cumparare directa SEAP documente arhivare

Buna ziua,

Va rog daca este posibil sa ma ajutati sa aflu care sunt documentele necesare pentru a le arhiva cand se face o cumparare directa in SEAP si care este textul de lege sau articolul care prevede ce documente sunt necesare;

Trebuie intocmit obligatoriu documentul "comanda de achizitie?"
(acesta fiind documentul in care se mentioneaza produsul, cantitatea, pretul unitar cu TVA si fara TVA si valoarea totala a intregii cantitati solicitate furnizorului)

Intr-o unitate bugetara, care are in structura sa Departament Suport Tehnic (Achizitii, Comercial, Economic etc), si Departamente Profesionale cu alta specializare decat cele economice, acestea din urma fiind beneficiarele produselor achizitionate (cele care au facut necesarul de produse), care dintre cele 2 departamente are responsabilitatea intocmirii documentului de "Comanda de achizitie" cu tot cu calculele mentionate in fraza anterioara ?

-departamentul beneficiar? (adica cel care solicita produsul printr-un document anterior numit necesar?)
-departamentul Achizitii?
-si unul si altul?

care este textul de lege de unde reies responsabilitatile clare ale departamentului beneficiar si ale departamentului de suport tehnic (birou achizitii,etc)

sper sa primesc raspuns, va si mentionez de ce ma intereseaza:
- in calitate de membru al unui departament beneficiar, care functioneaza folosind produse ce trebuie achizitionate, desi intocmesc necesarul de produse cu denumire, cantitate, descriere a caracteristicilor tehnice, si semnez necesarul, am primit de cateva luni insarcinarea (verbala dar obligatorie) sa intocmesc si documentul de "comanda de achizitie", dupa ce biroul achizitii lanseaza in SEAP si obtine raspuns de la furnizori diferiti pt cumparare directa a produselor solicitate in necesar

acest document "comanda de achizitie" cu toate calculele de care v-am povestit, este semnat de cei care intocmesc si aproba necesarul in departam profesional beneficiar al produselor;

dar daca exista un acord cadru, cine alcatuieste comana de achizitie cu toate calculele aferente?

mentionez ca nu avem un program on-line care sa transmita informatiile de la un departament la altul

exista doar un program simplu de gestiune primara in care inregistram intrarile si iesirile

asadar, documentele despre care va cer lamuriri, " comanzi de achizitie", trebuie alcatuite separat, prin copierea separata a produsului, pretului, furnizorului, in cazul cumpararii directe de pe hartia emisa dupa deliberarea din SEAP, iar in cazul acordului cadru, dupa documentul anexa, in care am denumirea generica a produsului, denumirea comerciala, furnizorul, cantitatea, pretul si ce-o mai trebui;

asadar, pe scurt, cine trebuie sa le intocmeasca?

biroul achizitii sau departamentul profesional beneficiar?

care este legea din care deriva obligatia unui departam sau a altuia, sau a amandurora?

"comanda de achizitie" e document obligatoriu in cumpararea directa in SEAP? aici mai mentionez ca biroul achizitii nu mentioneaza in SEAP ca acea comanda tine loc de comanda ferma (pe motiv ca unii furnizori solicita in afara de comanda in SEAP si o comanda transmisa prin fax, desi nu toti)

dar prin fax nu se poate transmite direct hartia din SEAP in care ei au raspuns?

sper sa ma puteti lamuri, multumiri