Înregistrarea în Reges-Online a gradului de handicap/invaliditate și a duratei certificatului de încadrare în grad și tip de handicap devine obligatorie – ce trebuie să știe angajatorii

• Angajatorii trebuie să înregistreze în Reges-Online gradul de handicap/invaliditate al angajaților, inclusiv numărul certificatului și perioada de valabilitate, pentru toate contractele active.
• Nu este necesară încărcarea certificatelor de handicap/invaliditate în platformă, angajatorii trebuind doar să completeze datele specifice și să păstreze documentele în dosarul angajatului.
• Scopul principal al acestei noi obligații este facilitarea controlului respectării cotei de 4% angajați cu handicap în companiile cu peste 50 de salariați, conform Legii 448/2006.
• Datele centralizate vor permite autorităților o monitorizare statistică riguroasă privind încadrarea în muncă a persoanelor cu dizabilități, esențială pentru politicile de incluziune.

Concret, HG 295/2025 înlocuiește și va abroga în final HG 905/2017 pe 30 septembrie, schimbând soluția tehnică utilizată în acest moment și introducând noi câmpuri în Registru care trebuie completate de angajatori pentru fiecare salariat în parte, acolo unde este cazul. 

Aceste câmpuri vizează înregistrarea unor date specifice preluate din certificatele oficiale, cum ar fi:

• Tipul și gradul de handicap (ușor, mediu, accentuat, grav)
• Tipul și gradul de invaliditate (I, II, III)
• Numărul certificatului
• Data de început și de sfârșit a valabilității certificatului

Este important de menționat că obligația vizează toți angajații, impunând angajatorilor un proces de actualizare a datelor și pentru contractele de muncă active, nu doar pentru cele nou încheiate.

Una dintre primele întrebări practice este dacă, pe lângă completarea noilor câmpuri, angajatorii trebuie să și încarce o copie electronică a certificatului de handicap/invaliditate direct în platforma REVISAL.

Răspunsul, bazat pe versiunea actuală aflată în testare a Reges-Online și pe normele de protecție a datelor, este NU, cu următoarele precizări:

• Reges-Online = bază de date, nu arhivă de documente. Registrul a fost conceput pentru a colecta date structurate, nu pentru a stoca documente justificative. Angajatorul are obligația legală de a păstra aceste documente (certificatele) în dosarul personal al salariatului (fizic sau electronic securizat) și de a le prezenta la controlul ITM, dar încărcarea lor în platforma centralizată nu este prevăzută de actul normativ și nici nu există această opțiune în sistemul informatic aflat momentan în varianta de testare.
• Sensibilitatea datelor (GDPR). Informațiile despre starea de sănătate, inclusiv gradul de handicap sau invaliditate, sunt considerate date cu caracter personal, aflate sub incidența GDPR. Încărcarea directă a acestor documente sensibile într-o bază de date națională ar ridica, probabil, riscuri semnificative de securitate și confidențialitate și ar necesita o justificare legală extrem de solidă privind necesitatea și proporționalitatea, alături de măsuri tehnice complexe. Constatăm că legiuitorul se limitează la colectarea datelor esențiale, nu a documentelor în sine.

În lipsa unei prevederi exprese în HG 295/2025 sau în cadrul Ordinului prin care vor fi aprobate elementele de funcționalitate tehnică a Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registru (pe care încă îl așteaptă angajatorii!) care să impună încărcarea documentului, obligația angajatorului se rezumă la înregistrarea corectă și la zi a datelor din certificat în noile câmpuri REVISAL și la păstrarea documentului doveditor în dosarul angajatului.

Introducerea obligativității înregistrării acestor date în Reges-Online servește, probabil, mai multor scopuri strategice și operaționale:

• Monitorizare Statistică Riguroasă: colectarea centralizată permite autorităților (Ministerul Muncii, ANPDCA, etc.) să obțină date statistice precise și actualizate la nivel național despre încadrarea în muncă a persoanelor cu dizabilități/invaliditate. Aceste date sunt esențiale pentru elaborarea și evaluarea politicilor publice de incluziune și pentru raportările către UE.
• Facilitarea controlului și aplicarea Legii 448/2006: acesta este, probabil, motivul principal și cel mai pragmatic. Legea nr. 448/2006 obligă unitățile cu cel puțin 50 de angajați să aibă minimum 4% angajați din rândul persoanelor cu handicap sau să opteze pentru alternativele legale. Având datele direct în Reges-Online, Inspecția Muncii poate verifica mult mai eficient și sistematic respectarea acestei cote obligatorii, prin simple interogări în baza de date, reducând necesitatea controalelor fizice extensive doar pentru acest scop.
• Potențiale beneficii secundare: pe termen lung, datele ar putea fi utilizate pentru a identifica bariere în calea angajării persoanelor cu dizabilități sau pentru a facilita, teoretic, accesul la anumite programe de sprijin (deși Reges-Online nu este principalul instrument pentru asta).

Implicații Practice pentru Angajatori

Noua obligație impune angajatorilor câteva acțiuni concrete:

1. Colectarea/actualizarea datelor: Identificarea angajaților care dețin certificate de handicap/invaliditate și colectarea datelor necesare (cu respectarea GDPR – informare, temei legal etc.).
2. Înregistrarea în Reges-Online: Completarea noilor câmpuri în platforma Reges-Online pentru toți angajații vizați, în termenul prevăzute de actul normativ.
3. Păstrarea documentelor: Angajatorii se vor asigura că documentele doveditoare (certificatele) sunt păstrate corespunzător în dosarele personale ale salariaților vizați.
4. Pregătirea pentru controale: Conștientizarea faptului că ITM va putea verifica mai ușor respectarea cotei de 4%.

Introducerea obligației de a înregistra gradului de handicap/invaliditate în Reges-Online, deși poate părea o sarcină administrativă suplimentară, are scopuri clare legate de monitorizarea statistică și, mai ales, de asigurarea respectării legislației privind incluziunea persoanelor cu dizabilități pe piața muncii (Legea 448/2006). 

Pentru angajatori, este esențială înțelegerea corectă a obligației (înregistrarea datelor, nu încărcarea documentelor) și implementarea ei la timp, cu respectarea normelor de protecție a datelor cu caracter personal, pentru a evita eventuale sancțiuni și pentru a contribui la o imagine mai clară asupra ocupării în rândul acestei categorii de angajați.