Firmele pot utiliza o procedura interna pentru a asigura elementele specifice ale unei facturi electronice

Facturile electronice au trei elemente specifice care trebuie garantate, a declarat Anca Grigore, consultant fiscal in cadrul casei de avocatura Dobrinescu Dobrev, intr-un articol mai vechi publicat de AvocatNet.ro. Aceste elemente sunt:

• Autenticitatea originii – respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
• Integritatea continutului – respectiv faptul ca elementele obligatorii din continutul facturii nu au suferit modificari din momentul in care factura a plecat de la furnizor si pana la expirarea celor 10 ani in care trebuie pastrata factura;
• Lizibilitatea facturii – respectiv formatul facturii asigura citirea acesteia de catre om; astfel, in cazul in care avem o factura criptata, exista si o cheie de decriptare pe toata perioada in care trebuie pastrata factura.

Potrivit Normelor de aplicare a Codului fiscal, asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice reprezinta o obligatie atat a furnizorului/prestatorului, cat si a beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de urmatoarele tehnologii:

• o semnatura avansata electronica,
• un schimb electronic de date.

Totodata, autenticitatea originii si integritatea continutului pot fi garantate si prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit intre factura si livrare/prestare.

In legislatia in vigoare se mentioneaza ca prin control de gestiune se intelege procesul prin care persoana impozabila garanteaza in mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea continutului facturii si lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare.

"Controlul de gestiune trebuie sa corespunda volumului/tipului de activitate a persoanei impozabile, sa ia in considerare numarul si valoarea tranzactiilor, precum si numarul si tipul de furnizori/clienti si, dupa caz, orice alti factori relevanti. Un exemplu de control de gestiune este reprezentat de corelarea documentelor justificative", se arata in normele Codului fiscal.

De asemenea, pista fiabila de audit trebuie, conform normelor, sa ofere o legatura verificabila intre factura si livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Elementele cheie ale facturii electronice, asigurate printr-o procedura interna a emitentului

Mihaela Mitroi, Partner PricewaterhouseCoopers (PwC), a declarat recent in cadrul unei conferinte de profil, ca pentru asigurarea autenticitatiii originii si a integritatii continutului unei facturi electronice emitentul poate folosi o semnatura electronica sau poate sa utilizeze o procedura interna.

Mai exact, emitentul poate dezvolta o procedura interna prin care sa stabileasca cine si cum colecteaza informatiile referitoare la facturi, cine le introduce in baza de date, cine le transmite etc, a explicat Mihaela Mitroi.

Aceasta a adaugat ca factura electronica reprezinta o tendinta a viitorului, in conditiile in care organul fiscal va lua baza de date a contribuabilui si o va controla. Acest lucru vine in contextul in care Codul de procedura fiscala s-a modificat in sensul ca agentii ANAF pot verifica orice elemente care constituie probe, respectiv inregistrari audiovideo, date si informatii aflate in orice mediu de stocare si alte mijloace materiale de proba.

Pe langa aceste lucruri, pentru ca o factura sa fie considerata electronica, firma emitenta trebuie sa utilizeze un canal securizat de transmitere a acesteia, a precizat recent Cristina Cremer, account manager Transfond, in cadrul aceluiasi eveniment de profil.

Reprezentantul Transfond a adaugat ca avantajele facturii electronice sunt eliminarea etapelor consumatoare de timp si de bani si transferul facturii de la emitent la destinatar pe un canal securizant.

"Prin utilizarea facturii electronice, implementarea costurilor cu arhivarea si transmiterea pot fi reduse cu 50%, banii circula rapid, astfel ca destinatarul poate procesa repede plata si totodata sunt eliminate erorile de procesare", a continuat sursa citata.

Conform Cristinei Cremer, factura electronica presupune obtinerea acceptului destinatarului, insa chiar daca acesta nu este de acord sa primeasca factura in format electronic, asta nu-l impiedica pe emitent sa o arhiveze in format electronic, dar sa ii trimita destinatarului factura in format clasic.

Factura electronica vs. factura emisa prin mijloace electronice

Conform Normelor de alicare a Codului fiscal, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa ºi primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip "xml", "pdf".

Anca Grigore, consultant fiscal in cadrul casei de avocatura Dobrinescu Dobrev, a precizat, la o solicitare mai veche a noastra, ca facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate de asemenea facturi electronice. Totusi, trebuie facuta distinctia intre o factura electronica si o factura emisa prin mijloace electronice.

"Normele de aplicare ale Codului fiscal prevad ca facturile emise in format electronic, trimise si primite pe suport hartie NU sunt considerate facturi electronice. Astfel, o factura emisa in Word, Excel ori intr-un program integrat, de exemplu SAP sau Oracle, tiparita din sistem si trimisa in format fizic NU va fi o factura electronica", a atentionat Anca Grigore. 

Daca autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii nu pot fi garantate si mai mult, simpla conversie a unui document Word in Pdf nu va asigura nici autenticitatea, nici integritatea, atunci factura respectiva NU se va incadra in categoria facturilor electronice.

"Tehnologiile mentionate de art. 155 (25) din Codul fiscal, precum si de Normele metodologice, respectiv semnatura electronica avansata si schimbul electronic de date, desi sunt prezentate aparent doar cu titlu de exemplu, sunt in general singurele care pot asigura elementele prevazute de legislatia fiscala pentru factura electronica. Si trebuie sa avem in vedere ca aceste elemente despre care vorbim, autenticitate, integritate, lizibilitate trebuie probate intr-o perioada extinsa de timp, respectiv aproximativ 10 ani, cat trebuie pastrate facturile", a subliniat Anca Grigore.

Aceasta a adaugat ca simpla trimitere a unei facturi pe e-mail, NU face din respectiva factura in mod automat o factura electronica.

"Ar putea fi factura electronica daca sunt respectate cerintele despre care vorbeam mai devreme, altfel este doar o factura transmisa pe cale electronica, care ar putea fi considerata document original, atata vreme cat semnarea si stampilarea facturilor nu mai este obligatorie. Practica ne arata insa ca sunt autoritati fiscale care inca mai contesta dreptul de deducere al TVA de pe facturi care nu sunt semnate si stampilate", a adaugat consultantul fiscal de la casa de avocatura Dobrinescu Dobrev.

Important! Factura electronica trebuie sa cuprinda informatiile obligatorii prevazute in Codul fiscal. Puteti afla care sunt aceste informatii de AICI.