Probleme in gestiunea actelor- cum procedez ?

Question

Discuție deschisă în Asociaţii de proprietari / locatari

Probleme in gestiunea actelor- cum procedez ?

Utilizator 11:50, 1 Noiembrie 2012

De 3 saptamani am preluat conducerea asociatiei si de atunci ma chinui efectiv sa incerc sa pun lucrurile la punct. Am probleme serioase insa in gestiunea actelor:
Am cerut fostului presedinte si administratorului actele pe ultimii 5 ani, cit au fost ei in functie, dar ei efectiv nu au acte.

Presedinte:
-declara ca nu detine acte oficiale corespunzatoare ultimilor 5 ani, de cind e in functie. Nici macar procesul-verbal al adunarii generale prin care a fost numit (probabil nu s-a facut proces verbal). Nu s-au mai facut adunari sau sedinte de comitet din 2007 !

Administrator:
- din toate registrele (casa, jurnal, reparatii, rulment, penalizari, fonduri speciale) pe care ar fi trebuit legala sa le intocmeasca imi poate pune la dispozitie doar registrul de casa.

Despre contractele angajatilor
- administrator: nu exista contract in forma scrisa. I s-a platit salariu iar la fisc a fost completata declaratia ca pentru conventie civila.
- ingrijitor: exista o conventie civila incheiata in 2003, fara specificarea perioadei pt. care a fost incheiata. La fisc s-au platit taxele corespunzatoare unei conventii civile. Salariul din ultimii ani a fost mai mare decit ceea ce scrie pe conventia din 2003
- presedinte: exista o conventie civila incheiata in 2007 de comitet (fara votul in adunarea generala) fara a fi specificata perioada. La fisc s-au platit taxele ca pt. o conventie civila. Salariul din ultimii ani a fost mai mare decit ceea ce scrie pe conventie.

Eu stiu ca:
- cuantumul salariilor angajatilor trebuie inclus in bugetul de venituri-cheltuieli care se voteaza anual de adunarea generala
- in cazul contractului de mandat al presedintele, acordarea remuneratiei e aprobata expres de adunarea generala

Banii asociatiei:
Nu am avut cont bancar pina acum, administratorii au dat banii din fondul de reparatii spre pastrare fostului presedinte.
-Ni s-a inapoiat o suma de bani strinsa pe perioada de activitate a actualei administratoare din august 2008 (nu am facut inca verificari sa vedem daca-i suma corecta).
- actuala administratoare declara ca la sosirea in functie fosta administratoare i-a spus ca si dumneaei a dat banii fostului presedinte spre pastrare. Acei bani, strinsi inainte de august 2008, nu i-am primit.

Ce-ati face in locul meu ?
-Sa angajez un expert contabil ? E cam scump nu stiu daca membrii asociatiei vor fi de acord.
- Sa sesizez organele de ancheta ? Mi se pare ilegal sa platesti un om fara sa ai contract cu el.

Va multumesc anticipat!

Răspunde Citează

5 mesaje

552 vizualizări

5 participanți

Cel mai recent răspuns: , moderator 20:03, 2 Noiembrie 2012

Vezi răspuns

~ final discuție ~

Alte discuții în legătură

Revocare administrator Buna ziua, avem un administrator total incompetent X-(X-(dar desi multi dintre locatari vrem sa-l schimbam nu reusim sa ne adunam intr-o adunare generala a ... (vezi toată discuția)

Mod de actiune a cenzorului in cazul incalcarii prevederilor legale de catre presedinte si comitetul executiv La ultimului control efectuat pe o perioada de trei luni am verificat in special legalitatea actiunilor si documentelor asociatiei al carui cenzor sunt.Am ... (vezi toată discuția)

Functionare asociatie de proprietari La data de 01.12.2013, proprietarii a trei blocuri noi situate pe aceeasi strada au constituit o asociatie in conditiile Legii nr. 230/2007, iar cu ... (vezi toată discuția)

