Din ce prezentati rezulta ca sunteti angajata in cadrul unei autoritati contractante, asa cum este definita de art.8 din OUG 34/2006.
In acest caz, art.19 spune ca achizitia se face pe baza de document justificativ.
In general, acest document este factura fiscala.
Si atat.
Personal, consider ca intocmirea unei note justificative de cateva randuri,semnata si aprobata de sefii compartimentelor financiar, comercial sau ce mai aveti pe-acolo in vederea efectuarii achizitiei nu poate deranja pe nimeni si nimeni nu va va acuza ca ati intocmit-o.
In ea mentionati in primul rand necesitatea achizitiei(motivul), precum si valoarea estimata totala. Nu este necesara dezvoltarea prea mult a subiectului respectiv in nota, nu intereseaza pe nimeni, decat poate pe sefii dvs..
Acea nota de fundamentare poate tine loc de nota justificativa daca are acele cateva elemente -necesitate, val. estimata, etc.
De altfel, eu pot comenta ca deja faceti prea multe note ptr. o achizitie directa. In cazul unei licitatii deschise ce mai faceti?
Va mai recomand, de asemenea ca , inainte de efectuarea achizitiei, sa depuneti la dosar minim 3 oferte de pret, de la 3 firme, prin care sa justificati achizitia de la societatea cu pretul cel mai scazut.
Pentru ca sunteti noua in domeniu, va recomand sa aveti permanent in atentie OUG34/2006 si HG 925/2006, actualizate in 2009. Mai sunt si alte legi privind achizitiile, dar acestea sunt cel mai folosite si invocate.
SUCCES!