Inregistrare corespondenta

Procedura de gestionare a corespondentei o decideti in cadrul intern si in functie de strategii si standarde de dezvoltare aveti.

Pe litera Legii Arhivelor si normelor emise de Arhivele Nationale - acte destul de vechi, cam vagi si cam desuete raportate la realitatile actuale, dar teoretic in vigoare si aplicabile si care pot duce la aplicarea de amenzi in caz de nerespectare - si ONG sunt creatori de arhiva si ar trebui sa isi inregistreze documentele, inclusiv corespondenta, si cum legea nu distinge si nici logic nu ar trebui sa conteze suportul si forma comunicarii, ar trebui asigurata inregistrarea corespondentei intr-o forma care sa permita verificarea daca un anumit document de corespondenta a fost sau nu emis sau primit, in ce data, la ce se refera.... In practica multe structuri nu mai folosesc registre clasice pe suport de hartie ci evidente electronice, uneori nu propriu-zise ci doar implicite constand in facilitatiel de evidenta, sortare si cautare a programelor utilizate, unele foarte "basic" altele dimpotriva foarte avansate, care fac si versionari si asigura o trasabilitate avansata... Probabil nu prea este cazul al ONG-uri, mai ales la cele noi sau mici... Cum insa la ora actuala prin e-mail se comunica si foarte multe documente fara efecte juridice directe sau indirecte, la fel si in ce priveste comunicarile telefonice, SMS si alte asemenea, de regula se face o triere si se arhiveaza si eventual inregistreaza doar cele - de regula putine fata de numarul total - care sunt cu adevarat importante si relevante ( nu cele de tip newsletter sau link sau articole de presa sau comentarii venite prin liste de discutii sau mesaje gen "intarziu 10 minute la intalnire" sau "stai linistit ca am pus plicul la posta" sau "la multi ani", si nici cele de tip "va trimit anexat raportul promis" daca acel document anexat are el insusi inregistrare distincta". Supuse evidentei sunt atat documentele care s-au intocmit / au circulat intern in organizatie, cat si - sau mai ales cele - schimbate cu exteriorul. Acuma cate organizatii isi tin adecvat o evidenta a documentelor, e alta poveste.... A se avea in vedere spitirul legislatiei - si anume a se asigura ca, la nevoie, de exemplu intrebata de o autoritate administrativa sau judecatoreasca, ONG-ul nu ajunge sa spuna ca "nu stiu si nu am cum sa alflu daca in perioada aia am trimis sau primt un document de genul / de la / adresat lui" sau "imi amintesc ca parca aveam asa docuemnte dar nu stiu si nu prea am cum il gasi rapid..." sau "hai sa cautam prin bibliorafturile astea / prin directorul asta cu 10.000 de fisiere denumite cam cum s-a nimerit, poate in cateva ore gasim ceva..." sau "am rascolit si nu am gasit nimic, dar nu putem fi siguri ca nu exista si nici nu a existat la noi acel document"....