De ce este important managerul de proiect?

Articol scris de Ramona Moldovan – Trainer Extreme Training (http://www.traininguri.ro/)

"Succesul se masoara nu prin ceea ce a realizat cineva, ci prin obstacolele pe care a trebuit sa le depaseasca." – Booker T. Washington

Din dorinta de a fi performante, de a fi competitive, organizatiile identifica nevoi, definesc obiective clare, planifica activitati, aloca resurse si urmaresc atingerea unor rezultate cat mai eficiente.

Cu toate acestea, in realitate, sunt proiecte care au succes si proiecte care esueaza. Pe langa aspecte legate de contextul ales, de riscurile manifestate, de corectitudinea estimarilor si analizelor, unul dintre factorii importanti care fac diferenta dintre reusita sau esecul unui proiect este reprezentat de managerul proiectului.

Cine este managerul de proiect?

Este intrebarea legitima care trebuie sa apara atunci cand vorbim despre proiecte.

Managerul de proiect este persoana desemnata sa coordoneze, verifice, coreleze activitatea intregii echipe de proiect, in cadrul tuturor activitatilor desfasurate, pe toata perioada de implementare si chiar in perioada ex-post a proiectului.

La o prima vedere pare simplu sa gasesti persoana potrivita pentru a ocupa pozitia de manager de proiect intr-o echipa. Insa, inainte de a face acest pas trebuie sa definim urmatoarele elemente:

• Responsabilitatile managerului de proiect
• Rolurile managerului de proiect
• Aptitudinile si abilitatile necesare unui manager de proiect

In aceasta etapa va puteti intreba de ce este necesar sa definesc roluri, responsabilitati, atributii, abilitati pentru un manager de proiect din moment ce stiu ca el va fi persoana desemnata sa coordoneze, verifice, coreleze activitatea intregii echipe de proiect. Nu este suficient atat?

De alegerea, aptitudinile, cunostintele si calitatile managerului de proiect depinde succesul sau esecul proiectului.

Cu cat conturati un profil cat mai detaliat, cu cat stabiliti de la inceput ce doriti de la managerul de proiect, cu atat va mariti sansele de a face diferenta, la final, intre un proiect excelent si un proiect slab sau esuat.

Pentru a crea acest profil este indicat sa parcurgem o analiza cit mai serioasa si detaliata a celor trei elemente enuntate mai sus.

Ce responsabilitati trebuie sa indeplineasca managerul de proiect in cadrul proiectului meu?

Principalele atributii ale unui manager de proiect sunt urmatoarele: sa planifice, sa organizeze, sa coordoneze, sa controleze, sa conduca. Sunt cele 5 functii ale managementului care trebuie aplicate in orice proiect, indiferent de anvergura, de valoare, de durata.

Cum planifica? – Utilizand metode cat mai realiste si mai clare de estimare a activitatilor, a duratei lor, a interdependentei dintre activitati, de alocare a resurselor necesare etc. Dintre metodele de planificare disponibile putem enunta Metoda PERT, Metoda Structurii pe Baza de Elemente (Work Breakdown Structure), Graficul GANTT.

Cum organizeaza? – Atunci cand realizeaza o planificare buna, managerul de proiect va fi capabil sa isi contruiasca o echipa de proiect functionala, sa  identifice persoanele cele mai potrivite pentru a lucra in proiect, sa distribuie sarcini in mod optim, sa aloce resursele materiale si financiare in mod eficient, astfel incat sa se asigure ca isi atinge obiectivele in termenul stabilit si cu standardele de calitate definite anterior.

Cum coordoneaza? - Delegand atributii, organizand intalniri de lucru constante cu echipa si alte persoane implicate in implementarea proiectului, stabilind un mecanism de monitorizare periodica foarte bine pus la punct, oferind si primind feedback permanent referitor la stadiul proiectului.

Cum controleaza? – Stabilind un sistem clar si coerent de raportare si monitorizare, alocand responsabilitati individuale si de grup, aplicand un sistem echilibrat de urmarire a proiectului.

Cum conduce? – In prima faza suntem tentati sa credem ca suma celorlalte 4 functii ar asigura acoperirea acestei functii. Cu toate acestea, conducerea vizeaza mai mult decat atat. Un manager de proiect trebuie sa utilizeze mecanisme de motivare a echipei corelat cu instrumente de control si responsabilizare, trebuie sa isi asume leadership-ul proiectului si al echipei, sa isi asume responsabilitatea atingerii scopului proiectului si sa aloce toate resursele sale acestui scop. Functia de conducere aduce la un loc atributiile managerului de proiect, aptitudinile si know-how-ul sau si poate influenta decisiv calitatea implementarii unui proiect.

