Sfaturi practice in negociere

Scris de Marian Rujoiu
Trainer Extreme Training, The way to excellence
www.traininguri.ro


1. Numele Partenerului de negociere
Fie ca vorbim despre nume, fie despre prenume, oamenilor le place sa li se pronunte numele. Pentru a retine numele persoanei este important ca, imediat dupa ce facem cunostinta cu ea sa folosim numele de cateva ori. Un secret este acela de a folosi chiar si la telefon numele persoanei de la capatul celalalt al firului, iar daca dorim un impact maxim trebuie, ca intr-o conversatie sa–i folosim ca ultim cuvant numele, cum ar fi: „Va doresc o zi buna, domnule Rujoiu” , „O sa va sun eu maine, domnule Rujoiu” sau „A fost o adevarata placere sa va intalnesc, domnule Rujoiu” etc. Trebuie sa retinem ca este important sa folosim numele celui cu care vorbim, dar mai ales in finalul discutiei, iar daca se poate, numele acestuia sa fie chiar ultimul cuvant.

2. Asezarea in incapere
In principiu, pozitia cea mai dezavantajoasa este cu spatele la usa si cu fata la geam. Aceasta este o pozitie care creeaza disconfort, in primul rand pentru ca totdeaunea vei avea un sentiment de nesiguranta atunci cand se deschide usa, iar in al doilea rand pentru ca geamul poate fi un factor perturbator care iti diminueaza puterea de concentrare, iar o posibila actiune pe care o vezi pe fereastra te poate distrage si mai mult. Ca sfat, iti recomand o pozitie in lateral, cu spatele la un perete, de unde poti vedea atat usa cat si geamul, cumva acestea sa fie in stanga si in dreapta ta. Negociatorii care vor dori sa te puna in dificultate te vor aseza fix in aceasta pozitie. Nu-ti ramane decat sa eviti aceasta pozitie, iar eventual la un moment dat sa gasesti un prilej sa muti scaunul intr-o pozitie ceva mai avantajoasa. Cand tu vrei sa pui un partener de negociere in dificultate il poti aseza intr-o asemenea pozitie si eventual rogi pe cineva sa foloseasca usa mai mult decat de obicei. Trebuie sa folositi aceasta tehnica cu masura pentru ca folosita in exces poate deranja. E bine sa-ti amintesti aceasta tehnica chiar si atunci cand mergi undeva in oras. Alege-ti astfel un loc cu vizibilitate maxima, eventual o masa situata in lateralul unei sali, iar scaunul sa fie situat la perete.


3 .Asezarea la masa
Majoritatea negocierilor se poarta la masa. Pozitia cea mai putin comunicanta este fata in fata. Daca este o masa dreptunghiulara partenerii asezati intr-un capat si celalalt al mesei vor avea tendinta sa poarte discutii in contradictoriu, ambii dorind sa aiba un control asupra discutiei. Chiar si la sedintele informale, pozitia din capul mesei este „predispusa” la a prelua initiativa, la a-si impune punctul de vedere. Revenind la negociere, evitati pe cat posibil pozitiile opuse. Daca totusi partenerul de negociere este asezat in capul mesei, incercati sa gasiti o pozitie cat mai apropiata de el pe laterala mesei, eventual primul scaun. Daca scaunul este departe il poti muta imediat langa el. Spre deosebire de pozitia opusa care blocheaza comunicarea, pozitia in diagonala faciliteaza comunicarea. La fel si pozitiiile fata in fata. Chiar daca nu sunt in capul mesei si sunt pe laturile mai lungi, nu sunt indicate. Negociatorii neexperimentati considera aceasta pozitie, fata in fata, ca fiind cea mai favorabila (fiecare dintre negociatori stand pe cele doua laturi mai lungi ale mesei). Daca stati la o masa patrata este indicat sa evitati pozitia fata in fata, astfel ca este de preferat cea in unghi, pe laturile alaturate ale mesei. Cercetarile au aratat ca cea mai „comunicativa” pozitie dintre doi parteneri de negociere este cea alaturata. Cumva, metaforic vorbind, este pozitia din care partenerii vorbesc aceeasi limba, stau de aceeasi parte a baricadei si privesc problema din acelasi unghi. De asemenea, lucrul pe documente, explicatiile oferite de un suport vizual, o schema sau un desen sunt mult mai usor de discutat si de vizualizat de catre ambii parteneri cand acestia stau alaturi, putin intorsi unul catre altul.


