor în interes de serviciu, instruirii, formării, evenimentelor sau activităților sociale în legătură cu munca ori prin intermediul comunicărilor legate de muncă, inclusiv cele efectuate prin tehnologia informației și comunicațiilor.

Totodată, în scopul alinierii cu principiile generale de prevenire în materie de sănătate și securitate în muncă, se propune ca angajatorii să aibă obligația de a întreprinde măsurile necesare pentru protejarea securității și sănătății salariaților, inclusiv prin activitățile de prevenire a riscurilor psihosociale asociate violenței și hărțuirii la locul de muncă. În plus, tot ca element de noutate, companiile vor avea obligația de a desemna cel puțin un angajat căruia să îi repartizeze, prin fișa postului, și atribuții specifice în domeniul prevenirii hărțuirii/violenței la locul de muncă. 

Important de menționat este și faptul că prin proiectele de lege sus-menționate se urmărește și instituirea de amenzi pornind de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru neluarea de către angajator a măsurilor necesare în vederea asigurării protecției victimelor violenței și hărțuirii și persoanelor care reclamă fapte de hărțuire sau violență. În plus, amenzi încadrate în aceleași limite sunt prevăzute pentru neacordarea de către companii a unor zile libere (astfel stabilite în cuprinsul regulamentului intern/contractului colectiv de muncă) salariaților victime ale hărțuirii și violenței în domeniul raporturilor de muncă, în cazul în care, în mod cumulativ, (a) modificarea locului sau felului muncii acestora nu se poate realiza în baza cererilor formulate de aceștia, (b) există un pericol iminent și grav pentru viața, sănătatea sau siguranța salariaților din cauza violenței și hărțuirii și, totodată, (c) nu este posibilă prestarea muncii în regim de telemuncă. 

Cu toate acestea, pentru ca aceste măsuri să aibă un impact real, suntem de părere că nu este suficientă doar existența unui cadru normativ bine structurat, ci este necesară și o aplicare consecventă, susținută de mecanisme eficiente de control și sancționare. Totodată, prevenirea și combaterea hărțuirii la locul de muncă nu ar trebui să se limiteze la o simplă conformare formală cu cerințele legale, ci trebuie integrate în cultura organizațională a companiilor prin politici interne clare și sesiuni de instruire periodică, astfel încât să nu rămână doar un obiectiv teoretic.