Procedura de utilizare a Reges-Online, între actualizări necesare și rezistență la schimbare

Documentul publicat de minister nu reprezintă o revoluție a sistemului, ci mai degrabă „o actualizare” necesară a procedurii existente, iar scopurile principale ale acestei actualizări sunt multiple:

• Integrarea modificărilor legislative: procedura detaliază modul de introducere a noilor categorii de date solicitate prin acte normative recente, cum ar fi informațiile referitoare la gradul de handicap sau invaliditate, locul muncii, repartizarea programului de lucru și toate elementele constitutive ale salariului, conform HG 295/2025. Dacă ne raportăm la locul muncii, la repartizarea programului de lucru și la toate elementele constitutive ale salariului, atunci putem spune că acestea ar fi trebuit să se regăsească în contracte încă din 2022.
• Eliminarea erorilor: Revizuirea vizează corectarea unor probleme și erori semnalate în funcționarea versiunilor anterioare ale sistemului informatic, contribuind la creșterea acurateței datelor, fiind în același timp și o bună ocazie pentru revizuirea dosarelor personale ale lucrătorilor.
• Clarificarea pașilor: Angajatorii și operatorii vor regăsi instrucțiuni actualizate, cu posibile modificări ale unor pași procedurali pentru înregistrarea contractelor, modificărilor sau încetărilor.

Rezistența la schimbare

Este firesc ca orice modificare legislativă cu impact administrativ, precum actualizările aduse REGES-ONLINE prin HG 295/2025, să genereze discuții și chiar critici în rândul profesioniștilor și al angajatorilor, vizând oportunitatea, implementarea sau potențialele dificultăți practice. 

Cu toate acestea, este esențial de reafirmat un principiu fundamental: respectarea legislației în vigoare, odată adoptată și publicată în Monitorul Oficial, nu este opțională, ci obligatorie pentru toți cei cărora li se adresează.

Mai mult, înregistrarea corectă și completă a datelor solicitate, inclusiv a celor referitoare la situații specifice precum gradul de handicap/invaliditate, locul muncii, repartizarea programului de lucru și toate elementele constitutive ale salariului se aliniază principiului transparenței, care ar trebui să guverneze relațiile de muncă moderne. 

O evidență clară și conformă permite atât autorităților să monitorizeze corect piața muncii, cât și părților implicate (angajatori și, indirect, angajați) să beneficieze de un cadru legal predictibil. 

Dincolo de eventualele aspecte discutabile sau de efortul administrativ suplimentar, nu trebuie pierdut din vedere scopul principal al acestor reglementări – acela de a crea instrumentele necesare pentru politici publice informate și pentru aplicarea eficientă a legilor menite să protejeze și să integreze categorii vulnerabile, cum este cazul obligațiilor ce decurg din Legea 448/2006 privind protecția persoanelor cu handicap.

Modificări operaționale și date noi

Angajatorii și specialiștii HR trebuie să se familiarizeze cu noua procedură, deoarece aceasta poate implica pași operaționali diferiți față de practica anterioară. De asemenea, se confirmă necesitatea completării noilor câmpuri de date introduse în registru, exemplul cel mai recent fiind cel al informațiilor detaliate despre situația persoanelor cu dizabilități/invaliditate angajate, locul muncii, repartizarea programului de lucru și toate elementele constitutive ale salariului.

Accent pe responsabilizarea operatorilor (în special serviciile externe)

Un aspect important subliniat de noua procedură este responsabilizarea crescută a persoanelor care operează efectiv în REGES-ONLINE. 

Documentul pune un accent particular pe serviciile externe (firme de contabilitate, consultanță HR etc.) care gestionează registrul pentru clienții lor, iar această mențiune sugerează o posibilă înăsprire a controalelor privind corectitudinea datelor transmise de terți și necesitatea ca aceștia să acționeze cu maximă diligență și profesionalism.

Termene clare pentru conformare și operare

Deși termenele generale de transmitere a modificărilor în registru rămân, în mare parte, cele stabilite de HG 905/2017, noua procedură aduce în atenție (sau reconfirmă) termene specifice cruciale:

1. Termen de tranziție/completare date: Angajatorii au la dispoziție un termen de 6 luni de la data adoptării HG 295/2025 pentru a se asigura că sunt înregistrați corespunzător în noul sistem și, mai ales, pentru a completa datele nou introduse pentru toți angajații activi, iar nerespectarea acestui termen poate atrage sancțiuni.
2. Termen pentru certificatele medicale: Procedura stabilește un termen strict de 3 zile pentru înregistrarea informațiilor din certificatele de concediu medical, calculat din momentul în care angajatorul primește efectiv certificatul de la angajat. Acest lucru impune o procesare internă rapidă a documentelor medicale, dar și actualizarea politicilor interne (regulament intern) pentru informa corespunzător și lucrătorii.

Actualizarea procedurii REGES-ONLINE este un pas important spre modernizarea și eficientizarea evidenței salariaților, angajatorii și furnizorii de servicii specializate fiind obligați să studieze cu atenție noul document procedural publicat de Ministerul Muncii, să se adapteze noilor cerințe de date și pași operaționali și să respecte cu strictețe termenele stabilite, în special cel de șase luni pentru înregistrarea în sistem și completarea noilor câmpuri de date și cel de 3 zile pentru certificatele medicale. 

O abordare proactivă și responsabilă va asigura conformitatea legală și va contribui la acuratețea și relevanța datelor din registrul național.