Ce registre contabile trebuie sa intocmeasca neaparat o firma?

Aceste registre sunt reglementate de Legea contabilitatii (82/1991) si de Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008, care aproba normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile.

1. Registrul-jurnal

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal. Printre jurnalele auxiliare care pot fi intocmite se numara: jurnalul privind operatiunile de casa si banca, jurnalul privind decontarile cu furnizorii sau situatia incasarii-achitarii facturilor.

Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda informatii despre:

• felul, numarul si data documentului justificativ;
• explicatii privind operatiunile efectuate, precum si conturile sintetice debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare respectivelor operatiuni.

Registrul-jurnal se intocmeste lunar prin inregistrarea cronologica a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii. Tot lunar se totalizeaza sumele debitoare si sumele creditoare.

Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registrul-jurnal totalul lunar al fiecaruia dintre jurnalele auxiliare.

2. Registrul-inventar

Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate. Elementele inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora la sfarsitul exercitiului financiar.

Registrul-inventar se intocmeste, pe baza inventarierii faptice, in mai multe situatii:

• la infiintarea unitatii;
• cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii;
• cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii;
• alte situatii prevazute de lege.

In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului. Documentul se intocmeste intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Acest registru se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Atentie! Registrul-inventar este un document foarte important, pe baza lui si a balantei de verificare de la 31 decembrie intocmindu-se bilantul care face parte din situatiile financiare anuale.

3. Cartea mare

Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat.

Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare, care cuprinde toate conturile sintetice si contine:

• simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente;
• rulajul debitor si creditor;
• soldul contului.

Registrul Cartea mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. De asemenea, documentul poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.

Atentie! Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Important! Atat Registrul-jurnal, cat si Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza in unitate timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de la constatare.

4. Registrul de casa

Registrul de casa (Cod 14-4-7A si Cod 14-4-7bA) serveste ca:

• document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative;
• document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
• document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

Acesta se intocmeste zilnic, in doua exemplare, de catre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de incasari si plati. Un exemplar este arhivat la casierie, iar al doilea exemplar, la compartimentul financiar-contabil pentru o perioada de 10 ani.

Din punct de vedere al informatiilor pe care le contine, registrul de casa trebuie sa cuprinda cel putin:

• denumirea unitatii;
• denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
• numarul curent;
• numarul actului de casa;
• explicatii;
• incasari;
• plati;
• report/sold ziua precedenta;
• semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil. Casierul semneaza pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate, iar persoana din compartimentul financiar-contabil semneaza pentru verificarea exactitatii datelor inscrise, pentru primirea exemplarului 2 al Registrului si a actelor justificative anexate.

5. Statul de salarii

Statul de salarii serveste atat ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor si al contributiilor si al altor sume datorat, cat si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste lunar (pe sectii, ateliere, servicii, etc.), intr-un exemplar sau in doua, dupa caz. La baza lui stau, printre altele, documentele care atesta timpul lucrat efectiv, listele de avans, de concedii de odihna sau certificatele medicale.

De asemenea, statele de salarii trebuie sa includa platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul, lichidarile, indemnizatiile de concediu, astfel incat sa ofere o imagine cuprinzatoare asupra intregii sume a salariilor calculate si a retinerilor legale din perioada de decontare respectiva.

Statul de salarii trebuie sa contina, in mod obligatoriu, cel putin informatii despre:

• denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;
• denumirea formularului; intocmit pentru luna, anul;
• numele si prenumele;
• venitul brut;
• contributia individuala de asigurari sociale;
• contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj;
• contributia pentru asigurari sociale de sanatate;
• cheltuieli profesionale;
• venitul net;
• deducere personala de baza;
• deduceri suplimentare;
• venitul baza de calcul;
• impozitul calculat si retinut;
• salariul net.

Totodata, statul de salarii trebuie semnat, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care il intocmeste.

Documentul se arhiveaza, timp de 50 de ani, la compartimentul financiar contabil si, daca este cazul sa fi fost intocmit in dublu exemplar, si la compartimentul care a intocmit statele de salarii.

6. Registrul de evidenta fiscala (acesta este reglementat de Ordinul Ministerului Finantelor nr.870/2005)

Registrul de evidenta fiscala se intocmeste de catre contribuabilii care sunt inregistrati ca platitori de impozit pe profit si are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat la determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Documentul se patreaza la domiciliul fiscal al contribuabilului si trebuie prezentat organelor de inspectie fiscala de cate ori este nevoie.

Informatiile inscrise in acest registru sunt inregistrate in ordine cronologica si trebuie sa corespunda cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.

Registrul de evidenta fiscala se elibereaza contra cost de catre unitatile fiscale, pe baza unei cereri, insotita de anumite documente (copie CUI societate, copie Certificat Constatator si Hotarare Judecatoreasca de infiintare a societatii comerciale, copie dupa actul de identitate al persoanei delegate sa depuna solicitarea si sa ridice registrul). Cererea pentru achizitionarea registrului trebuie depusa in maxim 30 de zile de la inregistrarea unei societati (numai daca firma este platitoare de impozit pe profit).

Important! Registrele se pot prezenta sub forma clasica de registru, foi volante sau listari informatice, in functie de politica contabila a societatii. Paginile se numeroteaza crescator iar acestea se indosariaza, volumele numerotându-se in ordinea completarii lor.