Cum sa formezi o echipa de lucru performanta

De asemenea daca tu nu esti cel care formeaza o echipa, ci doar unul dintre membrii echipei, vei intelege mai usor ce se intampla in jurul tau, iar daca vrei sa faci ceva pentru eficientizarea echipei, poti sustine trecerea cu succes in urmatoarea etapa!

De ce sunt importante echipele?


Echipa - un grup ai carui membri se influenteaza intre ei pentru indeplinirea unui obiectiv al unei organizatii.

De ce sunt importante echipele?

- sunt cele mai indicate pentru a rezolva probleme complexe care necesita opinii si cunostinte diferite

- reprezinta un excelent mediu de invatare

- sunt mult mai orientate spre obiective decat organizatia in ansamblul sau si isi stabilesc mult mai usor o viziune si un scop propriu

- valorifica mai bine resursele fiecarui membru

- sunt mai flexibile decat grupurile organizationale, pentru ca pot fi mult mai usor formate, dizolvate, reorganizate, redimensioante

- cultiva loialitatea si functioneaza pe principiul: “toti pentru unul si unul pentru toti”

- favorizeaza delegarea de responsabilitati pentru ca ofera garantia de a controla comportamentul membrilor sai, prin norme proprii.


FORMAREA ECHIPEI EFICIENTE


Inca din anul 1965 Bruce W. Tuckman a emis ipoteza ca grupurile trec prin mai multe etape de dezvoltare in perioada formarii, existentei si destramarii sale:


Formarea
Furtuna
Normarea
Eficientizarea


Revizuind studiile asupra ipotezei sale in 1977, Tuckman s-a hotarat sa adauge o a cincea etapa in dezvoltarea grupului, Incheierea.

ETAPA 1: Formarea (Echipa Imatura)
In etapa Formarii relatiile personale sunt caracterizate prin dependenta. Membrii se bazeaza pe siguranta, comportamente cunoscute si cauta indrumarea liderului. Membrii doresc sa fie acceptati de catre grup si au nevoie de certitudinea ca grupul este sigur. Strang impresii si date despre asemanarile si deosebirile dintre ei si formarea preferintelor pentru viitoarele subgrupe. Regulile legate de comportament par a fi mentinerea lucrurilor simple, evitarea controverselor. Se evita subiectele si sentimentele serioase.



Majoritatea functiilor legate de sarcini se ocupa de orientare. Membrii incearca sa se orienteze asupra sarcinii si in functie de ceilalti membrii. Discutiile planeaza in jurul definirii domeniului sarcinii, a modului de abordare si a altor probleme similare.

Pentru a trece la etapa urmatoare fiecare membru trebuie sa renunte la confortul subiectelor nepericuloase si sa riste posibilitatea unui conflict. Membrii unei echipe aflate in aceasta etapa asteapta de la lider instructiuni, sprijin si o definire a sarcinilor. Fiecare individ cauta sa afle ceea ce se asteapta de la el; care sunt sarcinile sale; cum sa le indeplineasca; cum sunt standardele.


Intr-o asemnea echipa nivelul de productivitate este scazut si se asteapta de la lider o implicare intensa. Membrii unei astfel de echipe sunt entuziasti si optimisti dar manifesta teama fata de sarcini si in relatiile cu ceilalti membrii.


ETAPA 2: Furtuna (Exhipa Fractionata)


Urmatoarea etapa, pe care Tuckman o numeste Furtuna, este caracterizata de competitie si conflict in cadrul relatiilor personale si de organizare la nivelul functiilor legate de sarcini. Pe masura ce membrii grupului incearca sa se organizeze in vederea indeplinirii sarcinii, conflictul la nivelul relatiilor personale este inevitabil. Indivizii trebuie sa cedeze mai mult si sa isi modeleze sentimentele, ideile, atitudinile si credintele pentru a se potrivi organizarii grupului. Din cauza fricii de a se expune sau a fricii de slabiciune, esec, etc. creste dorinta de a structura sau clarifica, de a se implica in structura.


Desi conflictele pot sa nu apara la suprafata ca probleme, aceasta nu inseamna ca ele nu exista. Vor aparea intrebari legate de cine va fi responsabil si pentru ce, care sunt regulile, care este sistemul de recompensare, care sunt criteriile de evaluare. Aceasta reflecta conflictele legate de conducere, structura, putere si autoritate. Pot exista fluctuatii mari intre comportamentele membrilor cauzate de problemele care apar legate de competitie si ostilitate. Datorita disconfortului aparut in aceasta etapa, unii membrii pot pastra tacerea in timp ce altii vor incerca sa domine.


