Pontajul, un rau necesar?

Articol scris de Gabriela Barcun

Avocatii vand timp si de aceea primul pas in managementul activitatii zilnice este pontajul, mai exact inregistrarea orelor lucrate. Desi castigurile in avocatura se bazeaza pe acest lucru, in mod ironic, inregistrarea lor duce la scaderea veniturilor prin volumul de timp solicitat. Pontajul devine astfel un “rau necesar” care trebuie realizat de toti avocatii.

Pontajul a aparut ca instrument de management in firmele de avocatura din Statele Unite inca din 1940. A fost momentul in care s-a definit si conceptul de tarif orar, atat de intens folosit in momentul de fata. Desi criticile cu privire la acest model nu au intarziat sa apara, argumentandu-se ca incurajeaza ineficienta in defavoarea inovatiei, tariful orar este in continuare perceput ca fiind cel mai onest mod de a remunera serviciile juridice.

De ce trebuie sa pontam?

In primul rand, pontajul ofera o situatie clara asupra eficientei cu care se lucreaza. Astfel, pe baza pontajului, se poate urmari gradul de incarcare si randamentul avocatilor, fiind un instrument indispensabil in evaluarile de performanta.

In al doilea rand, este un suport important in deciziile manageriale pentru ca asigura o imagine completa la nivel de client si contract, cu profitabilitatea aferenta. Aceste informatii pot influenta decisiv politica de preturi a firmei si reprezinta un suport in procesul de facturare.

Mai mult, pontajul asigura un grad ridicat de transparenta fata de clienti, un lucru care nu trebuie neglijat in contextul unei concurente acerbe. Este indicat ca o situatie clara a activitatilor desfasurate sa insoteasca factura trimisa unui client.

Cum trebuie sa pontam?

Din start, situatiile in Excel sau pe hartie sunt total neindicate datorita volumului mare de munca pe care il presupune agregarea datelor. Pana la urma, pontajul nu are rolul strict de a inregistra niste activitati, ci poate fi folosit mai departe in procesul de emitere a facturilor, in rapoarte de activitate pentru client si in calculul unor indicatori de eficienta.

O situatie completa privind pontajul trebuie sa includa, dar sa nu se limiteze la informatii despre data pontajului, ore lucrate pe activitatea in cauza, persoana care inregistreaza pontajul si clientul pentru care s-a derulat activitatea. Este recomandat ca in plus fata de aceste informatii sa se urmareasca si contractul pe care se lucreaza, proiectul de consultanta sau dosarul de instanta. Cu cat aceste informatii sunt mai detaliate, cu atat se vor putea face analize mai detaliate si se va putea raspunde la intrebari de genul:

• Cat am lucrat pentru un client?
• Cat am lucrat pe un dosar?
• Este profitabil un proiect?

Orele consumate pe activitati interne sunt la fel de importante. Evidenta lor poate ajuta ulterior la o analiza realista a timpului si eficientei, chiar la nivel de avocat. Astfel, se poate pune in balanta timpul petrecut pentru research sau administrative si timpul efectiv facturabil clientului.

O aplicatie software poate ajuta acest proces de inregistrare a timpului prin intermediul calendarelor inteligente, alerte si ghidarea utilizatorului. Cu uneltele potrivite, timpul de completare nu depaseste 10 minute pe zi. Mai mult, o solutie online face posibila inregistrarea pontajului din orice locatie, de la birou, de la client sau de acasa, fiind necesara doar o conexiune internet.