registre contabile obligatorii asociatie proprietari

@LocatarB,
Daca aveti mai multi administratori in asociatoia dumneavoastra si multi dintre ei, asa cum spuneti, completeaza registrul de casa la sfarsitul lunii, eliberati-i din functie si angajati-va unul singur.
Legea spune ca asociatia angajaeaza un admninistrator si nu mai multi. Regulamentul operatiunilor de casa este vechi de peste 40 de ani si trebuie respectat.
Noi avem un singur casier in asociatie si-acesta face inregistrarile in registrul de casa si stabileste soldul de casa zilnic. Administratorul din registrul de casa, cel putin de doua ori pe luna, incasarile si platile pentru a le consemna in fisele individuale si in registre, ocazie cu care verifica toate operatiunile. La sfrasitul fiecarei luni acelasi registru de casa se verifica, cu chitantele in fata, de catre cenzorul asociatiei.
Iar presedintele se mai uita si el de 2-3 ori pe luna in registrul de casa, in fisele individuale, in registrele de fonduri, in fisele de evidenta a furnizorilor, in extrasele de cont de la banca...
Atunci cand se gasesc greseli, se corecteaza conform legislatiei.

@adiantot are dreptate. Asa se procedeaza corect. Ca RC se intocmeste manual sau cu masina, operatiunile se fac in fiecare zi de incasari, nu la sfarsitul lunii.
La noi acum se procedeaza in felul urmator:
- lucram pe fise individuale de cont care sunt ”incarcate” pe debit cu suma repartizata pe lista de plata;
- cand proprietarul se prezinta sa-si plateasca cota de intretinere, casiera scoate fisa prop.,informeaza prop. ce trebuie sa plateasca, acesta confirma ca suma este ce-a din lista de plata, se completeaza chitanta, se incaseaza suma, dupa care - functie de timpul avut la dispozitie, completeaza datele din chitanta pe creditul fisei personale, urmand ca sa completeze si registrul de casa pana la sfarsitul programului;
- la terminarea programului, casiera face totalul sumelor incasate in ziua respectiva si il confrunta cu situatia din RC;
- la terminarea unui chitantier (acestea sunt numerotate), inscrie totalul sumelor incasate in vederea verificarii ulterioare (pe calculator); sumele trebuie sa ”bata” la banutz, altfel se reverifica totul,

In aceste conditii (chiar daca este multa munca), avem ani buni, as putea sa zic 10-15 ani in care nu am avut nici-un caz in care sa incasam o intretinere si sa apara diferente intre fise si situatia din listele de plata, deci nici-o reclamatie. In total se fac vre-o 4-5 verificari pe aceleasi documente. Nu mai vorbesc de verificarile pe care le face cenzora... Asociatia fiind mare, com. de cenzori verifica si intocmeste raport lunar.

Eu pe timpul incasarii nu completez nimic.
La sfarsitul zilei, acasa, imi trec in registrul de casa incasarile si platile facute in ziua respectiva si calculez soldul.
De asemenea trec aceleasi incasari si plati si in programul din calculator. Imi rezulta si aici un sold in casa.
Verific RC cu soldul din situatia financiara a programului cu care scot listele de intretinere si trebuie sa fie identice. Daca nu sunt identice, ineamna ca am completat undeva gresit si verific.

Numar banii pe care ii am in casa care trebuie sa fie fix ce am in soldul celor doua anterior actualizate (RC si Sit. financiara).
Daca nu iese, inseamna ca am numarat gresit sau ca am incasat gresit.

Daca se actualizeaza documentele in fiecare zi in care se fac miscari de bani in/din casa este imposibil sa ai diferente.

@adriantot
Va cam contraziceti. Nu v-am inteles ironia din moment ce sunteti de acord cu intocmirea registrului de casa. Tehnica permite utilizarea "masinii" si scrierea "cu litere de calculator", numai ca foarte putine asociatii isi permit.
Nu am spus ca in asociatia din care fac parte sunt angajati mai multi administratori. In interventiile mele am relatat de foarte multe ori situatii intalnite in diverse alte asociatii si nu neaparat din propria asociatie.

@LocatarB,
Adesea am apreciat si aplaudat mesajele scrise de dumneavoastra. Dar asa cum apreciez ceea ce este corect, nu pot sa fiu de acord si sa nu comentez cu privire la ceea ce nu este corect in mesajele oricarui partener de dialog.
Registrul de casa trebuie completat de casier si suntem amandoi deacord cu acest lucru, dar nu neaparat completat de mana cum spuneti dumneavoastra. Ca apoi veniti cu argumente ca unele asociatii nu-si permit sa se doteze cu tehnica de calcul..., asta este altceva. Cine-si permite tine contabilitatea pe calculator iar cine nu-si permite o tine pe hartie scrisa cu pixul. Dar tot corect trebuie sa o tina si registrul de casa tot zilnic trebuie sa-l intocmeasca.

Intr-un mesaj, spuneti ca: "Multi administratori completeaza la sfarsitul lunii registrul de incasari...", iar chiar in ultimul mesaj generalizati din nou spunand ca: "am relatat de foarte multe ori situatii intalnite in diverse alte asociatii".
Dupa parerea mea, a afirma ca multi administratori fac lucruri gresite, ca in foarte multe sau diverse asociatii se intampla nustiuce lucruri gresite..., sunt generalizari negative ce nu rezolva problemele concrete in discutie, ce seamana cu a ne plange unul pe umarul celuilalt pentru nerespectarea legislatiei in asociatii sau a ne turna singuri cenusa in cap.

Acum cativa ani, ca membru in comitetul asociatiei noastre, neavand mult timp sa ajut, sa sprijin, sa verific activitatea administratorului asociatie, am fost totusi atentionati de unul dintre membrii comitetului de faptul ca are impresia ca administratorul-casier nu intocmeste zilnic registrul de casa... Am decis imediat in comitet ca a doua zi sa verificam. Ne-am facut timp doi oameni din comitet si-am trecut la verificare. Am gasit, pe langa neintocmirea zilnica a registrului de casa si alte nereguli, asa la prima vedere. Pentru ca noi nu aveam timp, am angajat in cateva zile un expert contabil membru CECCAR care a facut verificare amanuntita pe vreo 10 luni de cand era angajat acel administrator. Avea lipsa in gestiune si multe nereguli in documente. L-am inlocuit imediat si-am recuperat banii lipsa.
Eu inteleg orice casier daca nu are timp sa intocmeasca intr-o zi registrul de casa, dar asta ca o exceptie si nu ca o regula. Daca face din asta o regula sa o faca in firma lui, in afacerea lui, in alta parte si nu in asociatia de proprietari.
Asadar am intalnit si eu un caz, dar acesta nu mai poate sa ma intalneasca a doua oara, sa colaboreze cu asociatia noastra, cu asociatiile din jurul nostru pe care le cunoastem, cu nimeni din cunostintele noastre, ale multora din asociatie care cunosc povestea, si-asa este scos usor din randul administratorilor.