Daca o echipa se comporta bine in prima etapa va trece in etapa urmatoare care este una a nemultumirii. Aceasta se caracterizeaza prin dificultati de comunicare si prin dispute in ceea ce priveste conducerea si influenta in cadrul echipei. Adesea rezolvarea problemelor si luarea deciziilor starnesc dispute. Indivizii se pot simti nesiguri in rolul lor, de raporturile dintre membri si de sarcinile fiecaruia. Deseori moralul grupului scade pe masura ce indivizii resimt un gol intre ceea ce asteptau la inceput si situatia reala.


Pentru a putea trece la etapa urmatoare, membrii grupului trebuie sa treaca de la mentalitatea care cere “teste si dovezi” la mentalitatea de a rezolva problema. Cel mai important lucru in a ajuta grupul sa treaca la etapa urmatoare poate fi capacitatea de a asculta.


ETAPA 3: Normarea (Echipa Unita)


In etapa Normarii a lui Tuckman relatiile interpersonale sunt caracterizate de coeziune. Membrii grupului sunt implicati in recunoasterea activa a contributiilor tuturor, construirea si intretinerea comunitatii si rezolvarea problemelor de grup. Membrii doresc sa isi schimbe ideile preconcepute bazandu-se pe aspectele prezentate de ceilalti si isi pun intrebari unii altora, in mod activ. Conducerea grupului este impartita si dispar grupuletele. Cand membrii incep sa se cunoasca – si sa se identifice cu ceilalti – nivelul increderii in cadrul relatiilor interpersonale contribuie la dezvoltarea coeziunii grupului.


In aceasta etapa (presupunand ca grupul ajunge pana aici) oamenii incep sa simta ca fac parte dintr-un grup si au sentimentul catarsis-ului rezultat din rezolvarea problemelor interpersonale.


Cea mai importanta functie la nivelul sarcinii este fluxul informational intre membrii grupului; acestia impartasesc sentimente si idei, solicita si dau feedback si cerceteaza actiuni legate de sarcina trasata. Creativitatea atinge cote inalte. Daca este atins acest stadiu de flux informational si coeziune, interactiunile intre membrii grupului sunt caracterizate de sinceritate si de circulatia informatiilor atat la nivel personal cat si la nivelul sarcinilor. Membrii sunt multumiti ca fac parte dintr-un grup eficient.

Pericolul cel mai mare in aceasta etapa este ca membrii pot incepe sa se teama de destramarea inevitabila a grupului in viitor, atunci se pot opune schimbarii de orice fel.



Daca echipa trece cu bine prin problemele si conflictele etapei a doua, va promova in a treia etapa unde exista un schimb liber de sentimente, date, idei si valori. Membrii echipei incep sa-si asume o identitate comuna lucrand pentru atingerea acelorasi obiective si astfel competenta lor si imaginea de sine se imbunatatesc.


Pentru echipele care isi evalueaza activitatea in functie de indeplinirea sarcinilor, aceasta etapa prezinta pericole potentiale. Etapa este resimtita ca fiind confortabila si pot aparea norme care sa descurajeze individul sa “clatine barca”. Avand inca vie amintirea conflictelor din etapa a doua indivizii pot simti retineri in a pune intrebari critice legate de aspecte ale activitatii echipei, obiectivele acesteia, organizarea, metodele de a-si intari relatiile externe.

ETAPA 4 – Eficientizarea (Etapa Functionala)
Nu toate grupurile ajung in aceasta etapa. Daca membrii grupului pot sa treaca cu succes in etapa a patra, calitatea, cuprinderea si profunzimea relatiilor personale produc o interdependenta adevarata. In aceasta etapa se poate lucra usor individual, in subgrupe sau cu intreg grupul. Rolurile si autoritatea se ajusteaza in mod dinamic potrivit nevoilor in schimbare a grupului si ale indivizilor. Etapa a patra este marcata de interdependenta la nivelul relatiilor personale si rezolvarea problemelor la nivelul sarcinilor. De acum grupul ar trebui sa fie foarte productiv.