4. Marturiile
Dovada ferma a calitatii serviciilor pe care le oferi este ceea ce spun clientii tai despre tine. Cu cat mai multe marturii, cu atat mai bine. Aceste marturii nu trebuie sa fie scrisori complete si bine elaborate. Cele mai bune sunt marturiile spontate oferite in momentul in care clientul a fost multumit. Retineti asadar ca o marturie a unui client se culege in momentul impctului maxim. Cand ai un client care-ti spune ceva de genul: „Multumesc foarte mult, mi-ai fost de un real ajutor!” roaga-l in acel moment sa-ti scrie cateva cuvinte, chiar si de mana, daca nu ai tehnologia necesara la indemana. Cu cat va trece mai mult timp, cu atat va fi mai greu sa obtii marturia respectiva. Sansa de a ti se oferi marturia (recomandarea) in momentul satisfactiei maxime este undeva la 50%. Dupa cateva zile insa, acest procent al probabilitatii scade spre 10%. Strange recomanari si retine ca acestea vor fi mult mai credibile atunci cand sunt scrise chiar de mana. Cand o sa ai peste o suta de recomandari probabilitatea de a convinge un nou client creste considerabil. Poate fi chiar o provocare, fiecare client multumit poate fi ocazia unei recomandari. In cazul in care doresti o strategie pe termen lung roaga-l sa scrie ceva si despre tine ca om, nu doar despre companie. In vremuri grele, aceste recomandari pot fi aur curat si pot fi folosite indiferent de compania la care lucrezi.


5. Onestitatea
Noi romanii suntem invatati multe. La capitolul onestitate nu stam foarte bine. Cel putin asta mi-a aratat experienta mea si spusele celor pe care-i cunosc. Prima tendinta in negociere este aceea de a lua de la un partener mai mult decat are el de oferit acestuia „Vreau sa-l ard de nu se vede”, „acum are nevoie de mine, pretul este altul” etc. Gandurile nerostite ale multora dintre noi, ca romani,sunt : Nu stie care e treaba. Il fac de nu se vede. Aceasta strategie win-louse, creeaza proasta reputatie. Am fi mult mai castigati daca, inainte de a ne gandi la cum sa-l pacalim, ne-am gandi la cum pot castiga si eu si el. Aunci cand ambii parteneri sunt deschisi fiecare poate castiga si fiecare poate fi multumit. Aceasta onestitate iti ofera si permisiunea de a fi creativ. Gandeste-te la solutii inovatoare care pot duce la un castig pentru ambele parti. Gandindu-ne la doi copii care vor sa imparta o portocala, mentalitatea win - louse, este aceea in care unul dintre copii vrea toata portocala, iar celalalt nu se va alege cu nimic. O varinata win - win este accea in care cei doi copii discuta. Poate unul doreste numai o felie de pofta sau ei o pot imparti. Este posibil ca unul dintre ei nu doreasca neaparat portocala, ci poate vrea numai un fruct. Poate chiar intamplator, celalalt copil are un alt fruct sau ii poate face rost de unul. Sau poate ambii au cate 5 banuti si decid impreuna sa mai cumpere o portocala si astfel fiecare dintre ei va avea o portocala. Pot fi multe solutii, trebuie insa ca cei doi copii sa discute si sa fie dispusi sa afle nevoile celuilalt. Romaneste, ar insemna ca unul sa manance portocala, iar celalalt sa saliveze. Este un efort mic, dar cu un rezultat mare. Fii onest cu celalalt si nu-i vinde ceva de care acesta nu are nevoie. Incercati sa aflati de ce anume are nevoie si cautati impreuna solutia optima. Numai in acest fel vei construi o relatie pe termen lung. In acest fel vei fi considerat un partener. Atunci cand partenerul nu va ramane multumit, a doua oara te va ocoli. Daca vei fi onest vei fi o rara avis. Atunci cand simti un dezechilibru si mai sti ca peste cateva zile partenerul tau de negociere va intelege ca a facut o afacere proasta, nu te grabi sa-i vinzi, incerca sa-l avertizezi. Chiar daca astazi vei „rata o negociere” de 2000 de euro, construiesti de fapt premisele unei negocieri viitoare bazate pe incredere. Este posibil ca peste doua saptamani sa faci o afacere de 20 000 de euro cu acelasi client. Cand ai un client sau un partener la care observi ca va incheia o afacere proasta poti sa-l avertizezi. Este foarte probabil ca in scurta vreme acest favor, in care nu l-ai lasat sa arunce cu banii pe fereastra, sa ti se intoarca, uneori chiar inzecit.


