Folosirea maşinii de serviciu de către salariaţi: Tot ce trebuie să ştii în 2016

1. Principiul: folosirea vehiculului este avantaj în natură, impozabil

Codul fiscal consideră avantaj de natură salarială utilizarea oricărui bun, inclusiv a unui vehicul de orice tip, din patrimoniul afacerii sau închiriat de la o terţă persoană, în scop personal, cu excepţia deplasării pe distanţă dus-întors de la domiciliu sau reşedinţă la locul de muncă sau cel al desfăşurării activităţii.

Aceasta este regula, de la care tot Codul fiscal – vom vedea – prevede excepţii. În 2016 este considerată avantaj în natură pentru salariat, avantaj impozitat cu 16%, folosinţa unui bun închiriat, nu numai a unui bun cumpărat. Potrivit Codului fiscal, şi leasingul operaţional este închiriere (având locator şi locatar; totuşi, avem aici o gravă confuzie legislativă, perpetuată/preluată din vechiul Cod fiscal, ceea ce e altă poveste – deocamdată, leasingul operaţional este tratat sub aspect fiscal ca închiriere).

În consecinţă, în mod logic, folosirea unor vehicule aduse la angajator în baza unui contract de leasing operaţional s-ar supune acestor reguli. Problema apare la leasingul financiar, unde pe perioada derulări contractului de leasing bunul (vehiculul) nu este nici „închiriat” şi nu este nici în patrimoniul afacerii (art. 7 pct. 9 Cod fiscal). Într-o interpretare strict literală, utilizarea în interes propriu a unui bun luat în posesie prin leasing financiar NU ar fi avantaj în natură. Desigur, e vorba de o scăpare a legiuitorului, dar, repetăm, strict literal şi prin coroborarea normelor legale, concluzia este cea enunţată.

2. Excepţiile de la principiu şi lămurirea unor aspecte controversate la controalele ANAF

Tot Codul fiscal arată, la art. 76 alin. 4, că NU este impozabilă cu 16% contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul între localitatea în care angajaţii îşi au reşedinţa şi localitatea unde se află locul de muncă al acestora, pentru situaţiile în care nu se asigură locuinţă sau nu se suportă contravaloarea chiriei, conform legii. Tributari unor concepţii mai vechi, unii interpretează că este vorba de abonament, însă Codul fiscal spune limpede: cheltuieli de deplasare (adică atât abonament, cât şi deplasarea cu autovehicule, inclusiv cu autovehiculele societăţii).

Atenţie! În 2016 se decontează cheltuielile de deplasare de la domiciliu la locul de muncă şi cheltuielile de deplasare de la reşedinţă („flotant”) la locul de muncă, inclusiv cu autoturismul/autovehiculele societăţii la care lucrează salariatul.

Aceste cheltuieli nu mai sunt limitate la nivelul unui abonament lunar, ca în 2015, ceea ce presupune că deplasarea cu autoturismul propriu este decontabilă conform documentelor depuse de salariat şi normelor de consum (dacă există – a se vedea acest articol).

În acelaşi alineat din Codul fiscal se menţionează limpede că NU sunt impozabile pentru salariat avantajele sub forma utilizării în scop personal a vehiculelor pentru care cheltuielile sunt deductibile în cota de 50%, despre care am scris aici. Ceea ce este o precizare menită să curme abuzuri ale ANAF desfăşurate în anii trecuţi: până la 31 decembrie 2015 aceste venituri nu erau prevăzute în mod expres nici la avantaje scutite de impozit, nici la venituri impozabile, ceea ce a făcut ca ANAF să reconsidere, la multe companii, partea de 50% nedeductibilă pentru societate ca fiind automat avantaj în natură pentru salariat. Interpretarea se baza pe faptul că cheltuielile cu autovehiculele societăţii erau deductibile în proporţie de 50% (ca în prezent), iar, în opinia ANAF, restul de 50% era… venit salarial. În 2016 se prevede în mod expres că NU este venit salarial, ceea ce e benefic.

Atenţie! Din punct de vedere fiscal, la evaluarea avantajului folosirii în scop personal a vehiculului din patrimoniul angajatorului cu folosinţă mixtă, pus la dispoziţie unui angajat, nu se iau în considerare distanţa dus-întors de la domiciliu sau reşedinţă la locul de muncă/locul desfăşurării activităţii, precum şi cheltuielile efectuate pentru realizarea sarcinilor de serviciu.

3. Folosirea vehiculelor societăţii numai în scop personal: precizările din 2016

Se poate întâmpla ca salariatul să aibă nevoie de maşina societăţii în scop pur personal. Spre exemplu, solicită – şi i se aprobă – să utilizeze maşina în deplasarea într-un concediu de două săptămâni. Codul civil permite aceasta (este, în definitiv, un contract de comodat). Şi Codul fiscal permite aceasta, neuitând însă să încadreze imediat situaţia ca avantaj în natură pentru salariat. Care, desigur, se evaluează şi se include în salariu. Astfel, evaluarea folosinţei cu titlu gratuit a vehiculului se face aplicându-se un procent de 1,7% pentru fiecare lună, la valoarea de intrare a acestuia.

