Ce analiza trebuie facuta inainte de scrierea unui proiect?

Articol scris de Ramona Moldovan – trainer Extreme Training (http://www.traininguri.ro/)

”Nu va lasati inselati de aparente, de vorbe; judecati dupa fapte si veti fi siguri ca, de veti cauta un sculptor, nu veti da peste un taietor de lemne.”
Hagop Baronian

Respectarea regulilor asigura conformitatea cu cerintele finantatorului.

Parcurgerea etapelor asigura punerea in aplicare, corecta si completa, a activitatilor proiectului, conform timpului prognozat si bugetului stabilit.

De ce am, insa, nevoie de capacitate de analiza si previzionare atunci cand asigur managementul unui proiect?

In situatii ideale, pentru un proiect, este suficient sa definesti scopul si obiectivele, sa planifici activitatile, sa alegi echipa de proiect, sa stabilesti bugetul si sa pui in practica graficul planificat. Numai ca, niciun proiect nu ”exista” in situatii ideale.

Proiectul ”apare” intr-un anumit context, se dezvolta intr-o anumita organizatie, presupune interactiunea cu diverse institutii, medii, valori, experiente, factori interesati, riscuri. Abordarea acestor elemente si gestionarea lor pe parcursul unui proiect fac diferenta intre succesul si esecul unui proiect.

Pentru a putea aborda si gestiona in mod corect factorii enuntati mai sus, acestia trebuie, in primul rand,  constientizati si, in al doilea rand, se impune analizarea lor.

De unde incepem?

Aceasta analiza trebuie sa aiba loc inca din faza in care apare ideea de proiect – inainte de a scrie proiectul, inainte de a identifica echipa de proiect, inainte de a planifica activitatile si estima bugetul.

Atunci cand incepem acest demers trebuie sa facem distinctia intre doua mari categorii de factori: factori interni si factori externi.

Ce factori interni imi pot afecta derularea proiectului?

Este indicat sa realizati o lista cat mai cuprinzatoare a factorilor interni, incercand sa constientizati atat factorii cu conotatie negativa, cat si cei cu influenta pozitiva. Pentru a facilita analiza ulterioara, incercati sa grupati acesti factori dupa o matrice de tipul celei de mai jos:

Factori interni

Ce factori externi imi pot afecta derularea proiectului?

Factori externi

Cum abordez acesti factori?

Dupa ce am stabilit cu ce factori interni si externi ma confrunt, ce factori au conotatie pozitiva si care ma afecteaza negativ, urmeaza sa analizez scenariile posibile, sa masor impactul si probabilitatea de manifestare a fiecarui factor si sa decid asupra unei strategii de abordare a acestora. In momentul analizei si deciziei se impune valorificarea urmatoarelor elemente:

• care sunt factorii pe care ma pot baza si pe care ii pot valorifica in implementarea proiectului ? (factorii pozitivi)
• care sunt factorii care ma  pot impiedica in implementarea proiectului? (factorii negativi)
• care este probabilitatea de aparitie a fiecarui factor negativ in parte in implementarea proiectului ?
• Care este impactul produs de manifestarea fiecarui factor negativ in parte?
• Pot folosi factorii pozitivi pentru a elimina/reduce factorii negativi?
• De ce resurse mai am nevoie pentru a elimina/reduce manifestarea factorilor negativi?

In final, voi elabora un plan prin care ma asigur ca imi prevad activitatile, resursele necesare, instrumentele de monitorizare si persoanele responsabile, astfel incat, la final, proiectul sa isi atinga obiectivele, cu resursele prognozate si in perioada de timp stabilita.

Parcurgand un astfel de proces de analiza si previzionare, managerul de proiect, impreuna cu echipa sa, asigura premizele pentru un proiect de succes.
Aplicarea planului asa cum a fost elaborat in aceasta etapa si dezvoltarea de instrumente de interventie pentru contracararea altor tipuri de factori negativi care se pot manifesta imprevizibil, in timpul implementarii, conduc la culegerea rezultatelor dorite.

Fiti atenti la mediul intern si extern in care va implementati proiectul, analizati fiecare element, oricat de neinsemnat ar parea el, luati decizii atunci cand trebuie si veti aduce la viata ”opere de arta” in domeniul proiectelor.