6. Intreruperile
Nu putine sunt cazurile in care negociatorul vrea sa dea impresia de om cautat. Astfel el isi pune secretara sau pe coleg sa-l sune atunci cand are intalniri. Aceasta tehnica nu pare tocmai barbateasca, insa ea are avantajul ca in orice moment, odata ce ai fost sunat poti spune ca trebuie sa reprogramati intalnirea pentru ca a intervenit ceva foarte urgent. Aceste intreruperi sunt bune in momentul in care negocierea a luat o directie pe care nu ti-o doresti si te dezvantajeaza foarte mult.


7. Concluziile comune preliminare
In principiu, este bine sa tii un jurnal al negocierii cu lucrurile pe care vi le stabiliti. Acest lucru iti va permite sa notezi o concluzie si sa-ti rogi totodata partenerul sa-ti confirme ca asa este. In cazul unor negocieri complexe, pentru a lua un puls al negocierii, redactezi pe o foaie impreuna cu partenerul concluziile la care s-a ajuns. Este momentul in care poti verifica daca ati vorbit aceeasi limba si daca lucrurile care erau subintelese sunt acum intelese. Totodata, va fi si o ocazie in care expresii de genul: „am putea sa….” se transforma in „putem sa”. Aceasta foaie poate fi trimisa pe e-mail sau pe fax partenerilor tai. Este o strategie buna care, dincolo de avantajul clarificarii, are si avantajul ca obtii timp. Astfel ca partenerii sau sefii tai pot fi la curent asupra discutiei si concluziilor preliminare. Aceasta maniera este utila mai ales cand ai un partener care a deviat cam mult de la subiect si a trecut superficial pe peste anumite lucruri. Retineti, asadar,  ca un jurnal al negocierii (notitele tale) iti permite sa fii la curent cu stadiul negocierii pe de o parte, iar pe de alta parte, un jurnal comun al negocierii, trimis prin fax sau pe e-mail partenerilor, asigura un prilej de clarificare asupra stadiului negocierii si obliga ambele parti la clarificari ce vor putea fi fi prinse cel mai probabil intr-un viitor contract.


8. Schimburile
In cadrul intalnirii este de preferat sa ai o recuzita corespunzatoare, insotita de arsenalul tehnologic necesar. Nu este insa sfarsitul lumii daca nu ai un pix si astfel partenerul iti poate imprumuta unul . Este un bun prilej pentru a initia o serie de schimburi. Schimbul sau simplul fapt ca-ti ofera ceva creeaza bune premise psihologice in cadrul intalnirii. Atunci cand ti se ofera ceva, accepta. Fie ca ti se ofera o cafea, un pahar cu apa, un pix, o bricheta, o foaie, etc accepta. Spunand un „Nu, multumesc. Am si eu” sau „Nu multumesc. Nu-mi este sete” este un refuz care il va face pe partenerul tau care ti-a oferit ceva sa se simta inconfortabil. Se spune de multe ori ca exista o placere mai mare in a oferi ceva, decat in a primi ceva. Daca partenerul tau iti ofera ceva, acepta cu mare placere si incerca sa-i oferi si tu ceva in schimb. Schimbul este primul pas catre o buna comunicare. Daca-ti face cadou un pix, incearca sa-i faci si tu cadou un pix ( chiar si pe cel personal), o agenda sau ceva asemanator care-ti este la indemana. Partenerul se va simti obligat sa accepte. Negocierea in acel moment este inceputa, iar primii pasi au fost facuti deja. Daca nu ai ceva material pentru a-i oferi , fa-i o promisiune sau ofera-i o vorba buna, un compliment sau o apreciere.
#PAGEBREAK#