Membrii au devenit siguri de sine si grupul nu mai are nevoie de aprobare. Membrii se concentreaza atat asupra sarcinilor cat si a relatiilor personale. Grupul este unit, identitatea sa este completa, moralul ridicat, la fel si nivelul loialitatii. Functiile legate de sarcina devin rezolvarea problemelor, gasirea solutiilor optime si dezvoltarea optima a grupului. Exista sprijinul necesar rezolvarii problemelor si se pune accentul pe realizari. Scopul global este productivitatea prin rezolvarea problemelor si prin munca.


Daca echipa urmeaza sa devina eficienta, trebuie sa treaca dincolo de starea de confort, la aceasta etapa a patra, unde membrii se bucura ca fac parte dintr-o etapa castigatoare, se bucura de incredere in capacitatea lor de a atinge obiective, isi sprijina reciproc eforturile si ajung sa recunoasca faptul ca aceasta interdependenta este esentiala.


In aceasta etapa echipa petrece mult timp pentru a-si evalua sistematic obiectivele, organizarea, metodele si relatiile externe. Indivizii isi ofera reciproc feedback-uri constructive si echipa cauta sa primeasca feedback-uri de la alte echipe. In comparatie cu etapa a doua, aceasta etapa este plina de resurse, energia echipei este orientata spre realizarea obiectivelor si nu este irosita pe opunerea de rezistenta si insatisfactie.


Pentru a dezvolta increderea in interiorul echipelor, managerul trebuie sa respecte cateva reguli de baza:

sa comunice des cu membrii echipei
sa manifeste respect pentru membrii echipei
sa fie corecti fata de echipa
sa fie consecventi in actiunile lor
sa demonstreze competenta

In plus Managerul in aceastã etapã, are cateva atributii esentiale care tin seama de o serie de competente si anume:


Competenta de a efectua transformarea subordonatilor profesionisti in profesionisti implicati in administrarea afacerilor organizatiei
Competenta de a-si perfectiona propriul stil de conducere Competenta de a identifica problemele si variabilele cheie si de a gestiona organizatia in situatii complexe
Competenta de a administra organizatia in situatii conflictuale interne si de a gira implementarea de noi tehnologii
Competenta de a mobiliza personalul pentru aplicarea schimbarilor structurale si functionale si de a intelege natura si amplitudinea rezistentei pe care acesta o poate opune
Competenta de a gestiona probleme de personal intr-un mod etic
ETAPA 5: Incheierea
Etapa finala descrisa de Tuckman, Incheierea, implica incetarea comportamentelor legate de sarcini si renuntarea la implicarea in relatii. O inchidere planificata cuprinde de obicei recunoasterea participarii si a realizarii si ocazia ca membrii sa isi ia la revedere personal. Incheierea unui grup poate avea ca efect o criza minora. Aceasta actiune este o miscare regresiva de a renunta la control, la a face parte din grup. Cele mai eficiente interventii in aceasta etapa sunt cele care faciliteaza terminarea sarcinii si procesul de renuntare la implicare.



CONCLUZII

Nu poti transforma un grup doar spunand abracadraba, trebuie sa realizezezi trecerea prin fiecare etapa
O echip nu poate fi eficenta daca nu a trecut si prin etapa furtunii, in care fiecare si-a spus oful, sau si-a exprimat antipatiile sau simpatiile
O ochipa nu poate fi eficenta daca normele stabilite in etapa a treia sunt abigue, neintelese sau neacceptate de toti membrii grupui!
Acceptarea normelor este un punct cheie, pentru ca degeaba sunt reguli daca ele nu sunt insotite de sentimentul de acceptare al membrilor acesteia! (Aici intervine rezistenta la schimbare, iar manegerul echipei, impreuna cu cei care sustin aceasta cauza au foarte mult de lucru)
Atentie, acest proces al formari echipelor, poate sa apara nu doar inintial, ci in diferite etape ale dezvoltarii companiei, mai ales atunci cand au loc schimbari majore!
Se poate! Se poate construi o echipa eficienta! Echipa eficienta este atuul companiilor care au succes sau care doresc sa aiba succes!


In loc de incheiere, metaforic vorbind, acest proces al formarii echipelor este acele in care trebuie sa trasformi VEDETELE ECHIPEI, intr-o ECHIPA VEDETA!



Scris de Marian RUJOIU

Trainer. Manager. Coach, Extreme Training

http://www.traininguri.ro