Procedura de acces în Reges-Online a fost pusă în dezbatere, însă nu aduce noutăți semnificative. Multe dintre întrebările practicii, fără răspuns

• Proiectul de ordin privind procedura Reges-Online nu aduce clarificări semnificative pentru angajatori, conținând în mare parte informații deja cunoscute din HG 295/2025 sau de pe site-ul platformei.
• Sucursalele și unitățile fără personalitate juridică pot gestiona propriul registru doar dacă îndeplinesc cumulativ două condiții: au delegare pentru gestionarea contractelor și expres pentru completarea Reges.
• Reiese în mod clar că prestatorii de servicii pentru completarea Reges trebuie să aibă cel puțin un salariat, ceea ce exclude persoanele care lucrează independent, fără o justificare clară a acestei restricții.
• Autorizarea accesului în Reges diferă în funcție de tipul angajatorului: automată pentru cei înregistrați la ONRC, iar pentru ceilalți prin depunere de documente la ITM sau digital cu semnătură electronică.

Proiectul de ordin pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE a fost pus joi în dezbatere la Ministerul Muncii. În mare însă, proiectul cuprinde cam același informații pe care angajatorii le aveau deja la dispoziție fie în cuprinsul HG 295/2025, fie pe site-ul Reges-Online, în secțiunile de informații utile privind accesarea platformei.

1. Angajatorii cărora le revine obligația utilizării Reges-Online:

• persoane fizice sau juridice de drept privat;

• instituții și autorități publice sau alte entități juridice care angajează personal;

• misiuni diplomatice și oficii consulare, reprezentanțe ale organizațiilor internaționale acreditate în România, institute culturale, reprezentanțe comerciale și economice ale altor state, pentru personal local, inclusiv pentru străinul cu drept de muncă.

Totodată, proiectul de ordin reia ideea prezentată deja de inspectorate conform căreia noii angajatori sau cei care nu au înființat și transmis Revisal la data de 31 martie 2025 vor utiliza exclusiv Reges-Online, adică se vor înregistra direct în noul registru. 

2. Condiții speciale pentru unități fără personalitate juridică:

Unitățile fără personalitate juridică, precum sucursalele, agențiile sau reprezentanțele, au obligația gestionării propriului registru dacă:

• au delegare de competență pentru încheierea și gestionarea contractelor de muncă și

• au delegare de competență explicită pentru completarea și transmiterea datelor în Reges.

Condițiile nu sunt alternative, ci cumulative. Cei care nu îndeplinesc aceste condiții trebuie să obțină actul de delegare până la trecerea la noul Reges.

3. Modalitatea de completare și transmitere a datelor - prin salariați proprii sau prin prestator:

• angajatorii pot desemna unul sau mai mulți salariați, prin decizie scrisă, pentru completarea datelor sau

• pot externaliza această obligație către prestatori specializați, contractând servicii externe (cu respectarea GDPR, având în vedere calitatea de persoană împuternicită a prestatorului față de angajator, care e operatorul de date).

Una dintre problemele subliniate deja în spațiul public e pretinsa condiție ca prestatorul de servicii externe să aibă cel puțin un salariat - condiția este clar prezentată acum și în cuprinsul proiectului de ordin, având în vedere formularea de mai jos:

„Prestatorii contractați de către angajatori desemnează prin decizie scrisă salariați proprii pentru completarea și transmiterea datelor în Registru”. Prevederea pare să-i excludă, practic, de la prestarea acestor servicii de acum înainte, fără un motiv anume, pe cei care lucrează independent și nu au niciun salariat. 

Angajatorii care externalizează acest serviciu trebuie să transmită obligatoriu informațiile privind contractul de prestări servicii în termen de trei zile lucrătoare de la încheierea sau încetarea acestuia, incluzând datele de identificare ale prestatorului și durata contractului.

Dincolo de contractul de prestări servicii, angajatorul care a dobândit acces în Reges trebuie să procedeze la delegarea tehnică, în sistem, a prestatorului. Proiectul nu aduce însă nicio lămurire suplimentară pentru angajatori dincolo de ceea ce știam până acum. De pildă, nu explică faptul că prestatorii trebuie să aibă propriile conturi în Reges și că nu le pot folosi pe ale angajatorilor și nici nu prezintă detaliile tehnice ale delegării.

4. Autorizarea accesului pentru angajatori:

• reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la ONRC primesc automat autorizare;

• reprezentanții unităților fără personalitate juridică sau ai celor neînregistrați la ONRC, precum și împuterniciții, trebuie să depună documente specifice la inspectoratul teritorial sau să le încarce digital semnate electronic.

Aici, proiectul de ordin reia informațiile puse deja la dispoziție pe site-ul Reges-Online cu privire la modalitatea autorizării accesului (practic, așa cum explicam săptămâna trecută, orice utilizator Reges-Online își poate face foarte simplu un cont, însă e nevoie de autorizarea accesului, în sensul de verificare a identității și implicit dreptului solicitantului de a accesa registrul). 

5. Odată accesat Reges-Online, angajatorii sunt obligați să-l utilizeze:

Angajatorii au obligația de a se înregistra în noul sistem informatic într-un termen clar definit, respectiv maximum 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr. 295/2025 - asta înseamnă până pe 30 septembrie. 

Tot în acest interval de 6 luni, angajatorii trebuie să completeze și să transmită în noul sistem Reges-Online toate datele referitoare la contractele individuale de muncă active la momentul în care accesează prima dată Registrul nou. Aceste date sunt cele care nu se regăsesc deja în sistemul informatic anterior (Revisal) și care sunt prevăzute obligatoriu în noua soluție tehnică - tocmai de aceea e recomandat să nu așteptăm până în ultima luna înainte de expirarea termenului.

• Angajatorii care anterior utilizau sistemul Revisal pot continua să transmită date prin fișiere RVS până la data înregistrării efective în Reges-Online, însă fără să depășească termenul maxim de 30 septembrie

• După expirarea acestui termen, toate operațiunile vor fi realizate exclusiv prin Reges-Online.

• La momentul intrării în vigoare a ordinului privind procedura Reges-Online, se sistează eliberarea numelor de utilizator și a parolelor pentru aplicația Revisal, precum și serviciile de recuperare a informațiilor pentru refacerea bazei de date Revisal. 

Indiferent de modul de transmitere a datelor de către angajatori (fie prin sistemul anterior până la termenul limită, fie prin noul sistem), salariații vor putea în continuare să își obțină extrasele individuale prin intermediul Reges-Online, după înrolare.

În fine, proiectul de ordin lasă în continuare fără răspuns multe dintre întrebările adresate deja în practică și reprezintă, cu siguranță, mult mai puțin decât ceea ce se așteptau angajatorii și prestatorii de servicii să primească de la acest ordin. 

Atenție! Proiectul de ordin  NU se aplică momentan. Acesta trebuie publicat în Monitorul Oficial pentru a produce efecte.