Ce documente contine arhiva asociatiei ?

Arhiva asociatiei de proprietari trebuie sa contina documentele de la infiintarea asociatiei ,documentele financiar contabile realizate pana in momentul in care se realizaeaza predare=primirea intre si de catre reprezentantii legali ai asociatiei de proprietari
Administratorul in calitatea de angajat al asociatiei de proprietari trebuie sa detina strict documentele in baza carora calculeaza cotele individuale lunare de intretinere
Stampila asociatiei de proprietari,in temeiul art 18 (6) din HG nr 1588/2007 se pastreaza si se foloseste numai de catre presedinte sau de vicepresedinte detinuta

Documentele asociatiei trebuie sa stea intr-un dulap al asociatiei, inchis si asigurat. Niciun document mai vechi de o luna nu trebuie sa stea nici la administrator, nici la presedinte.
La administrator vor sta numai documentele din care se va calcula lista viitoare, registrul de casa, chitantierele recente, documentele cu care lucreaza curent, registrele de FR, de fond de reparatii.
La presedinte trebuie sa stea stampila.

Toate documentele indiferent cat de vechi sau noi sunt, trebuie sa stea la asociatie, in sediul asociatiei. Doar atunci cand se aglomereaza lucrarile, cand trebuie facute listele si nui s-a reusit acest lucru in preziua afisarii, la sediul asociatie, administratorul poate sa ia acasa documentele pe luna pentru care face listele.
Dar, acest lucru este valabil pentru asociatiile care au un sediu, un birou. Aici, pe forum am vazut ca sunt asociatii care nu au un sediu si administratorul, presedintele, cenzorul lucreaza acasa la ei. In aceasta situatie, sigur ca documentele stau acasa la aceste persoane si este dificil ca un proprietar sa le poata consulta, asa cum prevede legea.
De aceea este necesar ca asociatia sa aiba un sediu, cat de mic, un uscator, o boxa, dar sa fie acolo toate documentele asociatiei si-acolo lucreaza cu aceste documente atat administratorul cat si presedintele, cenzorul...

Asociatia noastra este mica, o singura scara de bloc, nu avem un sediu anume, de aceea sediul este atat acasa la administrator cat si acasa la presedinte.
Deoarece pana acum, din lipsa de presedinte, toate actele au stat la administrator - acum - cand avem presedinte dorim sa pastreze fiecare ceea ce trebuie.
In speranta ca am fost mai explicit acum, puteti sa ma ajutati mai la obiect, va rog ?

In aceasta situatie eu as imparti documentele cam dupa atributiuni si responsabilitati.
Presedinte:
- Actele de infiintare a asociatiei:statut, acord, incheiere judecatoreasca, cod fiscal..
- Cartea tehnica a blocului
- Registrul de procese verbale ale adunarilor generale si ale sedintelor de comitet
- Cartea de imobil
- Registrele de casa, solduri banca mai vechi de un an
- Toate dosarele cu facturi, documente contabile, situatii depuse la finante, mai vechi de 1-2 ani
- Listele de plata mai vechi de un an
-
Administrator:
- Registrele de casa din ultimul an
- Toate fisele individuale ale proprietarilor in care se tine evidenta cotelor
- Registrele de evidenta a fondurilor (rulment, reparatii...)
- Toate dosarele cu facturi, documente contabile, situatii depuse la finante, mai noi, din ultimii 1-2 ani.
- Listele de palta din ultimul an
-

Lista ramane deschisa si o pot completa si alti participanti cu practica in domeniu.
Presedintele solicita din cand in cand registrul de casa pentru a verifica sau luna de luna administratorul sa-i predea registrul de casa cu documentele originale (chitante) iar administratorul sa-si pastreze copia registrului de casa.
Administratorul si presedintele se mai intalnesc la o cafea pregatita prin rotatie si verifica impreuna documentele, rezolva sesizarile...
Cand ajungeti la bere ne invitati si pe noi:hugall: