Cum se întocmește bugetul unui proiect? Descarcă un model și urmărește pașii de redactare

Bugetul proiectului reprezintă suma tuturor costurilor estimate pentru implementarea unui proiect. În funcție de complexitatea formularului folosit, bugetul proiectului poate însuma costurile pe categorii de cheltuieli sau pe activități. De asemenea, în cazul proiectelor implementate cu spijinul unor fonduri nerambursabile, bugetul prezintă defalcarea costurilor în două categorii: cheltuieli eligibile și cheltuieli neeligibile.

Întocmirea unui buget presupune:

• detalierea exactă a activităților unui proiect;
• alocarea resurselor necesare pentru implementarea fiecărei activități;
• estimarea costurilor pe fundamente reale, de piață;
• gruparea costurilor pe categorii de cheltuieli, spre exemplu: cheltuieli cu resursele umane, cheltuieli cu achiziția de dotări, cheltuieli cu consultanța etc;
• Cunoașterea cerințelor finanțatorului exprimate prin intermediul ghidului solicitantului;
• încadrarea costurilor în cheltuieli eligibile și cheltuieli neeligibile;
• întocmirea planului financiar al proiectului, respectiv indicarea surselor de finanțare pentru cheltuielile proiectului.

Îți recomand să citești acest articol în care am detaliat pașii necesari întocmirii unui buget de proiect. În cele ce urmează este detaliat un exemplu practic, iar la finalul articolului poți descărca un formular de buget.

Iată cum se construiește un buget de proiect

Valorile prezentate în cadrul unui buget al proiectului reprezintă costuri estimate de solicitantul finanțării, în scopul realizării unei investiții. Astfel, în cazul în care proiectul va primi finanțare, aceste costuri estimate vor deveni limitele maxime pe care finanțatorul le va deconta. Orice depășire a lor va atrage după sine o creștere a valorii neeligibile a proiectului, iar aceasta va fi suportată integral din fondurile proprii ale beneficiarului.

Să presupunem că o societate comercială vrea să realizeze o investiție ce constă în:

• realizarea unei hale de producție funcționale, cu realizarea totodată a tuturor lucrărilor de instalații necesare;
• achiziția de echipamente și instalații de lucru, dar și montajul acestora în hala de producție;
• achiziția unor softuri și licențe de fabricație.

Realizarea acestui proiect implică, de asemenea, costuri conexe, cum ar fi:

• dacă societatea nu deține fonduri proprii pentru realizarea proiectului, va fi nevoită să contracteze un credit bancar,ceea ce va atrage comisioane bancare;
• pentru realizarea documentației necesare obținerii finanțării nerambursabile, societatea va contracta serviciile unei firme de consultanță;
• unele dintre cheltuielile prezentate mai sus vor avea TVA, astfel că și această cheltuială va fi luată în considerare.

Fiind doar un exemplu, nu am prezentat toate cheltuielile implicate într-un caz real de implementarea unui asemenea proiect. Astfel, am omis prezentarea unor costuri suplimentare, care ar fi determinat creșterea gradului de complexitate al exemplului de mai jos. Un astfel de proiect implică, de asemenea, următoarele costuri:

• avize și autorizații;
• studii de teren;
• audit financiar;
• dotări;
• branșamente.

Iată mai jos care sunt pașii pentru întocmirea unui buget.

1. Se estimează costuri reale pentru realizarea fiecărei activități a proiectului

Astfel, se vor solicita oferte din piață, de la producători, furnizori, distribuitori, comercianți pentru achizițiile vizate de proiect.

Aceste oferte trebuie să fie reale, actuale și să aibă o valoare realistă, ținând cont de faptul că achiziția efectivă se va realiza într-un moment viitor și doar dacă proiectul va fi aprobat. Acest lucru presupune că la solicitarea ofertelor nu este recomandată negocierea valorilor înaintate, dar nici alegerea celor mai ieftine soluții tehnice din piață.

Vom presupune că în urma solicitărilor de oferte, societatea a primit următoarele valori:

Pentru serviciile de consultanță:

• întocmirea cererii de finanțare: 500 de euro;
• întocmirea studiului de fezabilitate: 4.500 de euro;
• asistență pentru implementarea proiectului, dacă se va obține finanțarea solicitată: 10.000 de euro.

Pentru realizarea lucrărilor de construcții:

• arhitectură: 70.000 de euro;
• rezistență: 30.000 de euro;
• instalații electrice: 10.000 de euro;
• instalații sanitare: 10.000 de euro;
• instalații de încălzire și ventilație: 10.000 de euro.

Pentru achiziția de echipamente și instalații de lucru:

• utilaj 1: 20.000 de euro;
• utilaj 2: 15.000 de euro;
• utilaj 3: 15.000 de euro.

