Eficienta in avocatura

Articol scris de Gabriela Barcun

Venituri lunare raportate la cheltuieli

Acesta este probabil cel mai frecvent indicator calculat de avocati deoarece are un impact imediat asupra activitatii curente. Fiecare casa de avocatura isi impune propriile obiective privind profitabilitatea, cheltuielile si veniturile, o monitorizare constanta a acestora permitand tragerea la timp a semnalului de alarma. De cele mai multe ori, depasirea pragurilor stabilite se traduc fie in echipe supradimensionate, fie in avocati costisitori comparativ cu munca prestata. In plus, acesti indicatori va pot spune daca o eventuala crestere a salariilor este insotita de o crestere cel putin similara a productivitatii, evitand astfel reducerea profitabilitatii.

Neincasatele si numarul mediu de zile de intarziere la plata

Unul dintre efecte vizibile ale crizei a fost cresterea numarului de facturi restante si a timpului in care se efectueaza plata. Desi timpul de incasare poate varia in functie de practica, este recomandat ca acesta sa nu depaseasca 60 de zile. De asemenea, urmarirea numarului mediu de zile de intarziere permite o evaluare corecta a fluxului de bani in firma si o anumita predictibilitate relativ la incasari.

Eficienta si productivitate

In avocatura, acesti indicatori se pot calcula tinand cont de orele lucrate, orele care se pot factura catre client si orele de lucru disponibile intr-o luna. Ca medie de sector, numarul de ore facturabile generat zilnic de fiecare avocat nu ar trebui sa coboare sub 5 - 6 ore, iar primul pas in urmarirea acestui indicator este pontajul. De altfel, ideal ar fi ca acesta sa se urmareasca la nivel de firma, client sau avocat, inclusiv sub forma de target. In plus, eficienta si productivitatea au un rol important in procesul de evaluare si bonusare al angajatilor.

Venituri per avocat

Daca costurile generate de un avocat sunt mai usor de calculat, nu acelasi lucru se poate spune despre veniturile pe care le aduce in firma. Totusi, acest indicator, corelat cu eficienta avocatului, este esential in stabilirea unei politici salariale si de bonusare corecte, in functie de rezultatele obtinute. Aceasta situatie e greu de calculat pe hartie, de cele mai multe ori fiind posibila numai in cazul utilizarii unor aplicatii software care pot centraliza informatia necesara unui astfel de raport. 

Clienti actuali si clienti noi

De obicei, aceste informatii sunt ignorate, atentia fiind indreptata spre veniturile realizate. Totusi, un numar mic de clienti poate indica riscuri majore prin gradul de dependenta fata de cateva conturi cheie. Este foarte important sa urmariti si evolutia lunara a numarului de clienti noi, relevant pentru sanatatea business-ului. De altfel, acesta va poate ajuta sa evaluati eforturile de promovare si marketing ale firmei, cat si perspectivele de dezvoltare.

Tariful orar real

Daca dispuneti de informatii complete de pontaj, se poate calcula tariful mediu real pentru fiecare client in parte, dar si la nivel de firma. Importanta acestui indicator rezida in diferenta majora care poate exista intre tariful orar negociat prin contract si cel efectiv, calculat pe baza orelor lucrate. De exemplu, daca reusiti sa facturati doar jumatate din timpul lucrat la un tarif de 100 EUR/ora, tariful real este de 50 de EUR/ora. Tariful orar real reprezinta baza pentru analize ulterioare si, in plus, este un puternic indicator de eficienta la nivel de client.

Urmarirea bugetelor pe fiecare proiect

Un alt mod de a masura eficienta, de data aceasta la nivel de proiect, este incadrarea in bugetul de ore stabilit. Este interesant de urmarit mai ales la proiectele cu tarif global, pentru a vedea in ce masura acesta a fost profitabil si la ce tarif orar real s-a lucrat. 

Calcularea si urmarirea acestor indicatori presupune in primul rand centralizarea informatiilor despre pontaj, contracte, clienti si facturare. Acest lucru se poate face si pe baza de excel, insa o aplicatie software ar reduce semnificativ efortul de prelucrare a datelor si ar elimina erorile de calcul.