Exercitiu financiar al Asociatiei de proprietari

Asociatia de proprietari nu este similara cu o firma.
Si eu procedez similar cu administratorul dv.
Ideea e ca in orice moment ar interveni un control situatia soldurilor pasiv-activ trebuie sa fie perfect echilibrata.
Exercitiul financiar este marcat de afisarea listelor la avizier si intocmirea dosarului intitulat cu numele lunii imediat precedenta.

Activitatea unei asociatii nu se va intrerupe decat atunci cand vor pleca toti locatarii din bloc si acel condominiu nu mai are consumuri....adica niciodata.

Eu am trecut printr-un control de expertiza contabila si mi s-au cerut toate documentele asa cum erau completate la acel moment. Mi s-a facut rapid situatia soldurilor, control registru de casa, chitantiere, evidenta activelor bancare, evidenta fondurilor...Nu m-a intrebat nimeni atunci de exercitiu financiar.

In perioada anilor 1994-2000 am administrat un bloc destul de mare situat in centrul Bucurestiului, care avea centrala termica proprie, inclusiv magazine la parter (proprietatea asociatiei in cota de 75%, restul Primaria), pe care noi le inchiriam. Am lucrat asistat si controlat de catre un avocat cu experienta care locuia in imobil. In tot acest interval mi s-au facut controale periodice si temeinice de catre o experta contabila care lucra la fisc, angajata de catre conducerea asociatiei. Am trecut chiar si printr-un control al Politiei, in 1997, urmare a unei reclamatii nefondate.
Din toata experienta mea ca administrator am inteles ca nu trebuie confundata activitatea financiar-contabila care se desfasoara ca la o firma (adica avand la baza, ca referinta, evidenta incasarilor si platilor prin casa si banca), cu intocmirea listelor de intretinere, la intocmirea carora selectam documentele care se refereau strict la acestea, potrivit legii. Astfel, experta contabila imi cerea de la bun inceput sa realizez balanta lunar calendaristic, asa cum am precizat anterior, conform formularului la care am facut referire, apoi anual, tot pe am calendaristic. Intocmeam ca anexa la fiecare lista de intretinere un tabel cuprinzand cheltuielile introduse in liste, pe categorii. Luam ca referinta lista precedenta doar la coloana restantierilori (restantieri la data de...). Mentionez ca evidentele erau organizate in partida simpla si nu pe conturi, iar fondurile rezultate di inchirieri erau folosite la reparatii si modernizari.
La asta am vrut sa me refer in postarea mea, sper ca m-am facut corect inteles.

Situatia soldurilor activ-pasiv trebuie sa ramana nemiscata pe 0(zero) in orice moment, indiferent ce miscari de bani se face in gestiune.

Si va intreb, ce relevanta practica are ca o face pe data de 30 a lunii sau pe 19 a lunii urmatoare?
Dv., ca cenzor, trebuie sa fiti cu ochii pe administrator in fiecare saptamana, sa-l verificati la felul cum completeaza si sa completeze registrele imediat ce incaseaza banii, sa aiba situatia soldurilor zero oricand il controlati. Trebuie sa aveti foarte clara miscarea banilor prin mana lui..... Cred ca asta este esential.

In Romania ca si in multe alte tari, exercitiul financiar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate, cand acesta incepe la data infiintarii, respectiv inmatricularii, potrivit legii, a persoanei juridice indiferent de activitatea acestei, de forma de organizare... E valabil si pentru asociatii de proprietari ca pentru orice persoana juridica.
Conform legislatiei acele persoane juridice care tin contabilitatea in partida dubla, intocmesc si depun anual bilant iar cele care tin contabilitatea in partida simpla intocmesc situatia soldurilor de activ si pasiv.
Suplimentar se mai intocmesc si depun situatii aproape asemanatoare si la sfarsitul primului semestru (31 iunie).
Conform reglemenatrilor ce se refera la asociatiile care tin contabilitatea in partida dubla, acestea intocmesc lunar balante de verificare (2-3-4 serii de egalitati pe conturi ca orice agent economic), pe cand asociatiile care tin contabilitatea in partida simpla trebuie sa intocmeasca lunar doar "situatia soldurilor" (cu cele 2 parti, fara conturi contabile).
Aceste situatii lunare, indiferent ca sunt "balante de verificare" sau "situatia soldurilor", prezinta situatia existenta in ultima zi a fiecarei luni si nu la data afisarii listelor de plata.
In situatia soldurilor intocmita pentru luna octombrie, apare clar soldul casei la data de 31 octombrie si nu soldul de la 10-20 noiembrie cand intocmim situatia soldurilor sau afisam listele de plata.

In alta ordine de idei, pe administratorul unei asociatii poate si trebuie sa fie ajutat, verificat si indrumat de presedinte si comitet, dar mai ales de cenzor in tot ce tine de evidenta contabila, de respectarea si aplicarea legislatiei financiar-contabile.
Incercati si explicati-i administratorului ca nu-l opreste nimeni sa-si faca "situatia soldurilor" oricand in cursul lunii, chiar de mai multe ori pe luna, dar este obligat ca odata pe luna sa intocmeasca situatia pe baza datelor financiar-contabile din ultima zi a lunii ce s-a incheiat.

DE acord cu adriantot@.
Sa nu uitam ca sunt foarte multi administratori formati in cursuri de o saptamana si care dupa atestarea de catre primarie, ocupa postul de administrator cumuland activitatea de administrare tehnica, de contabilitate si casierie. Mai nou au aparut persoane juridice cu administrator ce poarta dupa el laptop-ul impresionand naivitatea si indolenta proprietarilor.
Ma intreb de ce nu s-au desfiintat institutiile de invatamant cu profil economic, daca contabilii se pot forma atat de simplu , in cursuri de cateva ore.
Toata contabilitatea la acesti administratori se rezuma doar la intocmirea listei de plata, in rest sunt total pe dinafara.
Ordinul 1969/2007 este foarte clar, dar trebuie sa stii sa citesti.