Unde se tin actele organizatiei?

La sediul organizatiei. Orice membru al unei asociatii poate sa solicite relatii asupra activitatii asociatiei. Aveti obligatia intrunirii membrilor in Adunare generala in care se prezinta situatia din toate punctele de vedere, inclusiv financiar.

Documentele financiar-contabile trebuie tinute la domiciliul fiscal. Cele din luna curenta si precedenta pot fi la contabil, dar apoi trebuie sa se intoarca la domiciliul fiscal. De regula acesta coincide cu sediul social principal, dar poate fi si diferit, caz in care se inregistreaza specific la organul fiscal. Restul actelor normal stau la sediul social, ca sa poata si autoritatile sa le conroleze, si organele de control intern sau audit... Cele vechi eventual pot fi duse in alta parte cu respectarea legislatiei privind arhivele. Oricum regulile ar trebui sa le stabileasca Adunarea Generala, si sunt obligati sa se supuna lor cei din Consiliul Director si din personalul executiv... Daca presedintele tine actele numai pentru el este pentru ca ii permite asociatia - in mod normal Consiliul Director si cenzorul /comisia de cenzori pot sa il "traga de maneca". Daca sunt sub 15 membri si deci legea nu obliga sa existe cenzor, orice membru poate face pe cenzorul si deci poate solicita sa vada toate documentele. Daca presedintele refuza, ar trebui convocata sedinta extraordinara a Adunarii Generale, demis presdintele, numita alta conducere care sa verifice daca nu cumva refuzul abuziv ascundea ceva ilegalitate ./ frauda...

Asociația are cu puțin peste 100 de membrii.
Statutul prevede întrunirea Adunării Generale anual și tot la doi ani alegerea unui consiliu director (format din 5 persoane) și a unui cenzor.
În fiecare an președintele prezintă un raport financiar, nu prea detaliat (în principiu câţi bani au intrat și cât s-a cheltuit și dacă asociația este pe minus sau plus, plus nu prea are cum pt. că este nonprofit) al anului trecut. Înainte de actualul preşedinte prezenta şi cenzorul un raport. (În principiu confirma cele prezentate de preşedinte.)
Acum 2 ani, când a fost ales actualul preşedinte s-a mai ales un cenzor. Acesta însă n-a mai dat raport anul trecut (nici nu a venit la întrunirea AG) iar anul acesta președintele a anunțat că a făcut (deja acum 2 ani) cu contabila care-i face contabilitatea şi la firma sa în numele asociaţiei un contract de contabilizare. Astfel a înlăturat cenzorul. A motivat că este m ai bine să facă asta o persoană competentă iar membrii l-au aprobat, spunând că e mai sigur aşa. Problema, după părerea mea, este că această contabilă face contabilizarea şi tot ea funcționează ca cenzor. Actele asociaţiei sunt văzute doar de ea şi de preşedinte.
Totodată a cerut AG ca alegerile să fie odată la 4 ani, nu la 2 cum era până acum şi cum este prevăzut în statut.

Având în vedere cele de mai sus, pot cere să văd toate actele financiare? Dacă da, cum pot impune această cerere, inclusiv cu ajutor (legal) extern. Adevărul este că pe majoritatea membrilor nu-i interesează ce se întâmplă, nu vor să se complice. Chiar dacă aş cere întrunirea AG, cel mai probabil ar veni doar preşedintele, consiliul director (pt că sunt obligaţi să vină) şi oamenii care sunt de partea preşedintelui. Cu siguranţă nu voi ajunge la un vot care sâ-mi fie de vreun ajutor, din contră va fi validată metodologia preşedintelui.

Radu Palu a scris:

Asociația are cu puțin peste 100 de membrii.

RM: Daca are peste 100 de membri, conform legii nu mai este suficient sa aiba un cenzor, ci tebuie sa aiba o comisie de cenzori, dintre care unul trebuie sa fie expert contabil sau contabil autorizat.... EI trebuie in continuare sa fie alesi de Adunarea Generala, cu un mandat cu durata prevazuta in Statutul asociatiei, si trebuie sa faca un control cel putin o data pe an si sa raporteze Adunarii Generale. Ei se subordoneaza numai acesteia, nu Presedintelui sau Consililui DIrector,

Statutul prevede întrunirea Adunării Generale anual și tot la doi ani alegerea unui consiliu director (format din 5 persoane) și a unui cenzor.

RM: Intrunirea cel putin o data pe an a AG e prevazuta de lege, deci trebuie tinuta o sedinta AG pana in 25 aprilie a fiecarui an indiferent ca prevede sau nu asta Statutul. SI degeaba prevede Statutul un cenzor ca daca s-au depasit 100 membri opereaza de drept prevederea legala privind obligativitatea unei comisii de cenzori, prevedere ce prevaleaza asupra celei care figureaza in Statut, prevedere ce ar trebui pusa in concordanta cu cerintele legale...

