Vrei să înființezi o firmă în 2018? Ce oameni îți trebuie ca să-ți pui afacerea pe picioare

În managementul resurselor umane trebuie să se țină cont de faptul că activitățile desfășurate sunt temporare, ceea ce înseamnă că personalul implicat, dar și relațiile de muncă existente între membrii echipei unui proiect finanțat din fonduri nerambursabile vor fi planificate pentru o perioadă limitată de timp, până la finalizarea proiectului.

În toate situațiile, în cadrul planului de afaceri trebuie să detaliem pregătirea și experiența resurselor umane alocate pentru implementarea corectă a proiectului. Echipa de implementare a proiectului va avea atribuții precum:

• respectarea termenului estimat pentru finalizarea fiecărei activități și a proiectului în general;
• încadrarea în bugetul aprobat;
• procurarea resurselor materiale solicitate;
• respectarea condițiilor de eligibilitate;
• respectarea obligațiilor care decurg din contractul de finanțare.

Având în vedere complexitatea proiectului, o echipă de proiect trebuie să fie formată din mai mulți specialiști cu pregătire și experiență complementare.

1. Managerul de proiect

Managerul de proiect va coordona eficient toate activitățile proiectului, cu scopul atingerii obiectivelor stabilite, la cele mai înalte standarde de calitate. Managerul de proiect va avea următoarele sarcini importante:

• coordonează activitatea celorlalți membri ai echipei de implementare a proiectului:
• asigură fluxul informațional în cadrul echipei de proiect;
• monitorizează în timp real progresul înregistrat, în comparație cu obiectivele propuse;
• ia măsuri de corecție, atunci când sesizează abateri sau situații dificile în proiect;
• comunică cu finanțatorul, conducerea societății și factorii interesați/partenerii proiectului.

2. Responsabilul financiar

Orice proiect presupune cheltuirea de resurse financiare, în scopul procurării celorlalte resurse necesare implementării proiectului: echipamente, utilaje, dotări, mobilier, diverse servicii, resurse umane și altele.

Un responsabil financiar va urmări felul în care resursele financare pe care societatea la are la dispoziție pentru implementarea proiectului vor fi consumate eficient pentru atingerea obiectivelor propuse. De asemenea, un responsabil financiar va urmări:

• ținerea evidenței cheltuielilor efectuate, înregistrând distinct cheltuielile eligibile și neeligibile ale proiectului;
• va autoriza plățile efectuate în cadrul proiectului;
• va planifica și va elabora documentația necesară achizițiilor din cadrul proiectului, ținând cont de prevederile finanțatorului și legislația din domeniul achizițiilor publice aplicabile.

Evidența contabilă primară a proiectului o va asigura contabilul sau echipa de contabili a societății, iar responsabilul financiar va asigura coordonarea acestora. În cadrul unei finanțări nerambusabile, se impune deschiderea unui cont bancar separat pentru operațiunile de plăți și încasări în cadrul proiectului și păstrarea unei evidențe distincte, cu ajutorul conturilor contabile analitice.

3. Responsabilul tehnic

În cadrul proiectului, responsabilul tehnic este însărcinat cu urmărirea achizițiilor de resurse materiale necesare implementării în bune condiții a proiectului. Resposabilul tehnic va proiecta fluxul tehnologic și va cunoaște în detaliu informații despre echipamentele și utilajele necesare. Un responsabil tehnic va urmări:

• furnizarea informațiilor tehnice necesare elaborării caietului de sarcini pentru desfășurarea procedurilor de achiziție;
• oferirea de suport informațional pentru verificarea ofertelor, a specificațiilor tehnice și a altor detalii privind fluxul tehnologic prezentat de ofertanți în cadrul licitațiilor;
• participarea, ca reprezentant al beneficiarului, la primirea, recepția și punerea în funcțiune a echipamentelor;

4. Responsabilul juridic

Implementarea unui proiect implică, de asemenea, întocmirea unor contracte și asumarea de responsabilități față de finanțator, partenerii proiectului, furnizorii de materii prime, personalul de execuție necesar în diverse etape ale implementării. Un responsabil juridic va urmări:

• îndeplinirea obligațiilor care rezultă din contractul de finanțare încheiat;
• elaborarea contractelor necesare aprovizionării cu resurse materiale în cadrul proiectului;
• propunerea modalității de desfășurare a procedurilor de achiziție din cadrul proiectului;
• furnizarea informațiilor de specialitate pentru întocmirea raportărilor adresate finanțatorului.