De asemenea, montajul acestor utilaje implică efectuarea unei cheltuieli suplimentare estimate la 10% din valoarea de achiziție a utilajelor.

Pentru achiziția activelor necorporale:

• softuri: 7.000 de euro;
• licențe de fabricație: 3.000 de euro.

Întrucât societatea nu are resurse financiare suficiente, ia în considerare contractarea unui credit bancar pentru implementarea proiectului, după ce se va semna contractul de finanțare. Conform ofertelor primite din partea băncii partenere, se estimează costuri cu comisioanele și dobânzile în perioada de implementare în valoare de 5.000 de euro.

Cu excepția costurilor bancare, am luat în calcul o cheltuială suplimentară cu TVA de 19% din valoarea estimată pentru toate achizițiile din proiect. Astfel, TVA-ul reprezintă 39.900 de euro.

2. Gruparea costurilor în categorii de cheltuieli

Costurile estimate mai sus se vor grupa în categorii de cheltuieli (linii bugetare). Astfel, implementarea proiectului va presupune:

• consultanță tehnică și financiară de 15.000 de euro;
• lucrări de construcții în valoare de 100.000 de euro;
• lucrări de instalații în valoare de 30.000 de euro;
• cheltuielile pentru achiziția utilajelor au fost estimate la 50.000 de euro;
• montajul echipamentelor este estimat la 5.000 de euro;
• achiziția de active necorporale este de 10.000 de euro;
• comisioanele și costurile conexe sunt de 5.000 de euro;
• TVA-ul aferent implementării proiectului reprezintă 39.00 de euro.

3. Gruparea costurilor în cheltuieli eligibile și neeligibile

Conform prevederilor ghidului solicitantului, valorile prezentate anterior se vor grupa în:

• cheltuieli eligibile, pentru care finanțatorul va asigura sprijin financiar;
• cheltuieli neeligibile, necesare implementării proiectului, dar pe care beneficiarul investiției va fi obligat să le suporte integral.

Totodată, este necesar să se cunoască procentul ajutorului financiar nerambursabil pe care finanțatorul în asigură. În exemplul de față, am estimat un ajutor financiar nerambursabil de 90% din valoarea eligibilă a proiectului.

Nu există o listă a cheltuielilor eligibile în toate cazurile. Astfel, doar ghidul solicitantului va indica tipurile de cheltuieli pentru care finanțatorul poate cere decontarea. În cele mai multe cazuri, dar nu întotdeauna, următoarele cheltuieli sunt neeligibile:

• achiziția de teren;
• utilaje la mâna a doua (second hand);
• comisioanele bancare;
• TVA, atunci când nu se poate recupera de la stat prin decont, firma fiind neplătitoare de TVA.

4. Completarea formularului de buget.

Fiecare program de finanțare are un formular (o matrice) special pentru bugetul investiției. Exemplul ce poate fi descărcat de mai jos preia elemente comune mai multor măsuri de finanțare, nefiind, în forma în care este prezentat, speficic niciuneia dintre ele.

5. Completarea planului financiar al proiectului

După ce a fost realizat bugetul proiectului, este util să se prezinte, de asemenea, și planul financiar, respectiv sursele de finanțare pentru investiția propusă.

Valoarea totală a proiectului reprezintă toate cheltuielile estimate pentru implementarea proiectului, indiferent de sursa de finanțare.

Valoarea eligibilă a proiectului: în această categorie sunt incluse doar cheltuielile pe care finanțatorul, conform prevederilor din ghidul solicitantului, le va deconta total sau parțial. Încadrarea eronată a acestor cheltuieli va determina respingerea proiectului sau aprobarea unei valori eligibile mai mici. 

Valoarea neeligibilă a proiectului cuprinde toate cheltuielile necesare implementării proiectului, dar pe care finanțatorul nu le acoperă, conform prevederilor din ghidul solicitantului. Toate costurile neeligibile ale proiectului vor fi acoperite în întregime de către beneficiar.

Ajutorul financiar nerambursabil reprezintă procentul din valoarea eligibilă a proiectului pe care finanțatorul îl va acoperi din valoarea investiției și poate ajunge, în unele condiții, la 100%.

Contribuția proprie a beneficiarului la valoarea eligibilă reprezintă diferența până la 100% din valoarea eligibilă pe care finanțatorul nu o acoperă. Atunci când ajutorul nerambursabil este 100%, contribuția proprie la valoarea eligibilă este 0%.

Contribuția totală a beneficiarului la proiect reprezintă contribuția proprie la valoarea eligibilă, dar și valoarea neeligibilă în întregime.

Astfel, exemplul folosit în acest articol are următorul plan financiar:

Notă: Descarcă modelul pentru bugetul proiectului din fișierul anexat articolului sau direct de aici.