Am infiintat un punct de lucru intr-o cladire de birouri cu 4 etaje si 20 biouri de 30-40mp pe etaj. Cladirea are hidranti, extinctoare si planuri de evacuare .. etc. tot ce trebuie pentru ISU.
E primul punct de lucru infiintat si nu sunt familiarizat inca cu toate obligatiile, asa ca imi cer scuze daca pun vreo intrebare aiurea.
Am inteles ca este nevoie de Protectia Muncii si de Medicina Muncii. La birou vor lucra 2 baieti + eu (administrator firma cu program 4h). Avand in vedere ca, codurile noastre CAEN sunt de activitati de birou si nu lucram cu publicul, este necesar sa avem PSI si Medicina muncii? Trebuie sa facem pentru toti angajatii, inclusiv pentru mine-administrator?
Pe langa cei 2 angajati, mai am inca 2 (1 contabil + 1 colaborator) care lucreaza de acasa, trebuie sa am asa ceva si pentru ei?
Am vazut niste HG-uri din care nu reiese f.clar daca sau daca nu imi trebuie.
Eu am mai intrebat un avocat si un jurist si mi s-a spus ca este ok cu contract de comodat intre persoana fizica si firma atata timp cat versiunea software nu este Home (pentru acasa) sunt versiunile Ultimate, si cat timp exista cd-urile fizic in cutie cu cd-key-urile pe ele .. etc.
Acum sper sa fie ok.
Suntem o agentie de publicitate online ce oferim mai multe tipuri de servicii de promovare (standard si personalizate) prin intermediul unor site-uri dar si prin intermediul formularelor de contact prin care negociem cu clientii (ori telefonic .. etc.). Practic unele servicii se comanda direct online din site-uri, altele se comanda in urma discutiilor pe care le avem cu clientii.
Vroiam sa stim daca este obligatoriu sa facem contract pentru orice serviciu pe care il prestam/facturam. Avem clienti atat persoana fizica cat si persoaje juridice. Pe site-urile noastre exista o pagina de termeni si conditii in care sunt stipulate foarte clar detaliile serviciului si cu care clientii trebuie sa fie de acord inainte sa poata comanda/plati serviciul in cauza.
Totodata, multe din servicii sunt pe sume mici (25 ron, 35 ron, 70 ron, 110 ron) iar pe factura este trecut foarte explicit ce reprezinta suma achitata (iar pentru aceste servicii nu facem contracte. Avem totodata si servicii mai scumpe de 1000-2000-4000 ron unde 99% din clienti sunt persoane juridice si cu care intocmim contracte pentru fiecare factura in parte.
Este ok si legal asa cum procedam? Am mai putea integra in site-uri emiterea automata a unui contract standard pentru fiecare comanda pe care clientul sa il poate previzualiza si eventual chiar si semna direct in site (este ok si legal asa ceva?).
Totodata, pentru platile prin transfer bancar noi emitem facturi proforme iar in urma platii - factura fiscala aferenta proformei. Pentru platile facute online cu cardul, emitem direct factura fiscala.
Avand in vedere ca solicitam date de facturare, este obligatoriu sa fim inregistrati prin care sa detinem dreptul de prelucare a datelor cu caracter personal? Nu afisam aceste date, nicarieri, nu le transmitem .. etc., practic le folosim doar pentru facturare.
Firma de care am fost desemnat sa ma ocup si-a mutat de cateva zile biroul intr-o cladire de birouri. Pana acum, lucram de la sediul social (dintr-un apartament de bloc).
As avea cateva intrebari la care nu am gasit raspunsuri foarte clare:
- daca firma are pana in 5 angajati, este obligatoriu sa declaram punct de lucru? (contractul de inchiriere este facut pe firma).
- am citit ca daca firma are peste 5 angajati trebuie declarat sediu secundar si se primesc date noi de identificare (RO .. etc.) - este vorba despre +5 angajati care lucreaza de la acest punct de lucru, sau mai mult de 5 angajati ai firmei?
- daca trebuie declarat punct de lucru, ar fi mai simplu sa schimbam adresa sediului social? Practic, nu ne-ar mai lega nimic de vechiul sediu social, in care in momentul de fata locuieste unul dintre asociati din firma.
- noi suntem o firma de publicitate online, nu lucram cu publicul, in general intalnirile pe care le avem cu clientii (pentru vanzari, se realizeaza la sediul acestora, sau in oras), ce anume e obligatoriu sa avem in aceasta noua locatie (ca va fi sediul social sau punct de lucru) ca si acte, inscrisuri .. etc.?
Practic, ne gandeam sa si punem pe usa ca nu lucram cu publicul. Ideea e ca cladirea de birouri are la etajele inferioare si o galerie comerciala si ne gandeam sa nu cumva sa riscam un control inopinant pe premiza ca am fi vreun magazin/depozit al unui magazin .. etc. (sa afisam/notificam pe usa de la intrare ca nu se lucreaza cu publicu? ajuta la ceva?).
Suntem chiar o firma corecta, care factureaza totul legal si incasam bani doar prin contul firmei, incercam totusi sa asezam treburile cat mai bine pentru ca suntem intr-o perioada foarte incarcata ca si munca si nu ne-ar avantaja sa avem parte de musafiri.
De ceva timp ma ocup de o agentie de publicitate mica 4-5 angajati dintre care unii lucreaza part time.
Recent ne-am mutat cu biroul intr-o cladire de birouri si am fost desemnat de seful meu sa verific toate calculatoarele si sa ma asigur ca suntem ok cu tot.
Ideea este ca noi avem 4 laptop-uri cu 4 licente windows instalate diferit. Avem la birou cd-urile originale (cu cd key-urile, cutiile .. etc. totul original) de la licentele windows, doar ca nu avem factura pe firma pe ele. Seful meu le-a primit de la un colaborator pentru care lucra acum cativa ani pana sa aibe firma, impreuna cu 2 licente de office, cateva licente de antivirusi .. etc.
Aceste licente au fost cumparate intr-un lot mare la un moment dat cred, deci sunt active 100% si le folosim (nu sunt furate sau blocate, sau alte probleme).
Sunt suficiente in cazul unui control BSA / Gardei Financiare? Se poate face un contract de comodat pe aceste licente intre seful meu si firma? Am tot citit ca este nevoie de factura, dar totusi cd-urile au fost cumparate cumva la un moment dat, deci nu sunt crack.
Totodata, la ce software-uri sa ne asteptam sa fie verificate? In general nu folosim nimic crackuit, dar intreb ca sa nu scape ceva.
avocatnet.ro explicăm legislația
