Ce documente contine arhiva asociatiei ?

Intrebare: cat timp (peste 10 ani vechime) trebuie pastrate documentele de plata a cotelor de intretinere (liste de plata, facturi furnizori, registre: de casa, penalizari, fond de rulment, fond de reparatii, cereri de scoatere de la intretinere, adeverinte, corespondenta, etc)?
Sediul asociatiei de proprietari este o camaruta mica (1 m x 2m) este o intreaga arhiva plina de hartii, ce pot face cu ele ..... arhivare? unde? cum? Cat timp se pastreaza?
Multumesc anticipat

Actele asociatiei sunt in mare parte contabile deci se supun legii contabilitatii.
Astfel ele trebuie pastrate minim 10 ani.
Documentele de personal se pastreaza 50 de ani.

Acum, se pune problema ce facem cu ele dupa aceasta perioada.
Daca ma raportez la ce am patit de curand la firma situatie nu e prea roz:
- se face opis cu toate facturile si continutul acestora atat furnizori cat si clienti
- se aduce un arhivar de la arhiva nationala
- arhivarul impreuna cu comisia interna a societatii verifica arhiva care face obiectul in cauza
- doar dupa ok-ul arhivarului, documentele respective se pot duce la remat/ centru de colectare si se ia dovada ca au fost predate

Poate fi relativ mai usor deoarecere cantitatea de acte a unei asocciatii este semnificativ mai mica fata de o societate, si deci procedeul poate fi relativ rapid pus in practica.

Ce acte putem identifica in pragul de peste 10 ani:
- registrul de casa
- registrul de banca
- facturile furnizori
- facturile catre proprietari/ chiriasi (acolo unde este cazul)
- registrele de fonduri (rulment, reparatii, penalizari, speciale)
- listele de plata
- contractele comerciale

In functie de fiecare caz in parte, de la asociatie la asociatie, ultimele 3 pozitii nu cred sa ocupe foarte mult loc, asa ca se pot tine pe termen nedefinit.
Daca ma uit la registrul de casa, la mine, acesta are deja 3 bibliorafturi intr-un an, deci pe 10 ani poate rezulta 30-35 de bibliorafturi.
Furnizorii sunt deja 2 bibliorafturi pe an.

Depinde si de metoda de asezare/ arhivare a documentelor. Eu le tin cam ca la societate: dosar de casa separat, dosar de banca separat, dosar de furnizori separat, dosar de liste de plata etc. Alte asociatiie le tin dupa alt criteriu (lista de plata impreuna cu toate actele justificative ale ei in spate, de ex.)

multumesc!

Sunt presedintele unei asociatii din luna aprilie si am studiat aceasta problema, iar din vara lucrez la realizarea fondului arhivistic cu tot ce implica acesta, in mare:
- creare nomenclator arhivistic confirmat oficial de Arhivele Nationale (tabel cu tipurile de documente grupate pe problematica si termene de pastrare - in medie, 10 ani);
- sortarea fizica a documentelor pe problematici (conform nomenclatorului) si cronologic, pe ani calendaristici (ex. liste de intretinere si documente care stau la baza calculului acestora, 1994);
- eliminarea capselor si agrafelor;
- creare volume de cca 250-300 file, numerotate cu creion;
- asezarea acestor file intre 2 coperti de carton (de dosar sau speciale, de arhiva, cca 5 lei/buc), gaurirea acestora si coaserea cu sfoara

In mare acestea sunt activitatile; in practica, nomenclatorul dureaza cca 1-2 luni (birocratia oamenilor din birourile Arhivelor) si munca efectiva (singur, cca 4 luni, munca aproape zilnica, in medie 2 ore).

De consultat: Legea nr 16/1996-Arhivele Nationale, Ordinul 217/1996 privind instructiuni pt creatorii de arhiva, normativ privind spatiile si echipamentele de arhiva.

Pt detalii, ma puteti contacta pe privat pt a va trimite si un model de nomenclator, o procedura de lucru detaliata etc.

Mult succes si mai ales timp, chef, pasiune si rabdare!