Am deschis de curând un ONG și am nelămuriri în legătură cu stocarea și gestionarea actelor. Vă rog să mă ajutați

1. Tiparite, semnate si indosariate.
2. Contractele de voluntariat / cererile de înscriere tiparite, semnate si indosariate,
Poate peste un numar de ani va fi acceptat și suportul electronic cu semnătură electronică caci nu puteti sa aveti si asa, si asa. Sunteti convinsi ca toti membrii si voluntarii au certificatul de semnătură electronică? Daca este asa,fiind doar o procedura interna, puteti sa faceti treaba asta de pe acum dar sa aveti asigurata stocarea informatilor in conditii de maxima siguranta.

1. Pot fi si numai in format electronic, insa trebuie sa se poata dovedi data si integritatea lor, adica faptul ca nu sunt facute retroactiv sau modificate in timp. La modul ideal se rezova asta cu semnatura electronica extinsa / calificata sau macar marca temporala, conform legislatiei speciale in domeniu. O solutie simpla dar nu asa de "beton" dpdv juridic in caz de contestare este sa le trimiteti memrilor acelui organ pe e-mail, pe adrese gen gmail caci in caz de contestare nu poate cel in cauza sa le modifice data sau continutul (ca nu o fi un hacker asa de priceput sa "sparga" serverele gmail). O siguranta foarte mare dpdv juridic in caz de contestare totusi confera doar actele cu semnatura elecronica extinsa sau listate si semnate olograf.

2. A se vedea raspunsul de mai sus. Cererile de inscriere si contractele teoretic pot fi incheiate si elecronic, la distanta, semnate electronic, caci COnform Legii 455 / 2001 "Inscrisul in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice, este asimilat, in ceea ce priveste conditiile si efectele sale, cu inscrisul sub semnatura privata". INsa pe de o parte cati voluntari respectiv potentiali membri au semnatura electronica extinsa in sensul Legii 455 / 2001? Si oricum acel dispozitiv sau softulet ar putea ajunge pe mana altei persoane, si deci in realitate nu poti fi sigur ca a semnat electronic acea persoana (dar legea prezuma ca da....) la fel cum nu poti fi sigur de autenticitatea unei semnaturi olografe daca nu a fost data in fata ta sau a unui avocat sau notar sau functionar public, care sa o ateste, ci vine pur si simplu prin posta si tu nu cunosti / nu ai mostra din semnatura acelei persoane macar... . deci postal clasic nu merge daca nu ai avut contact pana atunci cu acea persoana decat cu atestare avocatiala sau notariala a identitatii semnatarului. De stiut ca aceeasi puter doveditoare cu semnatura electronica extinsa in sensul Legii 455 / 2001 are si semnatura electronica calificata conform Regulamentului UE 910/2014, regulament care a aborgat implcit partial Legea 455 / 2001. Repet, in practica e inca foarte greu sa lucrezi numai cu documente semnate electronic in locul celor pe suport de hartie semnate olograf. Inclusiv organele de control se uita inca destul de "crucis" la documentele semnate electronic