ynocentta Utilizator · Answer 1 · 2012-11-01 12:28:35

1-Dovada convocarii adunarilor generale si procesele verbale ale fiecarei adunari se pastreaza intr-un registru unic care este obligatoru sa existe in evidenta si in arhiva asociatiei de proprietari
2-Inexistenta de raport incheiat intre executant administrator si beneficiar asociatia de proprietari are drept consecinta legala netemeini,nu se pacia indemnizatiei acordate acestuia
3-Fondul de reparatii conform norme in domeniu se depoziteaza in unitate bancara,nu se "pastreaza "de catre persoane fizice
4-Nu ati facut referiri la existenta de cenzor/comisie de cenzori
Daca in aceasta perioada de 5 ani,nu au existat adunari generale,respectiv nu au fost descari de gestiune nu au fost adoptate bugete de venituri cheltuieli ,nu a existat raport rujirid incheiat si inregistrat pentru administrator,pe cale de consecinta utilizarea de sume cu titlu de retributie/indemnizatie nu are temei legal
5-Verificati existenta cenzorului,solicitati Raport al acestuia pentru perioada de 5 ani,verificati plati catre furnizori/prestatori de servicii
In raport de concluziile cenzorului/comisiei de cenzori analizati in cadrul comitetului executiv eventuale demersuri necesare

elga50 Moderator · Answer 2 · 2012-11-01 12:40:14

Ce sa faceti?
Pai daca puneti intrebari inseamna ca e de rau.
Inainte de a va da un raspuns transant este sa incercati sa priviti lucrurile ca si cum ati lua-o de la inceput si sa va uitati in trecut numai pentru lucruri strict necesare legate de bani. Restul - contracte, PV - lasati-le deocamdata.
Faceti situatia soldurilor activ-pasiv si cont bancar.

Raspunsul transant:
- daca vreti sa nu faceti depresie sau nu sunteti o persoana superactiva, lasati balta si fugiti de-acolo fara sa va mai uitati inapoi! :)

Baltazar_one Utilizator · Answer 3 · 2012-11-01 16:00:18

La preluare trebuia sa faceti un proces verbal cu ce ati primit. Ce a fost in urma nu raspundeti d-voastra.

Orice predare se face cu situatia fondului activ si pasiv la zi .
Procesul verbal de predare primire trebuie sa cuprinda :
1. Cod fiscal
2. stampila as. de proprietari
3. Statutul asociatiei si acord de asociere
3. chitantiere seria si nr. pe ultimii 5 ani
4.contracte garantie daca exista
5.extras cont bancar
6. registru fond rulment, fond reparatii, fond penalizari, etc.
7. contracte de munca
8.fisa inventar
Predarea primirea se face de fata - cu fostul administrator si actualul adm.
- fostul presedinte si actualul presedinte de bloc
- comitetul executiv ales

Adriantot Moderator · Answer 4 · 2012-11-02 20:03:36

petschovschi a scris:

Ce-ati face in locul meu ?

Nu ma pun in locul dumneavoastra ca ar insemna sa va dau sfaturi ceea ce este cel mai usor lucru. Dar incerc sa va spun chiar ce am facut eu intr-o situatie asemanatoare, fara a avea documente, situatii contabile...
Am cumparat un registru de casa si-am trecut la icasari de la "zero" si apoi plati.
Am luat legatura cu furnizorii si am primit de la acestia "fisa clientului" ce am folosit-o la intocmirea fisei furnizorilor pentru asociatie.
Am convocat comitetul executiv saptramanal vreo 2 luni pentru a decide si rezolva problemele curente.
Am intocmit unele contracte din ziua preluarii fara sa gasesc vreun contract vechi cu femeia de serviciu, casier, cenzor, administrator...
Am cautat si-am obtinut de la arhiva Judecatoriei statutul asociatiei pentru ca nu am gasit asa ceva in asociatie.
Am cumparat un registru de 200 de pagini pe care l-am alocat proceselor verbale de adunare generala si sedintelor de comitet.
Am fost la finante si-am obtinut situatia obligatiilor si a platilor catre bugetul de stat.
Am convocat adunarea generala dupa 6 luni (nu dupa un an) in care am prezentat un buget de venituri si cheltuieli, luand si alte hotarari...
Am deschis cont la o banca
Treptat, pe masura ce descopeream cate ceva, valorificam, corectam si reglam in evidentele contabile conform legii...
Toate acestea si multe altele le-am facut impreuna cu 2 membri ai comitetului si-un cenzor, avand mereu impotriva alti doi membri foarte vocali care cereau mereu anchete, care-au reprosat de la prima sedinta de comitet pana la prima adunare generala la 6 luni cand si-au dat demisia si-au fost alesi altii in locul lor.
Cam dupa un an am avut totul pus la punct si asociatia a inceput a se redresa si finaciar si cu ajutorul instantei unde am deschis vreo 8 procese in primele doua luni impotriva restantierilor.

Incercati si rezolvati problemele curente, faceti totul bine de acum inainte si lasati cele vechi acolo unde le este locul: in trecut.