Din 2016, peste 20 de documente financiar-contabile nu mai trebuie să fie completate în mod obligatoriu

Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile a fost publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015 și va intra în vigoare începând cu data de 1 ianuarie 2016.

Documentul cuprinde o listă actualizată a Nomenclatorului  documentelor financiar-contabile, diferită față de cea prevăzută în vechiul ordin care reglementa domeniul, și anume Ordinul MFP nr. 3512/2008, ce urmează să fie abrogat la data intrării în vigoare a noului ordin.

Astfel, Ordinul MFP nr. 2634/2015 prevede eliminarea din Nomenclator a unor formulare care pot fi întocmite de către entități numai în funcție de necesități și conform procedurilor stabilite. De exemplu, în această categorie intră procesul-verbal de plăți, fișa de cont analitic pentru cheltuieli de producție și fișa de cont analitic pentru cheltuieli.

Lista cuprinsă în nomenclatorul menționat de Ordinul nr. 2634/2015 este formată din 53 de documente financiar-contabile, față de 77 cât conține varianta aflată în vigoare până la finele anului.

Ce documente financiar-contabile dispar din nomenclator începând cu 2016?

De la 1 ianuarie 2016, odată cu intrarea în vigoare a prevederilor Ordinului MFP nr. 2634/2015, următoarele înscrisuri nu se vor regăsi în Nomenclatorul documentelor financiar-contabile:

Bonul de primire în consignație (Cod 14-3-2) este folosit fie ca dovadă de primire/predare a obiectului spre vânzare în consignație, fie ca document de înregistrare în contabilitate. Acest bon se întocmește de către unitățile de consignație în două exemplare. La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia și se stabilește prețul de vânzare în funcție de prețul de evaluare sau de achiziție. Exemplarul al doilea constituie fişa de evidenţă pentru înregistrare în contabilitatea unităţii de consignaţie.

Bonul trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:

• denumirea unităţii; codul unic de înregistrare; localitatea; judeţul;
• denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
• numărul curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului şi caracteristicile lui; cantitatea depusă; preţul de evaluare (achiziţie); comisionul; TVA, după caz; preţul de vânzare; valoarea totală;
• valoarea totală la primire (în cifre şi litere);
• semnătura deponentului pentru luarea la cunoştinţă de instrucţiunile prevăzute pe verso;
• semnătura de primire spre vânzare în consignaţie;
• datele de identificare ale deponentului (numele şi prenumele, adresa, B.I./C.I. - seria, nr., secţia de poliţie);
• semnătura preţuitorului, dacă este cazul;
• ştampila unităţii;
• restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituită, semnătura deponentului, comisionul acordat);
• reduceri de preţ acordate de deponent cf. Declaraţiei nr. ...... din data de ...... (denumirea obiectului, preţul de evaluare).

Fișa limită de consum (Cod 14-3-4/bA) se întocmește în două exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de producţie şi a consumurilor normate și servește ca:

• document de stabilire a cantităţii limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări;
• document de eliberare succesivă a aceluiaşi fel de material pentru acelaşi produs (comandă sau lucrare);
• document justificativ de scădere din gestiune;
• document de stabilire a economiilor sau depăşirilor de materiale;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea, numărul şi data (luna, anul) întocmirii formularului;
• denumirea unităţii;
• predătorul;
• primitorul;
• numărul comenzii/codul produsului;
• contul debitor şi contul creditor, după caz;
• denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberată;
• semnătura de predare - primire;
• preţul unitar; valoarea;
• producţia (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea, codul;
• cantitate necesară, cantitate înlocuită;
• şeful de compartiment;
• data eliberării, cantitatea cerută, cantităţi eliberate (parţial, cumulat);
• cantitatea conform producţiei realizate; cantitate consumată;
• economii (-) depăşiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depăşirilor.

Fișa de magazie  (cu două unităţi de măsură - Cod 14-3-8/a) serveşte ca document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz, respectiv ca document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).

Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea formularului; numărul paginii;
•  denumirea unităţii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;
• U/M; preţul unitar, după caz;
• data (ziua, luna, anul), numărul şi felul documentului; intrări; ieşiri; stoc;
• data şi semnătura de control.