În fiecare an președintele prezintă un raport financiar, nu prea detaliat (în principiu câţi bani au intrat și cât s-a cheltuit și dacă asociația este pe minus sau plus, plus nu prea are cum pt. că este nonprofit) al anului trecut. Înainte de actualul preşedinte prezenta şi cenzorul un raport. (În principiu confirma cele prezentate de preşedinte.)

RM: Raportul il da COnsilul DIrector, nu presedintele, acesta doar poate prezenta in numele CD raportul anual de activitate si financiar asupra caruia apoi AG dupa dezbateri se pronunta prin vot.... nu poate sa se rezume la incasari si plati, ci trebuie sa prezinte si starea financiara la inceputul si finalul exercitiului si la alte aspecte patrimoniale decat situatia fondurilor banesti... Poate fi desigur si pe plus si pe minus, asta nu are nicio legatura cu caracterul nonprofit, e vorba de excedent sau deficit bugetar, nu e "profit" sau "pierdere"....

Acum 2 ani, când a fost ales actualul preşedinte s-a mai ales un cenzor. Acesta însă n-a mai dat raport anul trecut (nici nu a venit la întrunirea AG) iar anul acesta președintele a anunțat că a făcut (deja acum 2 ani) cu contabila care-i face contabilitatea şi la firma sa în numele asociaţiei un contract de contabilizare. Astfel a înlăturat cenzorul. A motivat că este m ai bine să facă asta o persoană competentă iar membrii l-au aprobat, spunând că e mai sigur aşa. Problema, după părerea mea, este că această contabilă face contabilizarea şi tot ea funcționează ca cenzor. Actele asociaţiei sunt văzute doar de ea şi de preşedinte.
Totodată a cerut AG ca alegerile să fie odată la 4 ani, nu la 2 cum era până acum şi cum este prevăzut în statut.

RM Daca e real ce scrieti mai sus asociatia functioneaza ilegal si nestatutar la ora actuala si cei vinovati ar trebui demisi si sanctionati. Cenzorul / comisia de cenzori era obligata prin lege sa faca minim o data pe an un control si sa prezinte raportul catre AG. Nu era obligatoriu sa fie prezent cenzorul in sedinta AG, putea sa il trimita in scris.... Activitatea de cenzor nu are nimic de a face cu cea de contabil, E normal sa aiba asociatia contabil, dar asta nu poate fi motiv ca cenzorul / comisia de cenzori sa isi desfasoare activitatea. Actele trebuie sa le vada toti membrii CD plus cenzorul. / comisia de cenzori, nu pot fi refuzati legal. Nu putea nici AG nici CD in mod valid sa renunte la cenzor / comisie de cenzori, pentru ca o prevede legea.
Si presedintele si orice membru poate propune ca mandatul CD sa fie marit de la 2 la 4 ani, dar pana nu aproba AG o modificare de statut in acest sens este o simpla propunere, nu produce efecte juridice...

Având în vedere cele de mai sus, pot cere să văd toate actele financiare? Dacă da, cum pot impune această cerere, inclusiv cu ajutor (legal) extern. Adevărul este că pe majoritatea membrilor nu-i interesează ce se întâmplă, nu vor să se complice. Chiar dacă aş cere întrunirea AG, cel mai probabil ar veni doar preşedintele, consiliul director (pt că sunt obligaţi să vină) şi oamenii care sunt de partea preşedintelui. Cu siguranţă nu voi ajunge la un vot care sâ-mi fie de vreun ajutor, din contră va fi validată metodologia preşedintelui.

RM: Daca nu sunteti nici cenzor nici membru CD nu au obligatia sa va prezinte actele, puteti doar cere rapoartele anuale si respectarea legii si Statutului, si forta la nevoie prin instanta sa fie respectate. Daca majoritatea membrilor valideaza o procedura sau o decizie ilegala, acea hotarare AG poate fi atacata si anulata in instanta, caci vointa AG nu poate trece peste prevederile legii....

Forțarea în instanță ce înseamnă? Proces civil sau penal?

Am revenit pt. că în continuare conceptul CD este acela că nu are rost să se complice cu verificarea oameni care oricum nu au habar și este mai bine ca contabila să fie totodată și cenzor (dacă tot e prevăzut în statut, ceea ce li se pare o povară inutilă de care cu mare drag ar scăpa).
Adevărul este însă că avem un membru care are exact așa firmă de contabilitate ca și contabila care face acest job pt. firma privată a președintelui. Însă președintele îl refuză pe acesta atât ca și contabil (deși ar fi mai ieftin, respectiv chiar gratuit) cât și ca recenzor. CD face enunțuri de genul: dacă e bună contabila pt. firma sa, o fi bună și pt. noi; dacă în ea are încredere, atunci e bine așa.
(CD și cam toți membrii îs de părerea că să avem încredere. Sigur, e cel mai comod. Eu îs de părere că încrederea e bună, dar mai bun e controlul.)