Orice cheltuiala facuta de asociatia de proprietari in baza documentelor (factura, chitanta...) trebuie sa se inregistreze in evidentele contabile ale asociatiei si sa fie repartizate pe listele de plata. Obligatoriu cheltuielile se repartizeaza pe listele de plata asa cum prevede HG 1588/2007.
O cheltuiala facuta doar pentru anumite persoane se repartizeaza pe lista de plata doar acelor persoane. De exemplu in luna august se trimit 3 notificari prin posta cu confirmare de primire catre trei restantieri. Pe 18 septembrie cand apare lista de plata aferenta lunii august in dreptul celor 3 restantieri apare suma cheltyuita pentru fiecare din acestia si numai in sarcina acestora, fara nici o legatura cu alte cheltuieli. La fel si in cazul platii unui mediator, a platii unui avocat pentru un restantier. Daca nu se inregistreaza, nu se repartizeaza aceste cheltuieli pe lista de plata, nu se resoecta legislatia si nu va iesi niciodata balanta, situatia soldurilor, activul egal cu pasivul...
Iata ce spune legea 230/2007 cu privire la penalizari:
Art. 30. - (1) Comitetul executiv, reprezentat de preşedintele asociaţiei de proprietari, are următoarele atribuţii:
j) stabileşte sistemul propriu de penalizări ale asociaţiei de proprietari pentru restanţele afişate pe lista de plată ce privesc cheltuielile asociaţiei de proprietari, conform prevederilor legale;
Asadar penalizarile se calculeaza pentru cheltuielile asociatiei de proprietari (neachitate la timp de proprietar) iar plata unei trimiteri postale, a unui mediator, a unui avocat... este o cheltuiala efectuata de asociatie. Nu se precizeaza ca penalizarile s-ar calcula doar asupra cotelor de intretinere. Se pot aplica penalizari pentru orice suma repartizata pe lista si neachitata in termen.
Iar aceasta se repeta, se reia mai clar in alt articol din lege:
Art. 49. -(1) Asociaţia de proprietari poate stabili un sistem propriu de penalizări pentru orice sumă cu titlu de restanţă, afişată pe lista de plată.
Noi, in asociatie, avem o situatie buna din punct de vedere financiar. De aceea, chiar daca sistemul nostru de penalizari adoptat acum vreo 7 ani prevede aplicarea de penalizari pentru orice suma devenita restanta (intretinere, chirii, fonduri...), noi aplicam doar penalizari pentru cotele de intretinere si nu pentru celelalte. Dar in momentul cand proprietarul face o plata, stingem cu prioritate celelalte cheltuieli (fonduri, chirii...) si apoi cele de intretinere, tinand cont si de vechimea acestora.