Suntem o Asociatie Alumni infiintata la Baia Mare, care isi doreste sa adune intre membri ei persoane din afara tarii sau stabiliti in diverse localitati din tara. Nu putem sa trimitem tuturor acestor persoane un formular de adeziune pe care l-am folosi pentru cei aflati in localitate.
Putem folosi un formular electronic, care ar putea, de exemplu, fi completat pe pagina de web a Asociatiei? Ce informatii ar trebui sa includa si sa fie solicitate intr-un asemenea formular?
Daca aveti o procedura bine stabilita, urmati-o de fiecare data. Puteti atrage membrii din alte localitati sau chiar din alte tari. Le trimiteti formularul completat (tehnoredactat) cu datele asociatiei, prin internet, ei il listeaza, il completeaza cu datele lor, il semneaza, dateaza si vi-l transmit prin posta. Se cer datele de identificare ale persoanei din buletin, adresa, posibilitati de contact telefonic, email, o scurta descriere a asteptarilor pe care le are de la asociatie, in ce domenii ale asociatiei ar dori sa se implice. Daca aveti conditii ca persoana sa nu fie membru al unei formatiuni politice treceti acolo ca aceasta adeziune tine loc de declaratie pe proprie raspundere. La fel puteti include conditie ca persoana care devine membru trebuie sa fi lecturat materialele asociatiei (statut, regulament de organizare si functionare)
1) inteleg deci ca formularul trebuie sa ne parvina in plic, cu semnatura celui care solicita calitatea de membru. Puteti sa imi confirmati inca o data?
Nu este posibil sa ne parvina doar un email, de exemplu, din care sa reiasa clar ca solicitantul e de acord cu toate conditiile necesare aderarii, si in care apar si date de identificare?
2) Cum procedam in cazul celor care sunt cetateni straini (care nu mai au pasaport romanesc) sau sunt rezidenti legali ai unor alte tari (care au pasaport romanesc valid, dar nu mai au carte de identitate)?
Ce date de identificare trebuie sa le solicitam?
Trebuie in plic.
La cei straini trebuie date de identificare. Ce act are el acolo in tara lui prin care se legitimeaza? Acum mai e si treaba ca nu e recomandat sa tot atrageti membrii care dupa ce au depus acesta adeziune, deci s-au inscris in asociatie, au drepturile rezultate din statut dar ei nu isi mai manifesta deloc interesul fata de asociatie si activitatile ei. Si va mai incurca si la realizarea cvorumului de sedinta cand trebuie sa se intruneasca Adunarea Generala. Pentru ca dumneavostra trebuie sa realizati cvorum raportat la toti membrii, nu doar la cei activi.