Somatie plata factura de acum 5 ani

Buna ziua. Lucrez la o scoala nu de f mult timp si am primit o somatie de plata a unei facturi, acum in martie 2014 pt luna august 2009. Nu stiu ce a fost atunci si nici nu am pe cine sa intreb. Au trimis si dovada de confirmare primire -asta e problema- factura a fost primita la vremea respectiva la secretariat dar nu stiu din ce motive nu a ajuns la contabilitate, am cautat in dosare nu exista acea factura. Intrebarea este cum puten noi sa rezolvam problema acum? De ce au trimit somatia atat de tarziu (5 ani) ? Noi suntem de acord ca trebuie sa platim valoarea acelei facturi dar atat nu si penalitati care sunt mult mai mari decat valoarea facturii. Au voie sa lase atat de mult timp sa treaca? de ce nu s au sesizat dupa 5 luni nu 5 ani..