5. Responsabilul cu achizițiile publice

Prin contractul de finanțare, beneficiarului îi revine sarcina de a organiza proceduri de achiziție publică pentru achizițiile prevăzute în cadrul proiectului. Astfel, responsabilul cu achizițiile publice va avea următoarele atribuții:

• va stabili procedura aplicabilă și va întocmi documentația necesară desfășurării licitației;
• va asigura termenele necesare pentru pregătirea ofertelor, verificarea lor, formularea contestațiilor și soluționarea acestora;
• va indica responsabilului financiar și managerului de proiect firma sau firmele declarate câștigătoare și va propune încheierea unor contracte de achiziție pentru procurarea resurselor necesare proiectului;
• va urmări respectarea bugetului alocat pentru fiecare obiect de investiție.

6. Secretarul

Uneori neglijat, secretarul proiectului are atribuții importante, ocupându-se de toate sarcinile repetitive ale proiectului. Asigură, de asemenea, fluxul informațional dintre managerul de proiect și membrii echipei de implementare, pe de o parte, dar, pe de altă parte, și dintre managerul de proiect și factorii externi interesați de implementarea proiectului: finanțator, grup-țintă etc. Secretarul are atribuții precum:

• transmite factorilor interesați documentele, informațiile necesare primite din exterior;
• stabilește, la solicitarea managerului de proiect, întâlniri între membrii echipei de implementare;
• întocmește minuta discuțiilor și asigură diseminarea informațiilor;
• asigură secretariatul proiectului, fluxul de intrare și ieșire al documentelor și informațiilor;
• se asigură de respectarea termenelor pentru transmiterea diverselor documente solicitate de finanțator.

În mod evident, echipa de implementare a unui proiect nu poate fi restrânsă doar la acești specialiști. În funcție de complexitatea proiectului și activitățile pe care le va parcurge, o echipă de proiect va cuprinde, la nevoie, specialiști în resurse umane, comunicare, informare și publicitate sau altele. Totodată, alte servicii necesare pentru buna derulare a unui proiect vor fi externalizate:

• Auditorul financiar

Auditorul financiar se asigură de respectarea procedurilor specifice de acordare a finanțării, a condițiilor și obligațiilor contractuale asumate. De asemenea, acest specialist va verifica legalitatea și oportunitatea cheltiuelilor efectuate din bugetul proiectului, înregistrările contabile efectuate. Pe baza celor constatate, va întocmi un raport de audit ce va fi luat în calcul la plata ajutorului financiar nerambusabil. Auditul financiar este întotdeauna obligatoriu în cazul proiectelor finanțate din fonduri publice.

• Consultantul în afaceri pentru asigurarea managementului contractului de finanțare

Consultantul în afaceri va asigura respectarea contractului de finanțare, iar la nevoie va întocmi documentația necesară pentru modificările ce se impun. De asemenea, întocmește documentația necesară pentru încasarea ajutorului financiar nerambursabil, asigură întocmirea și transmiterea rapoartelor de progres ale proiectului. Despre atribuțiile consultantului poți citi pe larg aici.

Un instrument util în planificarea resurselor umane ale afacerii

Pentru a asigura un management și o comunicare adecvate în cadrul proiectului, se recomandă utilizarea unui instrument extrem de simplu și eficient, numit Diagrama RACI. Acronimul RACI vine de la

• „Responsible” (responsabil);
• „Accountable” (autoritate);
• „Consulted (consultat);
• „Informed” (informat).

Metoda RACI presupune elaborarea unui tabel care indică rolurile și responsabilitățile participanților la un proiect. Atunci când se utilizează, Diagrama RACI asigură evitarea suprapunerii rolurilor în cadrul echipei de proiect și, totodată, asigură acoperirea tuturor activităților cu responsabili:

• responsabilul asigură implementarea unei activități specifice a proiectului;
• persoana împuternicită cu autoritate este cea care răspunde pentru implementarea activității respective, sau a proiectului în general;
• în rolul celor consultați se vor regăsi persoanele chestionate cu privire la modalitatea optimă de desfășurare a unor activități, având expertiză în acele domenii. Aceste persoane nu vor avea autoritatea de a decide parcursul proiectului, rolul său fiind doar de consultanți;
• persoanele informate nu se implică în proiect, dar vor fi ținute în permanență la curent cu desfășurarea proiectului.

În cazul proiectelor implementate într-o perioadă scurtă de timp și a organizațiilor cu resurse financiare mici și medii, echipa de proiect se poate restrânge la doar doi membri:

• managerul de proiect;
• responsabilul financiar.

Celelalte funcții din cadrul echipei de implementare pot fi externalizate, atribuțiile urmând a fi preluate, în cele mai multe situații, de către consultanții în afaceri, în baza unui contract de consultanță externă.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă derulată de avocatnet.ro pentru sprijinirea antreprenorilor care intenționează să lanseze sau să conducă o afacere. Toate materialele din serie pot fi citite aici.