Transparență în cadrul relațiilor de muncă prin noul sistem informatic de evidență a salariaților. Care sunt noutățile

Atât actualul, cât și viitorul cadru normativ care reglementează modul în care contractele individuale de muncă asigură garanțiile privind executarea corespunzătoare subliniază importanța acestor relații și evidențiază transparența. Anterior înființării registrului electronic de evidență a salariaților, contractele individuale de muncă se încheiau în trei exemplare, unul fiind păstrat de Inspecția Muncii, fiind asigurată în acest fel garanția conformității înregistrărilor. Cu alte cuvinte, respectivele contracte treceau prin „filtrul” unui inspector de muncă, fiind astfel verificate cel puțin clauzele esențiale ale contractului individual de muncă, iar, ulterior, acest filtru s-a transformat în unul digital (sau așa putem presupune).

Deși Revisal, conform HG nr. 905/2017, este „oglinda” contractului individual de muncă, iar toate informațiile, în special cele esențiale, sunt înregistrate în mod corespunzător, în acest moment lipsesc din platformă o serie de elemente - lipsește însă și accesul salariatului la Revisal.

Proiectul de HG privind Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE) a fost pus vineri în dezbatere la Ministerul Muncii și stabilește, printre altele, că mai multe autorități/instituții vor avea acces la baza de date pentru a efectua verificări proprii în privința respectării dispozițiilor legale și pentru a identifica mai rapid situațiile neconforme. Totodată, noul registru va avea și o interfață pentru angajați.

Spre deosebire de ce se transmite în prezent în Revisal, în noua platformă informatică vor fi transmise noi date. Iată o scurtă trecere în revistă a celor mai importante aspecte aspecte ce vizează datele din noul Reges:

• Gradul, tipul de handicap și durata acestuia în cazul persoanelor cu dizabilități

O astfel de informație este esențială în cazul acestor salariați, atât pentru protecția lor și a asigurării respectării drepturilor recunoscute de lege, cât și pentru a fi identificate/sesizate mai rapid situațiile în care angajatorii nu și-au respectat obligațiile privind declararea locurilor de muncă vacante și/sau nu au respectat celelalte dispozițiile legale care vizează drepturilor acestor persoane.

• Locul de muncă fix sau mobil

Este, într-adevăr, o informație suplimentară care va fi înregistrată în Reges-Online, însă o simplă precizare că locul de muncă va fi unul fix sau este vorba despre un lucrător mobil nu va asigura o garanție completă pentru lucrător, ci va putea preveni cel mult modificarea nelegală a acestui aspect din CIM și va asigura fie acordarea indemnizației de delegare, fie plata acelor prestații suplimentare în bani și/sau în natură specifice clauzei de mobilitate, dacă acestea au fost și negociate și înscrise în mod corespunzător în contract.

Locul muncii, așa cum prevede explicit art. 41 alin. (3) lit. b) din Cod, este o clauză esențială a contractului individual de muncă, acest aspect fiind evidențiat și de lit. E  din modelul-cadru CIM, fiind necesară completarea secției/serviciului/biroului/atelierului/compartimentului atunci când este unul fix sau detaliile privind desfășurarea  activității pe teren/la sediul clienților/arie geografică în cazul lucrătorilor mobili.

Astfel, chiar dacă garanția nu este una completă, noua platformă va asigura o garanție suplimentară cel puțin pentru lucrătorii mobili, inclusiv în privința respectării modului în care este ținută evidența timpului de muncă, fiind necesară atât includerea prestațiilor suplimentare în contract, cât și precizarea modului în care această evidență va fi ținută, potrivit art. 119 alin (2) din Codul muncii.

În același timp putem observa că nu vor fi prevenite situațiile în care, pentru salariații care au loc de muncă fix, angajatorul va omite precizările privind completarea secției/serviciului/biroului/atelierului/compartimentului în cadrul contractului individual, acestea putând fi sesizate numai în cazul unui control direct al acestor contracte.