Registrul stocurilor (Cod 14-3-11 şi Cod 14-3-11/a) serveşte ca document de evaluare a stocurilor de bunuri şi de verificare a concordanţei înregistrărilor efectuate în fişele de magazie şi în contabilitate.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea formularului;
• denumirea unităţii;
• numărul curent;
• materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; preţul unitar; luna; cantitatea; valoarea;
• semnături: întocmit, verificat.

Procesul-verbal de plăți (Cod 14-4-3A) serveşte ca document justificativ pentru sumele predate de casierul unităţii mandatarului plătitor, în vederea efectuării plăţilor;  document justificativ al sumelor primite de mandatarul plătitor; document justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor şi altor drepturi neachitate.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
• numele şi prenumele casierului şi ale mandatarului plătitor;
• suma predată/primită (în cifre şi în litere), cu menţionarea actelor de plăţi;
• semnătura casierului şi a mandatarului plătitor pentru suma predată/primită, precum şi pentru suma primită/restituită;
• verso, după caz:
• data (ziua, luna, anul) decontării sumelor neachitate;
• numele şi prenumele; marca sau nr. matricol; sumele rămase neachitate.

Statul de salarii (Cod 14-5-1/a, Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c şi Cod 14-5-1/k) servește ca document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor şi al altor sume datorate, respectic ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;
• denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;
• numele şi prenumele;
• venitul brut;
• contribuţia individuală de asigurări sociale; contribuţia individuală la bugetul asigurărilor pentru şomaj; contribuţia pentru asigurări sociale de sănătate;
• cheltuieli profesionale;
• venitul net;
• deducere personală de bază; deduceri suplimentare;
• venitul bază de calcul;
• impozitul calculat şi reţinut;
• salariul net;
• semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmeşte.

Lista de avans chenzinal (Cod 14-5-1/d) servește ca document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor ca avansuri chenzinale; document pentru reţinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale plătite; document justificativ de înregistrare în contabilitate. 

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.;
• denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul;
• numele şi prenumele; salariul de bază; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plată;
• semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmeşte.

Extrasul de cont (Cod 14-6-3) serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală. De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii creditoare;
• codul de identificare fiscală;
• sediul (localitate, stradă, număr);
• judeţul;
• contul;
• banca;
• denumirea formularului;
• denumirea unităţii debitoare;
• felul, numărul şi data documentului;
• explicaţii;
• suma;
• semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil.

Jurnalul privind operațiunile de casă și bancă (Cod 14-6-5) serveşte ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor cu mijloace băneşti, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale" și la completarea registrului Cartea mare.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii; contul;
• denumirea formularului şi data (luna, anul) pentru care se întocmeşte;
• registrul de casă sau extrasele de cont de la bancă; conturile corespondente; rulajul;
• semnături: întocmit, verificat.

Jurnalul privind decontările cu furnizorii (Cod 14-6-6) servește ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor privind decontările cu furnizorii pentru materiale, mărfuri, lucrări executate, servicii prestate etc., la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; la ţinerea contabilităţii analitice a furnizorilor; la completarea registrului Cartea mare.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului; contul;
• ziua înregistrării; numărul şi data notei de recepţie/factură;furnizorul - localitatea (explicaţii); conturi corespondente debitoare; rulajul creditor al contului de furnizori;
• plata facturilor (debit cont furnizori): ziua achitării, cont corespondent creditor, nr. document, suma;
• semnături: întocmit, verificat.

Situația încasării-achitării facturilor (Cod 14-6-7) servește ca jurnal auxiliar pentru ţinerea contabilităţii analitice a clienţilor sau furnizorilor la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; situaţie a soldurilor contului 411 "Clienţi", 401 "Furnizori" sau 404 "Furnizori de imobilizări".

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;
• ziua înregistrării; numărul şi data facturii; clientul (furnizorul), localitatea (explicaţii); sume de primit (datorate);
• încasarea (plata) facturilor: ziua, contul corespondent, nr. documentului, suma;
• semnături: întocmit, verificat.

Jurnal privind consumurile și alte ieșiri de stocuri (Cod 14-6-8) servește ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor în creditul conturilor de stocuri, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; la completarea registrului Cartea mare.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

•  denumirea unităţii;
•  denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;
•  ziua înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice, sume; conturi creditoare;
•  semnături: întocmit, verificat.

