Formularul E411 are doua parti: A si B, care se vor completa dupa cum urmeaza:
Partea A din formular se completeaza de catre lucratorul migrant care se adreseaza institutiei competente cu plata prestatiilor familiale din statul unde isi desfasoara activitatea.
In aceasta parte a formularului trebuie completate toate datele privind identitatea persoanelor mentionate si este indicat ca solicitantul sa trimita institutiei abilitate din Romania fotocopii dupa actele de stare civila a membrilor familiei, hotarare de divort ori de incredintare a copilului/copiilor, dupa caz.
La primirea formularului, Agentia Judeteana pentru Prestatii Sociale (AJPS) trebuie sa completeze partea B a formularului pentru care va solicita informatii, dupa caz, de la:
a) Inspectoratul Teritorial de Munca;
b) Casa Judeteana de Pensii;
c) Directia Generala a Finantelor Publice;
d) Inspectoratul Scolar Judetean (in cazul in care copiii avuti in intretinere urmeaza cursurile invatamantului preuniversitar);
e) Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului.
In Romania, institutia responsabila cu plata prestatiilor familiale este Agentia Nationala pentru Prestatii Sociale care la nivel local este reprezentata de Agentiile Judetene pentru Prestatii Sociale. Astfel, formularul va fi depus la AJPS-ul de care copiii lucratorului migrant apartin ca domiciliu.
Formularul E401 de asemenea poate fi transmis de la institutiile competente din celelalte state membre in care isi desfasoara activitate lucratorii migranti romani prin intermediul Directiilor de Munca si Protectie Sociala Judetene, respectiv a municipiului Bucuresti.
Institutia responsabila de completare formularului E 401 (partea B) pentru lucratorii, cetateni romani care au domiciliul in Romania si care isi desfasoara activitatea in alte state membre ale Uniunii Europene este structura de evidenta a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenta a persoanelor de la domiciliul solicitantului.
In situatia in care completarea formularului este solicitata de catre lucratorul migrant roman la sediul serviciului public comunitar local de evidenta a persoanelor se vor prezenta urmatoarele documente:
- certificatele de stare civila, in original si fotocopie;
- dovada consimtamantului expres, dat in forma autentica, al persoanelor ale caror date urmeaza sa fie prelucrate, in original;
- copia actului de identitate sau a pasaportului de cetatean roman;
- alte documente doveditoare, respectiv sentinte de divort, decizii/dispozitii de schimbare a numelui pe cale administrativa;
-procura, in original, in situatia in care completarea formularului este solicitat prin imputernicit.