• Durata timpului de muncă și repartizarea acestuia

Există o astfel de rubrică și în cadrul actualului sistem informatic, însă HG 905/2017 se referă exclusiv la obligația angajatorului de a introduce repartizarea timpului de muncă numai pentru contractele de muncă cu timp parțial, fiind omise cele cu normă întreagă, în timp ce Codul muncii și actualul model-cadru CIM impun înscrierea corespunzătoare, după informarea prealabilă și negocierea părților, în contract.

Practic, proiectul de HG nu numai că preia dispozițiile Codului și ale Ordinului ministrului muncii 2171/2022, ci va asigura și un nivel mai ridicat de transparență și va elimina o mai veche situație neconformă cu privire la modificarea programului de muncă, fiind în același timp evidențiată importanța predictibilității relației de muncă și a echilibrului între viața profesională și cea personală a lucrătorilor.

• Salariul și elementele sale constitutive

În privința salariului nu observăm modificări, fiind precizate aceleași elemente constitutive, inclusiv faptul că este obligatorie preluarea și înscrierea celor prevăzute de contractele colective de muncă (CCM).

Altfel spus, sunt păstrate și reconfirmate regulile impuse de Codul muncii în această privință, respectiv actualizarea CIM-urilor ori de câte ori acestea se află sub nivelul minim prevăzut de lege sau de „legea părților” (CCM), potrivit art. 11, cu aplicarea corespunzătoare a art. 17 alin. (5) din Cod.

Mai concret, chiar dacă modificările impuse de lege sau cele care rezultă din negocierea contractului colectiv de muncă nu presupun încheierea unui act adițional, contractele individuale de muncă vor fi actualizate corespunzător, lucrătorii vor fi primi un document în acest sens și modificările vor fi înregistrate în sistemul informatic.

• În privința transferului a fost eliminată precizarea Legii 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, nefiind amintit nici Codul administrativ, ceea ce confirmă faptul că în privința funcționarilor publici Inspecția Muncii nu va avea evidența raporturilor de serviciu.
  
  
• Se introduce obligația înregistrării în sistemul informatic a situațiilor de suspendare a contractelor de muncă în cazul concediilor medicale, termenul fiind de cel mult trei zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului.

Aparent este o modificare ce va crește volumul de muncă al serviciilor de resurse umane, însă dincolo de această posibilă nemulțumire, măsura este utilă pe termen mediu și lung, fiind posibilă și o analiză și o evidență mai bună numărului de concedii medicale la nivelul Inspecției Muncii.

Acest aspect poate fi luat în considerare și în privința modului în care se asigură supravegherea sănătății lucrătorilor potrivit HG 355/2007, dar va însemna și o conformare mai bună a lucrătorilor privind transmiterea certificatului către angajator (plătitor).

Chiar dacă vorbim despre o obligație a angajatorului de a înregistra certificatele medicale în Reges-Online, termenul de trei zile lucrătoare începe să curgă din momentul în care lucrătorul transmite/înregistrează acest certificat.

Deși, potrivit art. 36 alin (2) din Normele de aplicare a OUG 158/2005, se prevede un termen-limită pentru lucrători pentru a prezenta angajatorului certificatul medical, respectiv până cel mai târziu la data de 5 a lunii următoare celei pentru care a fost acordat concediul, nu ne putem aștepta ca toți lucrătorii să cunoască această dispoziție, iar angajatorii ar trebui să o includă în regulamentul intern sau chiar să includă astfel de clauze în contractele colective de muncă.

În același timp, așteptarea firească este ca lucrătorii să primească această informație și din partea medicilor care le-au eliberat aceste certificate.

• Angajatorii la care s-a dispus detașarea (cei care au preluat temporar lucrători prin detașare de la alți angajatori) vor avea noi obligații în cazul în care apar modificări ale contractelor pe durata detașării în privința locului muncii (fix sau mobil), a timpului de muncă și/sau repartizării acestuia și a salariului.

Practic, potrivit proiectului, noul sistem informatic va permite angajatorului care a preluat prin detașare accesul la aceste date și va actualiza aceste date în cazul în care pe durata detașării apar modificări.

