Documente justificative (refacturare) Organizatie Nonprofit?

Lucrez într-o organizație non profit fără activitate economică (X) și facem parte dintr-un grup de mai multe organizații non profit unele avand si activitate economica. Sediul nostru este într-o cladire dată pe numele nostru printr-un contract de comodat de o alta insituție (Y) care face parte din acelasi grup. Cladirea fiind mai mare decat nevoile noastre,s-a hotarat ca in aceeasi cădire cu noi să-și desfasoare activitate încă o organizatie (Z) tot din grupul nostru.
Toate contractele pentru utilități (apă,gaze,en.electrică,etc) vor fi pe numele organizatiei la care lucrez X. Care este forma legală prin care ca eu organizație X, pot sa-mi recuperez cota parte din aceste utilități, stabilită (deocamdată verbal) între noi la un procent (25%si 75%).Ce documente pot să întocmesc eu (X) pentru a avea și ei (Z) documente justificative în contabilitate având în vedere că facturile de utilități vor fi pe numele X. Va multumesc anticipat pentru ajutor.