Pe langa responsabilitatile enuntate mai sus, managerul de proiect trebuie sa urmareasca:

• Stabilirea sau insusirea obiectivelor si directiilor generale de actiune, interpretarea acestora, reactia la modificarea lor;
• Clarificarea problemelor si delimitarea zonelor problematice;
• Identificarea resurselor, negocierile pentru obtinerea lor, pastrarea lor si gestionarea lor in vederea unei  utilizari eficiente;
• Clarificarea si modificarea rolurilor proprii si ale celorlalti membri in echipa de proiect;
• Efectuarea de actiuni si asumarea riscurilor necesare pentru bunul mers al proiectului;
• Raspunde in fata superiorilor pentru succesul sau esecul proiectului.

Ce roluri trebuie sa indeplineasca un manager de proiect?

• Dezvoltarea si coordonarea echipei
• Dezvoltarea individuala a membrilor echipei
• Realizarea sarcinilor proprii si ale membrilor echipei

In ceea ce priveste rolurile interpersonale, managerul de proiect trebuie sa fie capabil:

• sa rezolve disputele din echipa,
• sa trateze eficient cu oameni cu diferite nivele de pregatire,
• sa creeze unitatea echipei,
• sa focalizeze si sa motiveze membrii echipei pentru atingerea obiectivelor,
• sa construiasca relatii pozitive interpersonale.

Managerul de proiect trebuie sa isi asume si roluri informationale in scopul mentinerii informate a participantilor la proiect. In acest scop, managerul de proiect trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:

• sa programeze si sa conduca sedintele echipei,
• sa elaboreze si sa actualizeze graficele de lucru pentru membrii echipei,
• sa comunice conducerii superioare sau detinatorilor de interese viziunea asupra proiectului,
• sa raspunda prin actiuni/indicatii/actualizari ale planului la informatiile primite privind rezultatele, calitatea si furniturile proiectului.

Pe parcursul desfasurarii lor, proiectele implica luarea a nenumarate decizii. Cand este nevoie de un rol decizional, managerul de proiect trebuie sa ia urmatoarele masuri si aceasta tinand cont de oamenii afectati de alegerile facute:

• sa faca o distinctie intre caracteristici si beneficii,
• sa aloce in mod adecvat resurse daca proiectul este in intarziere,
• sa mentina un echilibru intre costuri, timp si rezultate,
• sa previna ”alunecari” ale  scopului (cand proiectele devin din ce in ce mai mari si mai complexe) si depasiri ale bugetului (cand banii devin insuficienti).

Asa cum am vazut si in analiza reponsabilitatilor managerului de proiect, acesta este ”parintele”  proiectului. Avand aceasta calitate, trebuie sa isi asume toate responsabilitatile si sa aplice toate instrumentele necesare pentru atingerea obiectivelor. Putem adauga la lista de roluri enuntate mai sus rolul de leader, de negociator, de mediator, de comunicator si lista poate continua.

Am definit roluri, am definit responsabilitati, dar pentru a putea vorbi despre un manager de proiect trebuie sa stabilim abilitatile si aptitudinile acestuia.

Ce abilitati si aptitudini trebuie sa detina managerul de proiect?

Un bun manager de proiect, pentru a putea coordona echipa de proiect, pentru a putea asigura desfasurarea activitatilor conform planului de actiune stabilit, pentru a putea evalua, controla, corela si corecta activitatea celorlalti membri ai echipei, trebuie sa aiba aptitudini de leader. Capacitatea de a studia echipa si a evalua activitatea acesteia face din el un bun manager al echipei. El trebuie sa solutioneze eventualele probleme ce pot aparea fara a afecta desfasurarea in bune conditii a proiectului. Pe scurt, managerul de proiect trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

• Sa aiba cunostinte tehnice
• Sa prezinte entuziasm pentru proiect
• Sa fie un om de actiune
• Sa fie un constructor si conducator de echipa
• Sa fie capabil sa invete de la altii
• Sa fie un bun negociator
• Sa aiba aptitudini pentru comunicare
• Sa fie competent in planificare si organizarea bugetului
• Sa fie orientat catre beneficiar
• Sa aiba o capacitatea de a influenta si de a convinge
• Sa aiba abilitatea de a delega

Realizand aceasta analiza pe hartie ori mental, ne dam seama ca am conturat profilul unui superman. Si apoi apare intrebarea: unde gasesc un astfel de om pentru proiectul meu? sau pot fi EU manager de proiect?

Un manager de proiect este produsul imbinarii celor trei factori analizati mai sus. O parte dintre acesti factori sunt innascuti, o mare parte se invata si se exerseaza. Un manager de proiect, prin experienta sa, devine excelent tocmai pentru ca, in timp, reuseste sa acumuleze suficiente elemente astfel incat sa poata duce la bun sfarsit un proiect, indiferent de timp, resurse, obiective.

Si sa nu uitam ca fiecare proiect este unic. Oricat de bun  sau experimentat ar fi un manager, fiecare  proiect vine cu contextul lui, cu riscurile lui, cu obstacolele lui.

Invatand sa facem fata si sa previzionam aceste elemente, invatam sa devenim manageri de proiect.