Acest aspect nu schimbă principiile care stau la baza modificării contractelor individuale de muncă, fiind aplicabile aceleași reguli, respectiv fie încheierea unui act adițional, dacă este necesar acordul părților, fie emiterea unei decizii privind actualizarea potrivit legii sau a contractului colectiv de muncă, după caz.

• În cazul în care angajatorul și lucrătorul au avut posibilitatea și au optat pentru utilizarea semnăturii electronice la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului de muncă, dosarul personal al salariatului va fi întocmit în format electronic.

Astfel, pe lângă dispozițiile Codului muncii și ale Ordinului 2171/2022 care impun o serie de condiții privind utilizarea semnăturii electronice în cadrul relațiilor de muncă, respectiv introducerea în regulamentul intern a procedurilor specifice și precizarea acestui aspect în contractele individuale de muncă, proiectul de act normativ care va reglementa Reges-Online se referă și la dosarul personal.

În aceste situații vor fi respectate atât dispozițiile privind semnătura electronică, Legea 214/2024 (inițial Legea 455/2001), cât și cele privind arhivarea documentelor în formă electronică.

• Implementarea unor sancțiuni mai severe, deși este menționată în Nota de fundamentare a proiectului, nu este una evidentă, fiind într-adevăr precizat faptul că neînregistrarea angajatorilor în noul sistem informativ în cel mult șase luni de la data intrării în vigoare a actului normativ va sancționată cu amendă de la 15.000 de lei la 20.000 de lei.
  
  
• Angajatorii care vor contracta servicii de completare și transmitere a Registrului nu vor mai notifica inspectoratul teritorial de muncă, ci vor înscrie în Reges-Online datele de identificare ale prestatorului – CUI/CIF, denumire prestator, sediul social, numele și prenumele reprezentantului legal în cazul persoanei juridice, data încheierii contractului de prestări servicii, data de început a prestării de servicii, durata contractului de prestări servicii și data încetării contractului de prestări servicii, termenul fiind tot cel mult trei zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv, încetării contractului de prestări servicii.

În același timp, nerespectarea obligației de a completa informațiile lipsă din Registru, în cel mult șase luni de la data intrării în vigoare a actului normativ, va fi sancționată cu amendă de la 5.000 de lei la 10.000 de lei.

Printre alte precizări pe care le regăsim în Nota de fundamentare a proiectului de HG pus vineri în dezbatere putem identifica scopul, respectiv transparența în relația angajator-salariat printr-un sistem accesibil tuturor părților implicate, respectarea dreptului la muncă și la informare corectă printr-o evidență clară și actualizată a contractelor, reducerea inechităților și abuzurilor, dar și accesul lucrătorilor la datele pe care angajatorul lor le-a înscris în sistemul informatic.

Putem considera că acest ultim aspect este foarte important, pentru că astfel pot fi comparate datele existente în contractul individual de muncă cu cele transmise în sistemul electronic și pot fi astfel sesizate atât erorile, cât și situațiile în care contractele de muncă sunt modificate unilateral și nelegal.

Angajatorii care deja au respectat atât dispozițiile legale și au înscris în contractele de muncă toate informațiile prevăzute de art. 17 alin (3) din Cod, au actualizat contractele individuale de muncă potrivit modelului-cadru CIM din 2022 vor avea de urmat pașii privind înregistrarea în noul sistem informatic și, eventual, de introdus noile elemente.

Termenul de șase luni este unul rezonabil, însă luând în calcul o dimensionare potrivită a serviciului de resurse umane în funcție de numărul total al lucrătorilor.

În cazul angajatorilor care nu au încă actualizate și/sau completate corespunzător contractele individuale de muncă, volumul de muncă este unul ceva mai ridicat, fiind necesară în primul rând actualizarea contractelor individuale de muncă și, ulterior, înscrierea acestor date în sistemul informatic.

În concluzie, implementarea noului sistem informatic de evidență a salariaților va aduce un nivel mai ridicat de transparență și va asigura respectarea drepturilor lucrătorilor într-un mod mai eficient și mai clar.