Modul de calcul. Bunăoară, salariatul primeşte în folosinţă personală, timp de 20 de zile dintre cele 30 ale lunii, un autovehicul al societăţii pentru folosinţă exclusivă. Autovehiculul are o valoare de intrare de 80.000 de lei. Avantajul lunar impozabil este: 80.000 * 1,7% = 1.360 lei/lună, iar pe cele trei săptămâni: 1.360 * 20/30 = 907 lei. Impozitul datorat de salariat este de 907 lei * 16% = 145 lei.

Important! În aceste situaţii se plăteşte numai impozitul de 16%, nu şi contribuţii sociale, astfel încât, cu toată impozitarea, utilizarea autoturismului societăţii, dacă se aprobă, este mai ieftină decât închirierea de la serviciile de închiriere.

În cazul în care vehiculul este închiriat de la o terţă persoană, avantajul este evaluat la nivelul chiriei, după modelul de calcul de mai sus.

4. Autovehiculele folosite atât în scop personal, cât şi pentru serviciu

Mai rar întâlnită situaţia, dar posibilă. Spre exemplu, contabilul societăţii utilizează maşina societăţii, într-o lună, astfel:

• 250 km în interes de serviciu (bănci, Finanţe etc.);
• 250 km dus-întors la/de la locul de muncă;
• 400 km în interes personal (excursie) – subliniem încă o dată: cu aprobarea conducerii (aprobare scrisă, ca să existe dovada).

Total parcurs lunar: 900 km.

În acest caz, situaţia se prezintă astfel:

a) deplasările în interes de serviciu reprezintă utilizare în scopul serviciului, nu avantaj în natură;
b) aceeaşi soluţie pentru deplasările dus-întors la/de la locul de muncă;
c) evaluarea folosinţei personale se face aplicând procentul de 1,7% pe care l-am discutat şi în exemplul de mai sus, iar avantajul se determină proporţional cu numărul de kilometri parcurşi în interes personal din totalul kilometrilor.

Astfel, dacă valoarea de intrare a vehiculului este de 60.000 de lei, utilizarea totală (şi în interes de serviciu, şi în interes personal) este echivalentă cu 60.000 * 1,7% = 1.020 lei lunar. Utilizarea în interes personal este aferentă doar celor 400 de km, adică (400/900) * 1.020 = 453 lei. Această sumă se impozitează cu 16%, deci impozitul este de 453 lei * 16% = 72 lei.

5. O posibilă confuzie cu formularea Codului muncii

Avantajul în natură pe care l-am analizat mai sus nu se confundă cu salariul în natură, menţionat de Codul muncii în art. 165: „Pentru salariaţii cărora angajatorul, conform contractului colectiv sau individual de muncă, le asigură hrană, cazare sau alte facilităţi (în care poate să intre şi utilizarea autovehiculului - nota autorului), suma în bani cuvenită pentru munca prestată nu poate fi mai mică decât salariul minim brut pe ţară prevăzut de lege”.

Mai exact, avantajul în natură (impozitat cu 16%) NU este salariu în natură (la care, alături de impozit, se plătesc şi contribuţii). Este posibilă situaţia considerării folosirii vehiculului ca şi componentă a salariului, dar numai dacă în contractul individual de muncă sau în contractul colectiv de muncă se prevede expres aceasta (după cum se subliniază în art. 166 alin. 3 din Codul muncii). Aşadar, o situaţie total diferită de ce am arătat până acum.

6. Consecinţele penale ale utilizării autovehiculului fără aprobare

Art. 238 din Codul penal sancţionează ca fiind abuz de încredere însuşirea, dispunerea sau folosirea, pe nedrept, a unui bun mobil al altuia, de către cel căruia i-a fost încredinţat în baza unui titlu şi cu un anumit scop, ori refuzul de a-l restitui. Aici se încadrează situaţia utilizării de către salariat a autovehiculului societăţii fără ştirea şi aprobarea conducerii.

Fapta se pedepseşte cu închisoare de la trei luni la doi ani sau cu amendă, cu menţiunea că acţiunea penală se pune în mişcare la plângerea prealabilă a persoanei vătămate (adică a angajatorului). De aceea am menţionat – şi subliniez din nou – că utilizarea în scop personal sau în scop mixt ar trebui să se facă după ce salariatul obţine aprobarea scrisă a conducerii societăţii. Poate să pară cam rigidă afirmaţia, dar în caz de accident, de contravenţii etc. lucrurile încep să se complice din cauza unei hârtii lipsă.

Mai multe materiale scrise de Horaţiu Sasu despre creşterea profitului neimpozabil, reducerea impozitelor şi apărarea la controlul ANAF pot fi găsite aici.