Jurnal privind salariile, contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurări sociale de sănătate (Cod 14-6-10) servește ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor în creditul conturilor privind salariile, contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurările sociale de sănătate, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; la completarea registrului Cartea mare.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului;
• ziua înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice; conturi creditoare;
• semnături: întocmit, verificat.

Borderou de primire a obiectelor în consignație (Cod 14-6-14) servește la centralizarea evidenţei obiectelor primite spre vânzare în consignaţie; ca document de încărcare în gestiune cu obiectele primite spre vânzare; este un document de înregistrare în contabilitate.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; raionul;
• numărul bonului de primire/chitanţă; valoarea la primire/vânzare; descrierea obiectului; deponent: numele, prenumele, seria şi nr. actului de identitate;
• semnături: preţuitor, gestionar.

Borderou de ieșire a obiectelor din consignație (Cod 14-6-15) serveşte la evidenţa mişcării obiectelor primite în consignaţie.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
• numărul şi data bonului de primire; numărul facturii sau al bonului fiscal; denumirea obiectului;
• valoarea obiectelor: retrase de deponent, după schimbarea preţului, la preţ de vânzare către cumpărător, la preţ de cumpărare de la deponent, comision;
• semnătura gestionarului.

Jurnalul privind operațiuni diverse (pentru conturi sintetice - Cod 14-6-17) servește ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor în creditul conturilor fără dezvoltare analitică sau a căror dezvoltare se asigură pe fişe separate, dar care nu sunt cuprinse în alte jurnale, la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; la completarea jurnalului Cartea mare.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea formularului şi luna, anul pentru care se întocmeşte;
• ziua înregistrării; felul, numărul şi data documentului; explicaţii; cont corespondent debitor; rulaj creditor; gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare;
• semnături: întocmit, verificat.

Fișa de cont analitic pentru cheltuieli efective de producție (Cod 14-6-21) servește ca document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a costurilor efective pe comenzi, produse sau semifabricate, obiect (sau parte din obiect) de construcţii, lucrări de întreţinere şi reparaţii şi altele; document pentru determinarea costurilor efective pe unitatea de calculaţie.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

•  denumirea unităţii;
•  denumirea formularului; comanda, produsul, obiectul, lucrarea etc.;
•  numărul comenzii; contul; cantitatea; U/M; data începerii (fabricaţiei, comenzii etc.); data terminării (recepţiei);
•  data, felul şi numărul documentului; total cheltuieli; decontarea producţiei: cantitatea, preţul unitar, valoarea; contul corespondent;
•  semnătura de întocmire.

Fișa de cont analitic pentru cheltuieli (Cod 14-6-21/a) servește ca document de înregistrare în contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale secţiei, cheltuielilor generale de administraţie, pe secţii şi feluri de cheltuieli, după natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor de circulaţie (cheltuieli de desfacere a produselor la export), a cheltuielilor cu activitatea de "service" în perioada de garanţie, după caz.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea formularului;
• denumirea contului (secţiei, atelierului, unităţii); contul;
• data, felul şi numărul documentului; explicaţii; total debit; simbol cont corespondent; suma creditată;
• semnătura de întocmire.

Fișa de cont pentru operațiuni diverse (Cod 14-6-22)/ Fișa de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei – Cod 14-6-22/a) servește la ţinerea contabilităţii analitice a conturilor de clienţi, debitori, furnizori, creditori etc.; - la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumirea formularului;
• simbolul contului; data, felul şi numărul documentului; explicaţii; simbolul contului corespondent; debit; credit; D/C; sold;
• semnătura de întocmire şi verificare, după caz.

Document cumulativ (Cod 14-6-24 şi Cod 14-6-24/b) servește ca document de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care reflectă operaţiuni economico-financiare de acelaşi fel dintr-o anumită perioadă (intrări şi ieşiri de materiale, produse sau mărfuri, operaţiuni băneşti etc.); document justificativ centralizator de înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică.

Puteți consulta mai jos Nomenclatorul documentelor financiar-contabile, valabil începând cu data de 1 ianuarie 2016