9. Confidentialitatea
Atunci cand ii vei cere partenerului de negociere sa pastreze confidentialitatea asupra celor ce urmeaza sa fie discutate acesta va lua mult mai in serios discutia. Aceasta solicitare poate crea premisele unei relatii de incredere. Totodata, poti invoca faptul ca este pentru tine nu doar un client, ci un partener de afaceri, astfel ca esti dispus sa cautati si sa gasiti cele mai bune solutii, lucruri pe care nu le acordati in mod obisnuit tuturor oamenilor cu care lucrati. Probabil ati observat si in viata de zi cu zi. Cand spuneti cuiva: „Vreau sa-ti spun ceva, dar vreau sa ramana intre noi” dintr-o data partenerul tau va fi mai interesat si va da o atentie mai mare detaliilor si lucrurilor spuse de tine. Trebuie sa ai grija ca in timpul discutiei sa se justifice confidentialitatea, fie ca este vorba de un discount pe care nu-l acordati in mod obisnuit, de un termen de plata, de o favoare, sau de o informatie care l-ar putea ajuta.


10. Punctul comun
Cine se aseamana se aduna. Este o vorba veche si cu mult mai mult adevar decat credem. Poate ca tu nu semeni cu partenerul tau de negociere, poate va intalniti pentru prima data si este impropriu spus ca poti semana instantaneu cu partenerul tau. Poti insa sa faci ceva in acest sens, anume sa cauti puncte comune cu el. Poate fi un hobby, poate fi un loc pe care l-ati vizitat, poate fi postul TV preferat, pot fi copiii, vestimentatia, pot fi principiile sau,  de ce nu,  valorile. Un negociator experimentat nu incepe negocierea pana nu a gasit unul sau doua puncte comune cu partenerul. Negociatorii neexperimentati intra direct in negociere, insa acest lucru nu ii avantajeaza foarte mult. In negociere acest punct se numeste carlig sau ancora. Retine: cauta punctul comun, identifica-l si discuta pe marginea lui. Vei avea parte astfel de o negociere mult mai deschisa si mult mai relaxata. Inconstient sau nu, partenerul de negocieere, odata ce vei identifica puncte comune, iti va acorda mai multa incredere decat in mod obisnuit. Ganditi-va la dumneavoastra! De multe ori veti acorda mai multa incredere persoanelor care intr-un fel sau altul va seamana.

Ati avut mai sus numai 10 tips and tricks. Le-am scris in ordinea in care mi-au venit in minte. Aceste lucruri mici va pot fi foarte folositoare, iar in masura in care le-ati gasit interesante spuneti-mi si o sa mai scriu articole cu tematica similara. Probabil putem ajunge la cateva sute de lucruri mici care conteaza in negociere si putem face bine sa tinem sema de ele. Aceste lucruri conteaza nu numai in negocierile comerciale, ci si in cele personale.


_______

Extreme Training iti ofera Excelenta in Vanzari, Negociere, Comunicare in Afaceri, Manipulare, Motivare Non-Financiara, Dezvoltare Manageriala, Comunicare Organizationala, Dezvoltare Personala, Leadership, Management de Proiect, Time Management, Coaching si Teambuilding.


Alege Excelenta! Alege Extreme Training! Alege sa fii mai bun!

Extreme Training, the way to excellence

www.traininguri.ro - cursuri, traininguri
www.negociatorul.ro - resurse gratuite negociere
www.expert-teambuilding.ro - Team Building pentru companii
http://blog.traininguri.ro - Resurse Vanzari, management, negociere, doc utile, consultanta online